Die Energiepreise schwanken, die Winter werden unberechenbar und am Ende des Abrechnungsjahres droht der «Schockmoment»: Eine Nachforderung, die das Budget Ihrer Mieter:innen sprengt und das Vertrauensverhältnis belastet. Steigende Nebenkosten sind längst kein kurzfristiges Phänomen mehr, sondern eine strategische Herausforderung für jede Immobilienverwaltung. Wer hier nicht vorausschauend agiert, riskiert nicht nur Liquiditätsengpässe, sondern auch rechtliche Auseinandersetzungen.
Doch wie reagieren Sie als Vermieter:in oder Verwalter:in richtig, wenn die Kosten für Heizung, Warmwasser und Hauswartung explodieren? Fairness und Kostendeckung müssen kein Widerspruch sein. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen einen klaren Notfallplan auf. Sie erfahren, welche rechtlichen Spielräume das Schweizer Mietrecht bietet, wie Sie Anpassungen korrekt kommunizieren und wie Sie Ihre Prozesse so digitalisieren, dass Sie künftig nicht mehr von Kostensteigerungen überrascht werden.
Um gegenüber der Mieterschaft fundiert argumentieren zu können, müssen Sie die Treiber der Kosten genau kennen. Hauptverantwortlich sind weiterhin die – wenn auch gegenüber den Krisenjahren gesunkenen – Energiepreise. Ein Blick auf die aktuellen Zahlen zeigt: Der durchschnittliche Gaspreis für Haushalte in der Schweiz liegt 2025 bei rund 14–15 Rappen pro Kilowattstunde und damit immer noch deutlich über dem Vorkriegsniveau von etwa 9 Rappen. Das bedeutet, dass Heizen mit Gas zwar günstiger ist als auf dem Höhepunkt der Energiekrise 2022/23, aber strukturell teurer bleibt (1).
Dabei ist die Situation nicht überall gleich. Regionale Unterschiede spielen eine massive Rolle, die in der pauschalen Diskussion oft untergeht. Die extremen Ausschläge der Heizkosten im Winter 2022/23 – im Schweizer Durchschnitt rund +41%, im Kanton Zürich +53%, in Olten sogar über +100% gegenüber dem Vorjahr – wirken nach wie vor nach. Auch wenn Gas‑ und Heizölpreise 2025 wieder tiefer liegen, bleiben sie über dem Vorkrisenniveau und schlagen weiterhin stark auf die Nebenkosten durch (2). Diese Diskrepanzen, oft getrieben durch den hohen Gasanteil in städtischen Gebieten, bedeuten für Sie als Verwalter:in: Sie müssen Ihre Liegenschaften individuell betrachten. Eine «One-size-fits-all»-Lösung für das gesamte Portfolio funktioniert bei diesen regionalen Varianzen nicht.
Wenn die Schere zwischen den geleisteten Akontozahlungen und den tatsächlichen Kosten zu weit auseinandergeht, müssen Sie handeln. Untätigkeit führt dazu, dass Sie als Eigentümer:in oder Verwaltung faktisch als Bank fungieren und die Liquidität der Liegenschaft gefährden. Sie haben verschiedene Optionen, die jedoch strikte formale Anforderungen haben.
Der wohl häufigste Weg ist die Anpassung der monatlichen Akontozahlungen. Hierbei ist Fingerspitzengefühl gefragt. Rechtlich gesehen haben Sie zwei Möglichkeiten:
Viele ältere Mietverträge beinhalten noch Pauschalen für Nebenkosten. In Zeiten stark steigender Preise ist dies für Vermieter:innen ein Risiko, da die Pauschale die effektiven Kosten oft nicht mehr deckt. Ein Wechsel zum System der Akontozahlungen mit jährlicher Abrechnung sorgt für mehr Transparenz und Fairness.
Vorsicht bei der Anpassung von Pauschalen! Sie können nicht sofort eine Nachzahlung verlangen, nur weil die Kosten gestiegen sind. Das Gesetz verlangt, dass Sie für eine Anpassung der Pauschale auf dem amtlichen Formular einen Durchschnittswert der letzten drei Jahre berechnen müssen. Ein sofortiger Systemwechsel auf Akonto gilt als Vertragsänderung gemäss Art. 269d OR und ist ebenfalls an Kündigungstermine gebunden. Eine Immobiliensoftware wie Fairwalter übernimmt das für sie.
