Nebenkosten Ihrer Liegenschaft verwalten

Ein Punkt, der bei den laufenden Ausgaben einer Immobilie häufig vernachlässigt wird, sind die Nebenkosten. Für Eigentümer:innen ist es essenziell, diese Kosten im Blick zu behalten, um finanzielle Überraschungen zu vermeiden und ein effizientes Kostenmanagement zu gewährleisten. So können Ausgaben kontrolliert und Einsparpotenziale erkannt werden.

Wie erstelle ich eine optimale Nebenkostenabrechnung? Um eine optimale Nebenkostenabrechnung zu erstellen, sollten Sie alle umlagefähigen Kosten klar und transparent aufschlüsseln, wie z.B. Heizkosten, Wasser und Müllentsorgung. Sammeln Sie dafür alle relevanten Belege und Rechnungen und stellen Sie sicher, dass die Abrechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Die Fairwalter Immobiliensoftware kann helfen, die Prozesse zu automatisieren und die Abrechnung effizient und übersichtlich zu gestalten.

In diesem Artikel zeigen wir auf, was Nebenkosten bei Liegenschaften sind, welche Arten es gibt und wie Sie als Immobilienbesitzer:in eine transparente Nebenkostenabrechnung erstellen.

Was sind Nebenkosten und welche Arten gibt es?

Nebenkosten beschreiben die laufenden Betriebskosten einer Liegenschaft, die nicht durch den Mietzins gedeckt sind, sondern separat abgerechnet werden. Diese Kosten entstehen durch den Betrieb und die Nutzung einer Immobilie und werden in der Regel anteilig auf die Mieter:innen umgelegt.

Umlagefähige vs. nicht umlagefähige Nebenkosten

• Umlagefähige Nebenkosten: Diese dürfen Vermieter:innen auf die Mieter:innen übertragen. Beispiele hierfür sind Heizkosten, Wasserverbrauch, Abfallentsorgung, Hauswartung und Gartenpflege. Diese Nebenkosten sind in der Regel im Mietvertrag klar definiert.
• Nicht umlagefähige Nebenkosten: Kosten, die direkt vom Eigentümer bzw. von der Eigentümerin getragen werden müssen und nicht an die Mieter:innen weitergegeben werden dürfen. Dazu gehören etwa Verwaltungskosten oder Instandhaltungskosten wie Renovationen und Reparaturen.

Gängige Arten von Nebenkosten

1. Heizkosten: umfassen Kosten für die Heizenergie sowie die Wartung der Heizungsanlage.
2. Wasser/Abwasser: Gebühren für den Wasserverbrauch und die Abwasserentsorgung.
3. Müllentsorgung: Kosten für die Abfuhr und Entsorgung von Haushaltsabfällen.
4. Hauswartung: beinhaltet die Kosten für Reinigungsdienste, kleinere Reparaturen und die Pflege von Gemeinschaftsflächen.
5. Gartenpflege: Kosten für die Pflege von Außenanlagen und Grünflächen.

In der Schweiz wird innerhalb der Mietverträge genau geregelt, welche Nebenkosten als zulässig gelten. Dazu zählen unter anderem Energiekosten, Wasserversorgung, Entwässerung und Betriebskosten von Gemeinschaftseinrichtungen wie Aufzügen oder Waschküchen. Unzulässig sind hingegen Ausgaben, die nicht unmittelbar mit dem Betrieb der Liegenschaft zusammenhängen, wie Verwaltungskosten oder grössere Instandsetzungen.

Wie erstellen Sie eine transparente Nebenkostenabrechnung?

