Wie funktioniert eine Immobilienverwaltung?

Die Immobilienverwaltung ist ein facettenreicher Bereich, der die effiziente Organisation, Pflege und Werterhaltung von Immobilien umfasst. Sie agiert als Bindeglied zwischen Eigentümer:innen und Mieter:innen, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen. Fragen Sie sich, wie eine Immobilienverwaltung funktioniert und welche Aufgabenbereiche sie hat? Wir haben die Antworten darauf.

Also, wie funktioniert eine Immobilienverwaltung? Eine Immobilienverwaltung bezieht sich auf die professionelle Verwaltung von Immobilien im Auftrag der Eigentümer:innen. Zu den Aufgaben einer Immobilienverwaltung gehören unter anderem die Mieter:innenakquise und -verwaltung, Organisation der Mietzahlungen, Instandhaltungen und Reparaturen, das Finanzmanagement sowie die Kommunikation mit der Mieterschaft.

Im Folgenden erfahren Sie mehr zu den Aufgabenbereichen einer Immobilienverwaltung und was der Unterschied zum bzw. zur Immobilientreuhänder:in ist. Zudem gehen wir darauf ein, wann es sich lohnt, eine Immobilienverwaltung zu beauftragen und wie Sie selbst Immobilienverwalter:in werden können.

Was ist eine Immobilienverwaltung?

In der Schweiz wird der Begriff «Immobilienbewirtschafter:in» verwendet, um eine:n Hausverwalter:in oder Immobilienverwalter:in zu bezeichnen. Diese Person oder Organisation ist für die umfassende Verwaltung von Immobilien verantwortlich und übernimmt alle anfallenden Aufgaben in diesem Bereich. Es gibt jedoch zwei Arten von Hausverwaltungen bzw. unterschiedliche Zuständigkeitsbereiche:

• Mietwohnraum 
• und Eigentumswohnraum.

Die Beauftragung der Hausverwaltung erfolgt durch den oder die Gebäudeeigentümer:in oder die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer:innen. Dies kann durch eine Vollmacht oder direkt in den Kaufverträgen der Wohnungen festgelegt werden. Falls nur bestimmte gesetzlich vorgeschriebene Aufgaben an die Verwaltung übertragen werden, müssen die Eigentümer:innen die übrigen Tätigkeiten selbst übernehmen.

Was ist der Unterschied zum bzw. zur Immobilientreuhänder:in?

Häufig wird der Begriff «Hausverwalter:in» fälschlicherweise mit der Bezeichnung «Immobilientreuhänder:in» verwechselt. Aber worin liegt der Unterschied zwischen diesen beiden Berufen?

Ein:e Immobilientreuhänder:in:

• vermittelt Kauf- oder Mietverträge zwischen Eigentümer:innen und Interessent:innen,
• erstellt Immobilien, um sie zu verkaufen,
• und übernimmt die Aufgaben und Pflichten eines Immobilienverwalters bzw. einer Immobilienverwalterin.

Ein:e Immobilientreuhänder:in ist also ein:e Immobilienmakler:in, ein:e Bauträger:in und ein:e Immobilienverwalter:in in einer Person.
Er oder sie bietet nicht nur die Leistungen einer Hausverwaltung an, sondern alle Dienstleistungen, die mit Liegenschaften in Verbindung stehen, praktisch aus einer Hand. Dies erschwert eine Kündigung seitens der Wohneigentümergemeinschaft erheblich.

Im Gegensatz dazu konzentrieren sich Immobilienverwalter:innen hauptsächlich auf die Verwaltung von Liegenschaften und Immobilien.

Welche Aufgaben hat eine Immobilienverwaltung?

Eine effiziente Immobilienverwaltung spielt eine entscheidende Rolle für den Werterhalt und die Rentabilität von Immobilieninvestitionen. Die Aufgaben einer Immobilienverwaltung sind äusserst vielfältig und erfordern ein umfassendes Fachwissen. Sie können je nach Art der Immobilie und den Vereinbarungen mit den Eigentümern und Eigentümerinnen variieren. Hier sind einige klassische Aufgaben einer Hausverwaltung:

