Kennen Sie das? Unerwartet hohe Kosten für Notfallreparaturen, die Ihr Budget sprengen und für erheblichen Stress sorgen? Viele Immobilienverwaltungen und Eigentümer:innen sehen sich regelmässig mit den finanziellen Nachteilen und dem operativen Druck konfrontiert, der entsteht, wenn Instandhaltung primär reaktiv betrieben wird – also erst dann, wenn bereits ein Schaden eingetreten ist. Doch es gibt eine intelligentere Alternative: die proaktive Instandhaltung. Dieser strategische Ansatz hilft Ihnen nicht nur, Kosten zu senken, sondern auch den Wert Ihrer Immobilien langfristig zu sichern und zu steigern. Entdecken Sie in diesem Artikel, wie Immobiliensoftware von Fairwalter Sie im Gebäudemanagement unterstützt. So sind Sie bestens vorbereitet, eine vorausschauende Instandhaltungsstrategie erfolgreich umzusetzen und von Planbarkeit und Werterhalt zu profitieren.
Proaktive Instandhaltung, oft auch als präventive oder vorausschauende Instandhaltung bezeichnet, ist ein strategischer Ansatz im Gebäudemanagement. Anstatt auf einen Schadensfall zu warten, zielt sie darauf ab, durch regelmässige Inspektionen, geplante Wartungen und den rechtzeitigen Austausch von Bauteilen deren Ausfall zuvorzukommen. Das Kernprinzip lautet: Agieren statt reagieren.
Im Gegensatz zur reaktiven Instandhaltung, bei der Reparaturen erst nach dem Eintritt eines Schadens erfolgen (oft unter Zeitdruck und zu höheren Kosten), ermöglicht die proaktive Herangehensweise eine bessere Planbarkeit und Kontrolle.
Konkrete Beispiele für proaktive Massnahmen in der Immobilien Instandhaltung sind:
Diese Beispiele verdeutlichen, wie durch geplantes Vorgehen die Lebensdauer von Anlagen verlängert und unerwartete, oft teure Instandhaltungskosten reduziert werden können.
Eine erfolgreiche proaktive Instandhaltungsstrategie erfordert eine sorgfältige Planung, Organisation und Dokumentation. Die Immobiliensoftware von Fairwalter unterstützt Sie bei der Instandhaltung Ihrer Immobilien. Sie behalten den Überblick und managen Massnahmen effizient.
«Wir unterstützen das Instandhaltungsmanagement in zwei zentralen Bereichen: Erstens können alle Schäden und Bauteile digital geführt und sauber mit Dokumenten hinterlegt werden. Zweitens ermöglicht unser Aufgabenmanagement, geplante Überprüfungen und Revisionen, zum Beispiel die jährliche Dachinspektion, zu terminieren und nachzuverfolgen.»
Samuel Baumgartner, Fairwalter AG
Die Basis für eine gezielte Wartungsplanung ist die detaillierte Erfassung Ihrer Anlagen und Bauteile. In Fairwalter können Sie spezifische Assets - von Heizkesseln und Liftanlagen über Fenstergruppen bis hin zu einzelnen technischen Geräten - detailliert im System anlegen. Sie können Informationen wie Hersteller, Modell, Installationsdatum, Garantiefristen und spezifische Wartungshinweise hinterlegen. Diese Erfassung auf «Asset-Ebene» ermöglicht es Ihnen, den Zustand und die Historie jedes einzelnen relevanten Bauteils präzise zu verfolgen.
Über das integrierte Aufgabenmanagement können Sie gezielt Pendenzen für wiederkehrende Arbeiten anlegen und terminieren. So können Sie sich und Ihr Team manuell daran erinnern lassen, wenn zum Beispiel die jährliche Heizungswartung oder die halbjährliche Dachrinnenreinigung fällig ist. Sie definieren die Aufgabe, den Stichtag und die verantwortliche Person und stellen so sicher, dass wichtige Wartungszyklen im Blick behalten und nicht vergessen werden. Eine vollautomatisierte Erstellung von Aufgaben basierend auf hinterlegten Intervallen ist aktuell nicht vorgesehen.
Sobald eine Wartungs- oder Reparaturaufgabe identifiziert und angelegt ist, können Sie diese direkt in Fairwalter den zuständigen Personen, wie internen Mitarbeiter:innen oder dem oder der Hauswart:in, zuweisen. So stellen Sie sicher, dass jede Aufgabe klar adressiert ist und effizient bearbeitet werden kann.
Eine lückenlose Dokumentation aller durchgeführten Instandhaltungsmassnahmen ist unerlässlich. In Fairwalter können Sie Details zu erledigten Arbeiten wie Datum, beteiligte Firmen, Beschreibung der Massnahmen sowie relevante Dokumente wie Wartungsberichte, Rechnungen und Fotos zentral beim jeweiligen Objekt oder Bauteil speichern. Wie Sie Schäden und Reparaturen direkt in Fairwalter erfassen, erfahren Sie auch im Help-Center. Dies schafft eine wertvolle und jederzeit abrufbare Historie.
Eine fundierte Budgetplanung ist ein Kernstück der proaktiven Instandhaltung. Fairwalter unterstützt Sie dabei, indem jede eingehende Kreditorenrechnung für eine Reparatur oder Wartung über den digitalen Kreditorenworkflow erfasst und direkt dem verursachenden Bauteil (z.B. «Fassade», «Heizung») zugeordnet werden kann. Diese gesammelten historischen Kostendaten bilden eine solide Grundlage für Ihre zukünftige Budgetplanung und fundierte Entscheidungen über Instandhaltungsrücklagen.
Ein Blick in die Zukunft: Um die Auswertung dieser Daten weiter zu vereinfachen, arbeitet Fairwalter an neuen Reporting-Funktionen. Geplant sind spezifische Berichte für Schadensfälle sowie die Möglichkeit, detaillierte Schadensberichte zu generieren, die direkt an Handwerker:innen für die Auftragsvergabe gesendet werden können.
Die Umstellung auf eine proaktive Instandhaltungsstrategie mit Unterstützung durch Fairwalter bringt eine Vielzahl handfester Vorteile für Ihre Immobilienverwaltung und den Werterhalt Ihrer Objekte:
Proaktive Instandhaltung ist eine strategische Notwendigkeit für jede moderne Immobilienverwaltung. Anstatt von unvorhergesehenen Schäden und explodierenden Instandhaltungskosten getrieben zu werden, übernehmen Sie mit einem vorausschauenden Ansatz aktiv die Kontrolle.
Fairwalter ist hier Ihr zentrales Werkzeug und zuverlässiger Partner. Unsere Immobiliensoftware unterstützt Sie dabei, Ihre proaktive Instandhaltungsstrategie effizient zu planen, zu organisieren, durchzuführen und lückenlos zu dokumentieren. Von der detaillierten Erfassung Ihrer Anlagen über das Management von Wartungsaufgaben bis hin zur fundierten Datenbasis für Ihre Budgetplanung - Fairwalter hilft Ihnen, Ihre Immobilienverwaltung stressfreier und wirtschaftlicher zu gestalten.
Starten Sie jetzt mit der proaktiven Planung Ihrer Instandhaltung in Fairwalter und sichern Sie den Wert Ihrer Immobilien langfristig – Fordern Sie Ihre persönliche Demo an!