Eine klare und detaillierte Nebenkostenabrechnung sorgt dafür, dass Missverständnisse mit Mietern oder Mieterinnen vermieden und die Abrechnung der Nebenkosten nachvollziehbar gestaltet wird. Folgende Punkte helfen, die Transparenz sicherzustellen:

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung einer Nebenkostenabrechnung

• Erfassung der Gesamtkosten: Sammeln Sie alle Belege und Rechnungen, die im Abrechnungszeitraum angefallen sind. Dazu gehören Kosten für Heizung, Wasser, Müllabfuhr, Hauswartung, Versicherungen usw.
• Aufteilung der Kosten auf die verschiedenen Kostenarten: Listen Sie jede Kostenart separat auf, z.B. Heizkosten, Wasserkosten und Hauswartungskosten, um eine klare Übersicht zu schaffen.
• Verteilerschlüssel festlegen: Definieren Sie den Schlüssel, nach dem die Gesamtkosten auf die Mieter:innen verteilt werden. Üblich sind Aufteilungen nach der Wohnfläche, Anzahl der Personen im Haushalt oder nach Verbrauch (z.B. Heizkostenverteiler). Die genaue Methode sollte im Mietvertrag festgelegt sein.
• Berechnung der Mieter:innenanteile: Basierend auf dem Verteilerschlüssel berechnen Sie den Anteil der jeweiligen Kosten, der jedem Mieter bzw. jeder Mieterin zugeordnet wird.
• Dokumentation und Belege beilegen: Fügen Sie der Abrechnung alle relevanten Belege bei, z.B. Rechnungen von Versorgungsunternehmen oder Wartungsverträge. So können die Mieter:innen die Kosten nachvollziehen.
• Fristen einhalten: Stellen Sie sicher, dass die Nebenkostenabrechnung innerhalb der gesetzlich festgelegten Fristen erfolgt. In der Schweiz muss die Abrechnung innerhalb eines Jahres nach dem Ende der Abrechnungsperiode erstellt werden.

Folgende Dokumente werden zur Erstellung benötigt:

• Rechnungen und Verträge: Diese bilden die Grundlage der Abrechnung und zeigen die tatsächlich angefallenen Kosten.
• Verteilerschlüssel: Dieser muss klar definiert sein und den Mietern sowie Mieterinnen zugänglich gemacht werden.
• Belege: Lieferscheine, Wartungsprotokolle und sonstige Nachweise müssen für die Mieter:innen einsehbar sein.

Um Transparenz sicherzustellen, sollten Sie die Abrechnung möglichst detailliert aufschlüsseln und den Mietern bzw. Mieterinnen eine Kopie der relevanten Belege zur Verfügung stellen. Klare Kommunikation und das Angebot auf Einsicht in die Originaldokumente können zusätzlich für Vertrauen sorgen.

Wie kann Ihnen die Fairwalter Immobiliensoftware bei der Verwaltung von Nebenkosten helfen?

Die Fairwalter Immobiliensoftware kann eine umfassende Unterstützung bei der Verwaltung von Nebenkosten darstellen und die gesamte Verwaltung durch Automatisierungen und digitale Tools optimieren. Funktionen wie die automatisierte Sollstellung, die Verwaltung von Lieferantenrechnungen und dem Abgleich über QR-Rechnungen erleichtern die Erstellung von Nebenkostenabrechnungen für Liegenschaften. So wird eine transparente und fehlerfreie Abrechnung sichergestellt, da alle relevanten Daten zentral und digital gespeichert werden. Zusätzlich spart die Integration von Buchhaltungstools oder die cloudbasierte Zugänglichkeit Zeit und Kosten, da man jederzeit Zugriff auf alle Daten hat. 

Fairwalter bietet eine umfassende und digitale Lösung für die Hinterlegung, Berechnung und Aufbereitung von Nebenkostenabrechnungen. Durch die Integration dieser Funktion wird der gesamte Prozess vereinfacht und optimiert. Vermieter:innen können mühelos die relevanten Nebenkosten erfassen, automatisch berechnen lassen und die Abrechnungsbriefe inkl. QR-Rechnung pro Mieter:in automatisch erstellen. 

Viele unserer Nutzer berichten, dass Fairwalter den gesamten Verwaltungsaufwand spürbar reduziert und hilft, den Überblick zu behalten sowie mögliche Einsparpotenziale zu erkennen.

Alles über die anfallenden Kosten bei der Liegenschaftsverwaltung erfahren Sie auf unserem Blog.