• Mietverträge: Überwachung von Vertragsbedingungen und -fristen sowie die Bearbeitung von Mietanpassungen und Kündigungen
• Buchhaltung und Finanzmanagement: Erstellung von Hausgeldabrechnungen, Miet- oder Nebenkostenabrechnungen, Budgetplanung und -überwachung, Verwaltung von Rücklagen und Instandhaltungsfonds
• Instandhaltungs- und Reparaturmanagement: Organisation von Instandhaltungsarbeiten, Beauftragung von Handwerkern und Handwerkerinnen, Durchführung von regelmässigen Inspektionen der Immobilie
• Kommunikation mit der Mieterschaft: Hausverwalter:innen sind Ansprechpartner:innen für jegliche Mieteranliegen. Sie bearbeiten Beschwerden und organisieren Mieter:innenversammlungen.
• Versicherungsmanagement: Ebenso gehören der Abschluss und die Verwaltung von Versicherungen für die Liegenschaften sowie die Abwicklung von Versicherungsfällen im Schadensfall zu den Aufgaben der Hausverwaltung.

Diese sind nur ein Teil der Aufgaben, die eine Immobilienverwaltung zu bewältigen hat. Zudem sind Immobilienverwalter:innen für die Umsetzung und Überwachung von rechtlichen Vorgaben und Vorschriften, für das Energie- und Umweltmanagement, wie etwa die Abfallentsorgung, für die juristische Verwaltung und für die Verwaltung von Dokumenten wie Grundbuchauszüge und Plänen verantwortlich. Ebenso kann die Vermarktung der Immobilie bei einem Leerstand zum Aufgabenfeld einer Immobilienverwaltung gehören.

Die Aufgaben können je nach Grösse der verwalteten Liegenschaft und den spezifischen Anforderungen variieren. Ausserdem können die Aufgabenbereiche bei Eigentumswohnungen anders aussehen als bei Mietwohnungen:

Bei Eigentumswohnungen

Zu den Hauptaufgaben einer professionellen Immobilienverwaltung bei Eigentumswohnungen gehören die Instandhaltung und Sanierung des Gebäudes sowie der Aussenanlagen, die Kalkulation und Abrechnung von Betriebs- und Energiekosten, die transparente Informationspflicht bezüglich Massnahmen und Kosten sowie die Organisation von Eigentümerversammlungen.

Die Instandhaltung und Sanierung umfasst zeitgerechte Massnahmen, wie etwa den Austausch von Fenstern oder die Behebung von Wasserschäden in den Liegenschaften. Eine professionelle Hausverwaltung beaufsichtigt und pflegt das Gebäude und die Aussenanlagen, beauftragt Reparaturarbeiten an Elektro-, Wasser- und Gasleitungen sowie Aufzügen und kümmert sich um die Kostenrechnung und den Aufbau von Rücklagen.

Immobilienverwalter:innen sind dazu verpflichtet, Auskunft zu Verwaltungsvertragsinhalten zu geben, einsehbare Konten für Ein- und Auszahlungen anzubieten und eine jährliche Vorausschau über Sanierungsmassnahmen bereitzustellen. Zudem müssen Sie transparente Angaben zu Kostenkalkulationen und den benötigten Rücklagen machen.

Die Organisation von Eigentümerversammlungen ist mindestens alle zwei Jahre vorgeschrieben. Hier informiert die Hausverwaltung über den Zustand des Hauses, Kostenänderungen und zukünftige Investitionen. Solch eine Versammlung dient auch als Plattform für Diskussionen, Beschwerden und Probleme, wobei die Hausverwaltung als Problemlöser agiert.

Bei Mietwohnungen

Bei Mietwohnungen umfassen die Tätigkeiten einer Immobilienverwaltung mietvertragliche und kaufmännische Aufgaben sowie die Koordination von Instandhaltungs- und Sanierungsarbeiten, ähnlich wie bei Eigentumswohnungen. Die Immobilienverwaltung fungiert als Vermittler:in zwischen Eigentümer:innen und Mieter:innen und kümmert sich um Reparaturen und die Lösung von Problemen im Mietverhältnis.

Für Mietobjekte gibt es keine gesetzlichen Vorgaben und die Tätigkeiten der Hausverwaltung ergeben sich aus vertraglichen Vereinbarungen mit den Eigentümern:innen. Die Aufgabenbereiche können unter anderem die Korrespondenz mit den Eigentümer:innen, die Erstellung von Mietverträgen, die Nebenkostenabrechnung für die Mieter:innen, die ordnungsgemässe Verwaltung des Mietzinses, die Betreuung der Mieter:innen und vieles mehr beinhalten.

