Mehr als nur Verwaltung: Wie Fairwalter Ihre Immobilienbuchhaltung vereinfacht

Die Immobilienbuchhaltung stellt viele professionelle Immobilienverwalter:innen, Eigentümer:innen grosser Portfolios und Treuhänder:innen vor wiederkehrende Herausforderungen: Manuelle Prozesse fressen Zeit, Daten sind oft auf verschiedene Systeme verteilt und die notwendige Übersicht über Finanzen und Verwaltungsaufgaben fehlt. Gerade bei der Bewirtschaftung zahlreicher Liegenschaften können diese Ineffizienzen schnell zu erheblichen Mehrkosten und Fehlern führen. Fairwalter tritt als moderne, webbasierte Immobilienverwaltungssoftware an, um genau diese Probleme im Schweizer Kontext zu lösen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit Fairwalter nicht nur Zeit im Alltag sparen, sondern auch einen klaren Blick auf Ihre Finanzen und Verwaltungsprozesse gewinnen, damit Sie sich voll auf das Wesentliche konzentrieren können – die Kundenbetreuung, das Wachstum und die Optimierung Ihres Portfolios.

Effizienz und Transparenz in der Immobilienverwaltung: Die Kernvorteile von Fairwalter

Fairwalter bietet Ihnen als professionelle:r Immobilienverwalter:in, Eigentümer:in oder Treuhänder:in handfeste Mehrwerte, die sich direkt in Ihrem Arbeitsalltag bemerkbar machen:

• Gesteigerte operative Effizienz: Reduzieren Sie manuelle Arbeitsschritte auf ein Minimum. Viele Routineaufgaben, von der Rechnungsverarbeitung bis zum Mahnwesen, lassen sich mit Fairwalter automatisieren oder deutlich beschleunigen.
• Umfassende Übersicht: Behalten Sie stets den Überblick über alle Ihre Objekte, Mieter:innen und Finanzströme an einem zentralen Ort. Schluss mit Insellösungen und unübersichtlichen Excel-Tabellen.
• Signifikante Zeitersparnis: Profitieren Sie von beschleunigten Prozessen bei alltäglichen, aber zeitintensiven Aufgaben wie der Kreditorenrechnungsbearbeitung, der Nebenkostenabrechnung oder dem Mahnwesen.

Ein entscheidender Vorteil: Fairwalter wurde gezielt für den Schweizer Markt entwickelt. Das bedeutet, dass relevante gesetzliche Vorgaben und branchenübliche Standards von Beginn an berücksichtigt werden. Sie arbeiten mit einer Software, die Ihre spezifischen Bedürfnisse versteht und abbildet.

Wie genau Fairwalter diese Effizienz schafft, zeigt ein Blick auf die integrierte Buchhaltung und die vielen Funktionen, die sowohl Zeit und Nerven sparen.

Integrierte Buchhaltung leicht gemacht

Eine Kernkomponente von Fairwalter ist die nahtlos integrierte Liegenschaftsbuchhaltung, die speziell auf die Anforderungen der Immobilienbewirtschaftung zugeschnitten ist.

Standardkontenpläne und Anpassbarkeit

Fairwalter liefert Ihnen einen praxiserprobten KMU Standardkontenplan für die Immobilienbuchhaltung, mit dem Sie sofort loslegen können. Diese bilden die typischen Bedürfnisse einer Immobilienbuchhaltung ab. Gleichzeitig bieten wir Ihnen die notwendige Flexibilität. So stellen Sie sicher, dass Ihre Liegenschaftsbuchhaltung einfach bleibt – ganz ohne ein zusätzliches, externes Buchhaltungstool bemühen zu müssen.

Automatisierte Debitoren-/Kreditorenprozesse

Manuelle Prozesse in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sind fehleranfällig und zeitaufwendig. Fairwalter automatisiert hier entscheidende Schritte:

• Mahnwesen: Definieren Sie Mahnstufen und Fristen. Fairwalter identifiziert überfällige Zahlungen und erstellt Mahnungen auf Wunsch automatisch oder zur Freigabe. Das spart Zeit und sorgt für einen schnelleren Zahlungseingang.
• Kreditorenrechnungserfassung: Dank digitalem Kreditorenworkflow und automatischer Datenauslesung gehören Papierberge und manuelle Doppeleingaben der Vergangenheit an. Rechnungen werden digital erfasst, geprüft, freigegeben, verbucht und digital abgelegt. Dies reduziert den Aufwand erheblich und minimiert Fehlerquellen. Wie unsere Erfahrung zeigt, kann die Bearbeitungszeit pro Rechnung drastisch reduziert werden:
  
  «Im klassischen, manuellen Prozess benötigt es für die Verarbeitung einer Rechnung bis zu 15 Minuten. Seit wir den neuen Kreditorenworkflow haben, benötigen unsere Kunden nur noch wenige Minuten. Die Rechnung wird automatisch ausgelesen, aufgeteilt und es wird ein Buchungsvorschlag generiert. So entfällt das manuelle Abfüllen aller Daten. Zudem ist die Rechnung digital abgelegt und jederzeit einsehbar, was wieder zu einer Zeitersparnis führt.»
  