Wie können Sie Einsparpotenziale bei den Nebenkosten identifizieren und nutzen?

Um Einsparpotenziale bei den Nebenkosten Ihrer Liegenschaft zu erkennen und zu nutzen, sind regelmässige Überprüfungen und Vergleiche unabdingbar. Hier einige Schritte und Massnahmen:

1. Regelmäßige Überprüfung und Vergleich: Ein jährlicher Vergleich der Nebenkosten hilft, ungewöhnliche Abweichungen zu erkennen. Nutzen Sie die Fairwalter Software, um alle Daten übersichtlich zu sammeln und zu analysieren. Vergleichen Sie dabei die Kosten Ihrer Liegenschaft mit ähnlichen Objekten, um potenzielle Einsparungen zu erkennen.
2. Energieeffizienz steigern: Ein grosser Teil der Nebenkosten entfällt auf Energiekosten (z.B. Heizung und Strom). Durch die Optimierung der Energieeffizienz Ihrer Immobilie (z.B. Austausch alter Heizsysteme, Installation moderner Dämmungen oder Nutzung erneuerbarer Energien) können Sie diese Kosten senken. Überprüfen Sie die Energieklasse Ihrer Immobilie und planen Sie Massnahmen zur Effizienzsteigerung.
3. Anbieterwechsel: Wechseln Sie regelmässig Anbieter, insbesondere für Strom, Gas und Wasser, um von günstigeren Tarifen zu profitieren. Ein Angebotsvergleich lohnt sich oft und kann schnell zu erheblichen Einsparungen führen.
4. Wartungsintervalle optimieren: Regelmässige Wartung kann helfen, grössere Schäden und teure Reparaturen zu vermeiden. Ein klarer Wartungsplan stellt sicher, dass notwendige Arbeiten durchgeführt werden, bevor grössere Probleme entstehen, was langfristig Kosten reduziert.

Was müssen Sie über die rechtlichen Rahmenbedingungen und Pflichten wissen?

In der Schweiz gelten klare gesetzliche Regelungen für die Erstellung und Verwaltung von Nebenkostenabrechnungen. Die wichtigsten Anforderungen sind im Schweizer Obligationenrecht (OR) verankert, primär in Art. 257a-257g OR, in welchen das Verhältnis zwischen Vermieter:innen und Mieter:innen hinsichtlich der Nebenkosten geregelt wird.

Pflichten des Vermieters bzw. der Vermieterin

• Transparenz der Nebenkostenabrechnung: Der oder die Vermieter:in muss eine klare und nachvollziehbare Abrechnung vorlegen, die sämtliche umlagefähigen Nebenkosten aufschlüsselt. Der bzw. die Mieter:in hat ein Recht auf Einsicht in die Belege (Art. 257b OR).
• Umlagefähige Nebenkosten: Nur Nebenkosten, die im Mietvertrag explizit vereinbart wurden, dürfen auf den oder die Mieter:in umgelegt werden. Typischerweise zählen dazu Heizkosten, Wasser, Abwasser und Müllentsorgung. Verwaltungs- und Instandhaltungskosten sind hingegen nicht umlagefähig, es sei denn, sie sind ausdrücklich im Vertrag genannt.
• Fristen zur Abrechnung: Die Nebenkostenabrechnung muss spätestens innerhalb eines Jahres nach Ablauf der Abrechnungsperiode erstellt werden. Der oder die Vermieter:in kann danach keine Nachforderungen mehr geltend machen, wenn diese Frist überschritten wird (Art. 257g OR).

Rechte der Mieter:innen

• Einsichtsrecht in die Abrechnungsbelege: Mieter:innen haben das Recht, die Originalbelege einzusehen, um die Richtigkeit der Abrechnung zu überprüfen. Sollte der oder die Mieter:in begründete Zweifel an der Korrektheit der Abrechnung haben, kann er oder sie Einspruch erheben.
• Rückforderung bei Fehlern: Stellt sich heraus, dass der oder die Vermieter:in zu hohe Nebenkosten abgerechnet hat, hat der oder die Mieter:in das Recht, zu viel gezahlte Beträge zurückzufordern.