Im Unterschied zu Eigentumswohnungen können Betriebskosten und Kosten für Instandhaltungs- und Sanierungsmassnahmen nicht auf die Mieterschaft abgewälzt werden. Notwendige Reparaturen in Mietwohnungen werden zwischen Mieter:innen und Vermieter:innen bzw. der Verwaltung aufgeteilt. Grundsätzlich ist der oder die Vermieter:in oder die Verwaltung für erhebliche Schäden an der Liegenschaft verantwortlich, welche die Gesundheit der Bewohner:innen gefährden.

Was passiert, wenn die Hausverwaltung ihre Aufgaben vernachlässigt?

In manchen Fällen werden dringende Arbeiten von der Immobilienverwaltung hinausgezögert oder nicht erledigt. Was passiert also, wenn die Immobilienverwaltung ihren Aufgaben nicht nachkommt?

Bei Unzufriedenheit der Bewohner:innen des Mietobjektes hat die Eigentümergemeinschaft die Möglichkeit, das Geschäftsverhältnis mit der Immobilienverwaltung zu kündigen und eine neue Verwaltung zu beauftragen. Wenn Sie als Eigentümer:in mit der Leistung der Verwaltung unzufrieden sind, können Sie das Vertragsverhältnis zum Ende einer Abrechnungsperiode fristgerecht kündigen (am besten per Einschreiben). Die Kündigungsfrist beträgt in der Regel drei Monate.

Ist das Gebäude im Besitz mehrerer Eigentümer:innen, entscheidet die Mehrheit über die Kündigung (z.B. auf einer Eigentümerversammlung). Wenn es zu groben Pflichtverletzung der Immobilienverwaltung kommt, entscheidet das Gericht über den Antrag auf Vertragsauflösung. An dieser Stelle empfehlen wir, sich einer vorherigen Rechtsberatung zu unterziehen, um auf der sicheren Seite zu sein.

Mieter:innen können der Immobilienverwaltung nicht kündigen, da sie im Mietvertrag unterzeichnet haben, dass sie mit der Immobilienverwaltung einverstanden sind. Allerdings können sie unter bestimmten Umständen eine Mietpreisminderung erreichen.

Wann ist es ratsam, eine:n Immobilienverwalter:in zu beauftragen?

Sie haben die Möglichkeit, Ihre Liegenschaften selbst zu verwalten oder die Dienste einer professionellen Immobilienverwaltung in Anspruch zu nehmen. Allerdings mangelt es vielen Eigentümer:innen oft an dem notwendigen Fachwissen und der Erfahrung, welche Immobilienverwalter:innen mitbringen. Da die Immobilienverwaltung ein umfassendes Know-how erfordert und häufig unterschätzt wird, sollten Sie sich gut überlegen, ob Sie eine:n Immobilienverwalter:in beauftragen oder auf eigene Faust handeln möchten.

Durch die Zusammenarbeit mit einem Immobilienverwalter oder einer Immobilienverwalterin erhalten Sie fachkundige Unterstützung und eine:n kompetente:n Partner:in an Ihrer Seite. Dadurch bleibt Ihnen nicht nur mehr Zeit für sonstige Aufgaben, sondern Sie können sich auch besser auf andere Bereiche konzentrieren.

Für die Beauftragung einer Immobilienverwaltung ist es wichtig, sich über Folgendes im Klaren zu sein:

• Art und Anzahl der Liegenschaften: Wenn Sie mehrere Liegenschaften haben, ist es sinnvoll, die Aufgaben zu bündeln, um sich auf Dauer Zeit und Mühe zu sparen.
• Budget: Die Kosten für die Immobilienbewirtschaftung können unterschiedlich ausfallen. Daher ist es ratsam, sich vorher mehrere Angebote einzuholen und zu vergleichen.
• Aufgabenbereiche: Überlegen Sie sich auch, ob Sie jemanden primär für administrative Belange suchen oder ob die Aufgaben darüber hinausgehen.

Um die richtige Immobilienverwaltung für Ihre Liegenschaften ausfindig zu machen, sollten Sie sich verschiedene Angebote einholen und sich lokal auf die Suche machen.