  Buchungen landen so direkt im System, ohne dass Sie jeden Beleg einzeln manuell erfassen müssen.

Vereinfachte Nebenkostenabrechnung

Die jährliche Nebenkostenabrechnung ist oft ein komplexer Prozess. Fairwalter vereinfacht diesen wesentlich:

1. Ausgaben erfassen: Laufende Nebenkosten werden über das Jahr hinweg direkt den richtigen Liegenschaften und Kostenarten zugeordnet.
2. Verteilerschlüssel definieren: Sie hinterlegen die relevanten Verteilschlüssel (z.B. nach Fläche oder Verbrauch) pro Liegenschaft, Objekt oder Mieter:in. Fairwalter unterstützt die gängigen Standards.
3. Automatisierte Abrechnung: Am Ende der Abrechnungsperiode erstellt Fairwalter die Nebenkostenabrechnungen für alle Mieter:innen auf Knopfdruck. Neu ist es zudem möglich, alle Rechnungsbelege für eine Nebenkostenperiode ebenfalls per Knopfdruck herunterzuladen, was die Transparenz weiter erhöht.

Das Resultat ist eine klare, nachvollziehbare Abrechnung, die sowohl Ihnen als Verwalter:in als auch Ihren Mieter:innen Transparenz bietet. Dies reduziert Rückfragen und schafft Vertrauen.

Doch mit Fairwalter geht es nicht nur um Buchungen und Abrechnungen – auch die Übersicht über Kennzahlen und Berichte ist auf Knopfdruck verfügbar.

Standard-Reporting & praktische Exporte

Ein klarer Überblick über die finanzielle Situation Ihrer Immobilien ist essenziell. Fairwalter stellt Ihnen die wichtigsten Auswertungen standardmässig zur Verfügung:

• Bilanz
• Erfolgsrechnung
• Buchungsjournal
• Saldolisten
• Mieterspiegel mit Mietzinspotential

Diese Berichte können Sie jederzeit generieren und einsehen. Für die Weiterverarbeitung, beispielsweise durch Ihre:n Treuhänder:in oder für detailliertere interne Analysen, lassen sich die Daten einfach exportieren, zum Beispiel ins Excel-Format. Ein Knopfdruck – und Sie haben alle relevanten Daten für Ihre:n Treuhänder:in oder für interne Auswertungen bereit.

Fairwalter nimmt Kundenwünsche laufend auf, prüft diese auf Branchenkonformität sowie Kundennutzen und setzt neue Auswertungen bei positivem Ergebnis um. So wurden beispielsweise bereits spezifische offene Posten Listen, Saldolisten und Vorjahresvergleiche für die Nebenkosten auf Kundenwunsch erstellt. Dies ermöglicht auch regelmässige Prüfungen und eine nahtlose Zusammenarbeit mit externen Partner:innen, ohne dass diese eine spezielle Software benötigen. Hier finden Sie spezifische Lösungen für Immobilienverwalter.

Alle wichtigen Kennzahlen im Blick

Neben den klassischen Buchhaltungsreports bietet Fairwalter Ihnen auch wichtige Bestands-Kennzahlen (KPIs), um die Performance Ihres Portfolios zu überwachen:

• Leerstandsquote: Sehen Sie auf einen Blick, wo und wie lange Objekte leer stehen – eine direkte Auswirkung auf Ihre Mieteinnahmen.
• Mietzinspotenzial: Erkennen Sie, ob die aktuellen Mietzinseinnahmen dem Marktpotenzial entsprechen.
• Bruttorendite: Erhalten Sie eine erste Einschätzung zur Rentabilität Ihrer Liegenschaften.

Diese Kennzahlen sind für Sie als Eigentümer:in oder Verwalter:in von grosser Bedeutung, da sie schnell aufzeigen, wo Handlungsbedarf besteht oder wo Optimierungspotenziale liegen. Eine hohe Leerstandsquote beispielsweise signalisiert direkte Umsatzeinbussen und erfordert Massnahmen.

Dank klar definierter Kennzahlen ist schnell sichtbar, ob alles rundläuft. Ergänzend hierzu unterstützt Fairwalter auch in vielen anderen Prozessen der Verwaltung.