Als wichtigste Rechtsquellen gelten neben dem bereits genannten Obligationenrecht (OR) kantonale Gesetze und Verordnungen.

Wie gehen Sie mit Streitigkeiten und Unstimmigkeiten bei Nebenkostenabrechnungen um?

Um Streitigkeiten und Unstimmigkeiten bezüglich der Nebenkostenabrechnung zu vermeiden, müssen Konfliktpunkte frühzeitig erkannt und gelöst werden. Zu den häufigsten Streitpunkten gehören folgende:

1. Fehlende Transparenz: Ein häufiger Konflikt entsteht, wenn die Abrechnung nicht klar und verständlich ist. Um dies zu vermeiden, sollte die Nebenkostenabrechnung immer detailliert und nachvollziehbar sein. Vermieter:innen sollten den Mietern und Mieterinnen Einsicht in alle relevanten Belege gewähren, um Missverständnisse zu vermeiden. Der oder die Mieter:in hat ein gesetzliches Recht darauf, die Belege zur Prüfung einzusehen.
2. Unzulässige Umlagen: Oft entstehen Konflikte, wenn unberechtigte Kosten auf die Mieter:innen umgelegt werden. Hierbei hilft es, sich genau an die gesetzlichen Vorgaben (z. B. Art. 257a OR) zu halten und sicherzustellen, dass nur umlagefähige Kosten abgerechnet werden.
3. Fehler in der Abrechnung: Rechenfehler oder Missverständnisse bei der Aufteilung der Kosten auf die einzelnen Mieter:innen sind häufige Ursachen für Streitigkeiten. Hier ist es wichtig, dass Vermieter:innen die Abrechnung vor der Zustellung sorgfältig prüfen und eine korrekte Verteilung sicherstellen.

Tipps zur Kommunikation und Mediation

• Offene Kommunikation: Vermieter:innen sollten auf Rückfragen der Mieter:innen ruhig und sachlich eingehen. Transparenz und Offenheit helfen, Konflikte zu entschärfen.
• Mediation: Falls ein Streit nicht durch direkte Kommunikation gelöst werden kann, kann die Einschaltung eines neutralen Dritten, wie eines Mediators bzw. einer Mediatorin oder einer Schlichtungsstelle, helfen, eine einvernehmliche Lösung zu finden. In der Schweiz bieten viele Kantone Mieterschlichtungsstellen an, die bei Konflikten zwischen Mietern bzw. Mieterinnen und Vermietern bzw. Vermieterinnen vermitteln können.

Sollte es nicht möglich sein, eine einvernehmliche Lösung zu finden, haben beide Parteien die Option, rechtliche Schritte einzuleiten. Der oder die Mieter:in kann in schwerwiegenden Fällen eine Korrektur der Nebenkostenabrechnung oder eine Rückzahlung zu viel gezahlter Beträge beim Mietrecht einfordern. Dieser Schritt sollte jedoch die letzte Option sein, um den Frieden zu wahren und unnötige Rechtskosten zu vermeiden.

Welche Best Practices und Tipps helfen Ihnen, den Überblick über die Nebenkosten zu behalten?