Ein:e Immobilienbewirtschafter:in sollte Erfahrung in der Verwaltung von Immobilien und gute Kenntnisse im Wohneigentums- und Mietrecht mitbringen. Setzen Sie auch auf eine gute Erreichbarkeit für die Mieterschaft. Immobilienbewirtschafter:innen, die sich kontinuierlich weiterbilden und ein aktuelles Wissen über branchenspezifische Entwicklungen haben, sind in der Lage, ihre Dienstleistungen stets an die sich verändernden Anforderungen und Standards anzupassen. Dies ermöglicht es ihnen, effektiv auf neue Gesetzesänderungen, technologische Fortschritte und Trends in der Immobilienbranche zu reagieren.

Der Einsatz einer Immobiliensoftware könnte für Sie als Immobilieneigentümer:in oder Immobilienbewirtschafter:in ebenfalls interessant sein. Entdecken Sie die Vorteile von unserer Immobiliensoftware von Fairwalter und finden Sie die perfekte Lösung für Ihre Bedürfnisse. 

Mehr dazu erfahren Sie in unserem Artikel «Erfolg im Immobiliengewerbe mit der richtigen Software».

Was kostet ein:e Immobilienverwalter:in?

Das Honorar eines Immobilienverwalters bzw. einer Immobilienverwalterin in der Schweiz liegt etwa bei 150-200 CHF pro Stunde. Die Höhe der Kosten einer Immobilienverwaltung hängt jedoch massgeblich von verschiedenen Faktoren ab. Dazu gehören:

• die Anzahl der zu verwaltenden Liegenschaften bzw. Wohnungen,
• die Gesamtgrösse der Immobilie,
• der Umfang gemeinschaftlicher Räume, wie Waschküche und Garten sowie die Lage der Immobilie.

Insbesondere in Städten und Ballungsräumen wie Zürich, Genf und Basel sind die Preise in der Regel höher. Es gibt keine festen Sätze oder gesetzlichen Vorgaben für das Honorar einer Immobilienverwaltung, aber landesweit liegen die Kosten für die Verwaltung von Mietliegenschaften üblicherweise zwischen 4% und 5% (bei Neuvermietungen bis zu 12%) des Brutto- oder Netto-Mietzinses.

Für Mietwohnungen sind die Verwaltungskosten, die auf Mieter:innen umgelegt werden dürfen, gesetzlich geregelt. Nach der Entgeltrichtlinienverordnung beträgt dies jährlich voraussichtlich 4,01 CHF pro Quadratmeter (Stand: 22.05.2023).

Erfahren Sie in unserem Beitrag «Welche Kosten fallen für die Verwaltung von Immobilien an», welche Kosten generell anfallen können, wann es sich lohnt, Liegenschaften selbst zu verwalten und welche Hilfsmittel dabei eine Stütze sein können.

Selbst Immobilienverwalter:in werden – was muss ich beachten?

Möchten Sie selbst Immobilienverwalter:in werden? Dann sollten Sie dazu ein paar Dinge beachten. 

Im ersten Schritt sollten Sie eine für Sie geeignete Rechtsform auswählen. Mit einer Existenzgründung als Immobilienverwalter:in haben Sie viele Möglichkeiten. Beachten Sie, dass sich die einzelnen Rechtsformen in steuerlicher Hinsicht unterscheiden. Immobilienverwalter:innen wählen häufig die Rechtsformen GmbH, AG oder Einzelunternehmen.

Welche Ausbildung brauche ich?

Bisher gibt es keine staatliche Ausbildung für den Beruf des Immobilienverwalters bzw. der Immobilienverwalterin. Dies steht jedoch im starken Kontrast zu den vielfältigen Zuständigkeitsbereichen und Verantwortlichkeiten dieses Berufs.

Der klassische Karriereweg führt oft über den Beruf des Immobilienkaufmanns bzw. der Immobilienkauffrau. Auch andere kaufmännische Ausbildungen oder Studiengänge mit dem Abschluss Dipl. Kauffrau/-mann sind gute Einstiegswege in die Verwaltertätigkeit. Einige Hochschulen bieten zudem Studiengänge wie Immobilienwirtschaft oder Immobilienmanagement an.

Immobilienbewirtschafter:innen mit eidgenössischem Fachausweis müssen hingegen eine abgeschlossene Ausbildung vorweisen. Nur Fachkräfte mit einem Abschluss und mindestens drei Jahren Berufserfahrung in der Immobilienwirtschaft oder fünf Jahren einschlägiger Berufspraxis dürfen zur Berufsprüfung zugelassen werden. Die berufsbegleitende Ausbildung zum bzw. zur Immobilienbewirtschafter:in dauert ein Jahr.