Möchten Sie Nebenkostenpositionen verrechnen, die bisher im Mietzins inbegriffen waren (z.B. Serviceabos, die neu abgeschlossen wurden), ist dies ebenfalls eine Vertragsänderung. Diese muss begründet, terminiert und auf dem amtlichen Formular mitgeteilt werden. Transparenz ist hier Ihr wichtigster Verbündeter, um Einsprachen bei der Schlichtungsbehörde zu vermeiden.
Eine Nebenkostennachzahlung ist für niemanden eine angenehme Nachricht. Wie die Botschaft aufgenommen wird, hängt massgeblich von Ihrer Kommunikation ab. Professionelle Immobilienverwaltungen warten nicht, bis die wütenden Anrufe kommen, sondern agieren proaktiv.
Ein transparentes Rundschreiben sollte folgende Punkte beinhalten:
Nutzen Sie digitale Hilfsmittel. Eine moderne Softwarelösung wie die Fairwalter Immobiliensoftware erlaubt es Ihnen, Belege digital zu archivieren und bei Rückfragen sofort griffbereit zu haben oder diese sogar über ein Mieterportal zur Verfügung zu stellen. Das schafft Vertrauen durch maximale Transparenz.
Um rechtssicher zu agieren, müssen Sie die gesetzlichen Leitplanken genau kennen. Ein häufiges Missverständnis betrifft die Obergrenze von Nachforderungen.
Das Bundesgericht hat bereits am 31. August 2005 einen wegweisenden Entscheid gefällt: Es gibt keine prozentuale Obergrenze für Nebenkostennachzahlungen. Frühere Praktiken in einigen Kantonen, die Nachforderungen auf 15 bis 25 Prozent der Akontozahlungen deckelten, wurden damit aufgehoben. Sie dürfen als Vermieter:in die effektiv angefallenen Kosten einfordern, auch wenn diese die Akontozahlungen massiv übersteigen – vorausgesetzt, die Kosten sind im Vertrag korrekt vereinbart.
Gemäss Art. 257a Abs. 2 OR müssen Nebenkosten «besonders vereinbart» sein. Das bedeutet, jede einzelne Kostenposition (Hauswartung, Lift, Allgemeinstrom etc.) muss im Mietvertrag explizit aufgelistet sein. Sammelbegriffe wie «übrige Betriebskosten» sind rechtlich unzulässig und führen dazu, dass Sie auf diesen Kosten sitzen bleiben. Eine Ausnahme bildet gemäss Art. 5 VMWG nur die Position Heiz- und Warmwasser, wo gewisse direkte Nebenkosten (wie Entkalkung oder Kaminfeger) auch ohne explizite Nennung verrechenbar sind. Für vertiefte Informationen lohnt sich ein Blick in das Obligationenrecht auf der Publikationsplattform Fedlex.
Damit Sie in der Hektik des Alltags den Überblick behalten, empfiehlt sich ein strukturiertes Vorgehen. Dieser Notfallplan hilft Ihnen, Schritt für Schritt vorzugehen:
Wichtig: Dokumentieren Sie jeden Schritt. Bei Streitigkeiten ist eine saubere Dokumentation der Kostenentwicklung und der Kommunikation oft entscheidend für den Ausgang eines Schlichtungsverfahrens.
Steigende Nebenkosten sind eine Belastungsprobe für das Verhältnis zwischen Vermieter:in und Mieter:in. Doch mit einem klaren Plan, korrekter rechtlicher Umsetzung und vor allem einer fairen, transparenten Kommunikation lässt sich diese Herausforderung meistern.
Verlassen Sie sich nicht auf alte Excel-Listen. Die Digitalisierung Ihrer Verwaltungsprozesse ist der beste Schutz vor Überraschungen. Moderne Systeme bieten Frühwarnsysteme, vereinfachen die Anpassung von Akontozahlungen und sorgen dafür, dass Sie mehr Zeit für die persönliche Betreuung Ihrer Mieterschaft haben, statt Belege zu suchen. Wer jetzt professionalisiert, sichert nicht nur seine Liquidität, sondern auch den langfristigen Werterhalt seiner Immobilien.
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(2) https://www.zkb.ch/de/blog/immobilien/teurer-winter.html