Effiziente Prozesse für den Verwaltungsalltag

Fairwalter ist mehr als nur eine Software für die Immobilienbuchhaltung. Es ist eine umfassende Plattform, die auch andere zentrale Verwaltungsprozesse digitalisiert und vereinfacht.

Dokumentenmanagement (DMS 2.0)

Schluss mit Aktenordnern und dezentral gespeicherten Dateien. Mit dem integrierten Dokumentenmanagementsystem (DMS) von Fairwalter legen Sie alle relevanten Dokumente – Mietverträge, Übergabeprotokolle, Kreditorenrechnungen, Korrespondenz – zentral und digital ab. Dank intelligenter Suchfunktionen finden Sie benötigte Informationen in Sekundenschnelle. Definieren Sie Zugriffsrechte, damit verschiedene Nutzer:innen (Verwalter:innen, Eigentümer:innen, Treuhänder) nur auf die für sie relevanten Mandate zugreifen können.

Mieterverwaltung & digitale Prozesse

Auch die Verwaltung Ihrer Mieter:innen wird effizienter:

• Digitale Mieterakten: Alle Stammdaten, Verträge und Kommunikationshistorien sind zentral pro Mieter:in gespeichert.
• Optimierte Prozesse: Standardisierte Abläufe, beispielsweise für den Mieterwechsel (inkl. Checklisten für Übergaben) oder Mietzinsanpassungen sorgen für Konsistenz und sparen Zeit.

Verabschieden Sie sich von unzähligen Excel-Listen und arbeiten Sie mit einem einheitlichen System, das alle Aspekte der Mieterverwaltung abdeckt.

Am besten lässt sich das an konkreten Anwendungsfällen illustrieren, die Ihnen täglich begegnen.

Anwendungsfälle: Mehrwert im Tagesgeschäft

Der Einsatz von Fairwalter zahlt sich in der täglichen Arbeit konkret aus:

• Zeitersparnis: Durch automatisierte Prozesse wie den Rechnungslauf und das Mahnwesen sparen Verwaltungen oft mehrere Stunden pro Woche ein – wertvolle Zeit, die für strategische Aufgaben oder die Betreuung der Mieter:innen genutzt werden kann.
• Transparente Finanzübersicht: Dank des zentralen Dashboards und der integrierten Buchhaltung haben Sie jederzeit einen klaren Überblick über Einnahmen, Ausgaben, offene Posten und Leerstände über Ihr gesamtes Portfolio hinweg.
• Einfachere Zusammenarbeit mit Treuhändern: Einheitliche Daten und einfache Exportfunktionen erleichtern die Übergabe von Buchhaltungsdaten an Ihre:n Treuhänder:in erheblich und reduzieren den Abstimmungsaufwand.

Ein Blick in die Zukunft

Die Immobilienbranche und die Technologie entwickeln sich stetig weiter – und Fairwalter auch. Wir arbeiten kontinuierlich daran, unsere Software zu verbessern und um neue, nützliche Funktionen zu erweitern. Als Nächstes ist beispielsweise eine Konsolidierungsfunktion geplant, mit der mehrere Liegenschaftsbuchhaltungen automatisch zu einer übergreifenden Bilanz und Erfolgsrechnung zusammengefasst werden können. Auch weitere Auswertungen im Bereich Buchhaltung und Unterhalt werden folgen. Zudem wird mehr und mehr auf Künstliche Intelligenz für Automationen gesetzt. Ihr Feedback als Nutzer:in fliesst dabei direkt in die Weiterentwicklung ein. Sie investieren somit in eine zukunftssichere Lösung, mit der Sie und Ihre Prozesse wachsen können.

Fazit: Moderne Immobilienbuchhaltung mit Fairwalter

Fairwalter vereinfacht Ihre Immobilienbuchhaltung nachhaltig und steigert die Effizienz Ihrer gesamten Verwaltung. Sie profitieren von signifikanter Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse, einer deutlich verbesserten Übersicht über Finanzen und Kennzahlen sowie einer hohen Benutzerfreundlichkeit. Die Software wurde speziell für den Schweizer Markt entwickelt und wird sicher in der Schweiz gehostet.

Fairwalter ist dabei weit mehr als nur ein Buchhaltungstool – es ist eine umfassende, integrierte Lösung für die moderne Immobilienverwaltung, die Ihnen hilft, Ihr Portfolio professionell und erfolgreich zu bewirtschaften. Entdecken Sie selbst, wie Fairwalter Ihre Arbeit erleichtern kann und laden Sie unsere Checkliste für die Immobilienbewirtschaftung herunter.