Wie werde ich als Immobilienverwalter:in erfolgreich?

Um als Immobilienverwalter:in erfolgreich zu werden, sind verschiedene Strategien und Qualitäten entscheidend. Investieren Sie in eine solide Ausbildung und aktualisieren Sie regelmässig Ihr Fachwissen, um mit den neuesten Entwicklungen und Gesetzesänderungen in der Branche Schritt zu halten.

Bauen Sie sich ein starkes Netzwerk in der Immobilienbranche auf und setzen Sie ein eigenes Marketingkonzept auf, um Kunden und Kundinnen für Ihre Verwaltung einzuholen. Achten Sie vor allem auf ein professionelles Erscheinungsbild und Auftreten. Dies schafft Vertrauen bei der Kundschaft und den Geschäftspartner:innen.

Wir empfehlen Ihnen, sich Hilfsmittel zur Hand zu nehmen, um ein effizientes Zeitmanagement zu gewährleisten. Wie wäre es zum Beispiel mit einer Checkliste zur Immobilienbewirtschaftung?

In unserem Beitrag «Wie werden Sie Immobilienverwalter in der Schweiz?» erfahren Sie mehr darüber, wie Sie als Immobilienverwalter:in erfolgreich sein können.

Das Wichtigste für Sie in Kürze

Die Aufgaben einer Immobilienverwaltung sind vielfältig und variieren je nach Art der Immobilie und den Vereinbarungen mit den Eigentümer:innen. Zu den wichtigsten Aufgaben gehören folgende:

• Buchhaltung
• Mietvertragsmanagement
• Instandhaltungs- und Reparaturmanagement
• Kommunikation mit Mieter:innen
• Technische Verwaltung
• Versicherungsmanagement
• die Umsetzung rechtlicher Vorgaben

Bei Eigentumswohnungen liegt der Fokus auf Instandhaltung, Sanierung, Kostenkalkulation und Eigentümerversammlungen. Bei Mietwohnungen umfassen die Tätigkeiten mietvertragliche und kaufmännische Aufgaben sowie die Koordination von Instandhaltungs- und Sanierungsarbeiten.

Wenn die Hausverwaltung Aufgaben vernachlässigt, kann dies zur Kündigung durch die Eigentümergemeinschaft führen. Mieter:innen können keine Kündigung aussprechen, aber unter bestimmten Umständen eine Mietpreisminderung erreichen.

Wir empfehlen Ihnen, eine professionelle Immobilienverwaltung zu beauftragen, da diese das nötige Fachwissen und Erfahrung mitbringt. Die Auswahl der für Sie passenden Immobilienverwaltung hängt von der Art und Anzahl Ihrer Liegenschaften, dem Budget und den gewünschten Aufgabenbereichen ab.

Die Kosten für eine Immobilienverwaltung variieren und hängen von verschiedenen Faktoren wie der Anzahl der verwalteten Einheiten und der Lage der Immobilie ab. Das Honorar eines Immobilienverwalters in der Schweiz liegt etwa bei 150-200 CHF pro Stunde, abhängig von verschiedenen Faktoren. Es gibt keine festen Sätze, aber landesweit liegen die Kosten für die Verwaltung von Mietliegenschaften üblicherweise zwischen 4% und 5% (bei Neuvermietungen bis zu 12%) des Brutto- oder Netto-Mietzinses.

Für diejenigen, die selbst Immobilienverwalter:in werden möchten, gibt es verschiedene Rechtsformen und Wege. Es gibt keine staatliche Ausbildung für diesen Beruf, jedoch sind kaufmännische Ausbildung oder ein Studium im Immobilienbereich übliche Einstiegswege. Um als Immobilienverwalter:in erfolgreich zu sein, sollten Sie auf regelmässige Weiterbildung, den Aufbau eines Netzwerks, eine gute Marketingstrategie und ein professionelles Erscheinungsbild setzen. Der Einsatz einer Immobiliensoftware kann ebenfalls hilfreich sein. Unsere Software von Fairwalter eignet sich hervorragend für Start-ups, private Verwalter:innen und kleine Verwaltungen. Wir stellen Ihnen alle wichtigen Funktionen für eine professionelle Verwaltung von Immobilien bereit.