• Regelmässige Erfassung und Analyse der Nebenkosten: Eine zentrale Methode zur effizienten Verwaltung von Nebenkosten ist die konsequente und regelmässige Erfassung aller Kostenpunkte. Eine systematische Analyse der Nebenkosten pro Abrechnungsperiode hilft, Unregelmässigkeiten frühzeitig zu erkennen und unnötige Kosten zu vermeiden. Die Fairwalter Immobiliensoftware unterstützt hierbei, indem sie alle relevanten Daten automatisiert erfasst und strukturiert darstellt.
• Kontinuierliche Kontrolle der Verträge: Es ist ratsam, alle bestehenden Lieferverträge (z.B. Energie- und Wasserversorgung) regelmässig zu überprüfen. Ein Vergleich mit den aktuellen Marktangeboten ermöglicht es, günstigere Anbieter zu finden und langfristig Kosten zu senken.
• Einführung eines Wartungsplans: Ein präventiver Wartungsplan für die Liegenschaft ist eine wirksame Methode, um Instandhaltungskosten zu reduzieren. Durch regelmässige Wartungsarbeiten lassen sich grössere Reparaturen und damit verbundene höhere Kosten oft vermeiden.
• Einsatz von digitaler Verwaltungssoftware: Softwarelösungen wie Fairwalter bieten zahlreiche Vorteile in der Verwaltung von Nebenkosten. Automatisierte Rechnungsstellung, übersichtliche Darstellung und Tools zur Auswertung helfen dabei, den Überblick zu behalten. So wird nicht nur der Abrechnungsprozess beschleunigt, sondern auch die Fehleranfälligkeit minimiert.
• Transparenz gegenüber den Mietern und Mieterinnen: Eine transparente Kommunikation der Nebenkosten mit den Mietern trägt nicht nur zur Zufriedenheit bei, sondern reduziert auch das Risiko von Konflikten. Durch regelmässige Updates und klar strukturierte Abrechnungen fühlen sich die Mieter informiert und verstehen die Zusammensetzung der Nebenkosten besser.

Schlussfolgerung: Wie profitieren Sie von einem strukturierten Nebenkostenmanagement?

Ein gut organisiertes Nebenkostenmanagement kann Immobilienbesitzern und -besitzerinnen zahlreiche Vorteile bieten. Es hilft, die Betriebskosten zu überwachen, Einsparpotenziale zu erkennen und Konflikte mit Mietern und Mieterinnen zu vermeiden. Eine regelmässige Überwachung der Nebenkosten schafft zudem Transparenz und hilft, frühzeitig auf Abweichungen reagieren zu können. Dadurch lassen sich unerwartete finanzielle Belastungen verhindern.

Die Unterstützung durch digitale Tools wie der Fairwalter Immobiliensoftware vereinfacht diese Prozesse deutlich, da die automatisierte Erfassung, Berechnungen und Darstellung der Nebenkosten für eine optimierte und effiziente Verwaltung sorgt und Zeit sowie Kosten spart. 

Besuchen Sie unseren Blog, um sich von unserem umfassenden Tool zu überzeugen. Hier finden Sie zudem weitere zahlreiche Informationen rund um die Liegenschaftsverwaltung sowie das Grundwissen für Immobilienbesitzer:innen.

FAQs

Was zählt zu den umlagefähigen Nebenkosten?

Umlagefähige Nebenkosten sind jene Betriebskosten, die der oder die Vermieter:in rechtlich auf die Mieter:innen umlegen kann. In der Schweiz gehören dazu beispielsweise:

• Heizkosten
• Wasserkosten
• Müllentsorgung
• Hauswartung 

Dabei ist es wichtig, dass die Nebenkosten vertraglich klar geregelt sind und nur jene Kosten weitergegeben werden, die tatsächlich anfallen und als umlagefähig gelten.

Wie oft sollte die Nebenkostenabrechnung überprüft werden?

Es wird empfohlen, die Nebenkostenabrechnung mindestens einmal jährlich zu überprüfen. Dadurch haben Vermieter:innen und Mieter:innen die Möglichkeit, die Betriebskosten klar nachzuvollziehen und eventuelle Unstimmigkeiten rechtzeitig zu erkennen und zu klären.

Welche rechtlichen Schritte können Mieter bei Unstimmigkeiten gehen?

Wenn Mieter:innen Unstimmigkeiten bei der Nebenkostenabrechnung vermuten, sollten sie zunächst eine schriftliche Klärung beim Vermieter bzw. bei der Vermieterin anfordern. Sollten dabei keine zufriedenstellenden Antworten gegeben werden, können Mieter:innen sich an eine Schlichtungsstelle oder an ein Gericht wenden, um eine offizielle Überprüfung der Abrechnung zu beantragen.