Cloud vs. On-Premise – Was ist besser für Ihre Immobilienverwaltung?

Durch moderne Techniken ist es heutzutage nicht mehr notwendig, jedes Programm auf dem jeweiligen Zielgerät zu installieren. Über die sogenannte Cloud sind viele Anwendungen auch oder sogar ausschliesslich online verfügbar. Solche Programme bieten klare Vorteile, doch sind sie tatsächlich die bessere Wahl?

Was ist der Unterschied zwischen Cloud- und On-Premise-Lösungen? Auf eine Cloud-Software kann online zugegriffen werden, ohne dass eine Installation auf dem Endgerät stattfindet. Ausserdem handelt es sich in der Regel um ein Abonnement. On-Premise-Lösungen hingegen werden einmalig bezahlt und fest auf einem Gerät installiert. Es fallen jedoch auch Update- oder Maintenance-Gebühren an, um die Software auf dem aktuellen Stand zu halten.

Im Folgenden erklären wir Ihnen, worum es sich bei Cloud- und On-Premise-Lösungen handelt und welche Vor- und Nachteile beide Varianten mit sich bringen.

Cloud-Software – Definition und Vorteile

Cloud-Software lässt sich ganz einfach beschreiben. Anstatt das entsprechende Programm zu kaufen und es auf dem gewünschten Gerät zu installieren, wird ein Abonnement abgeschlossen. Der Hersteller selbst hostet die Software auf seinem Server und gewährt den Kunden und Kundinnen den Zugang, ohne dass eine separate Installation benötigt wird. Das jeweilige Endgerät, etwa der Laptop, stellt über den Browser eine Verbindung zum Rechenzentrum her und schon können Nutzer:innen auf die Software zugreifen. Alles, was man benötigt, ist also eine Hardware mit Zugang zum Internet.

Aktualisiert wird die Software immer vom Anbieter, was bedeutet, dass Updates ohne jegliches Zutun des Nutzers aufgespielt werden, wodurch sich das System immer auf dem neuesten Stand befindet. Eine Cloud-Software ist komplett unabhängig von Standort und Gerät, was bedeutet, dass man auch über verschiedene Geräte jederzeit Zugriff auf die Software hat.

In der Regel ist professionelle Software in jedem Fall mit hohen Kosten verbunden. Bei On-Premise-Lösungen fallen diese Kosten zwar nur einmalig an, dafür handelt es sich allerdings um eine grosse Investition. Um die Software auf dem aktuellen Stand zu halten und Sicherheitsrisiken zu vermeiden, werden regelmässig Update- oder Maintenance-Gebühren fällig. Zusätzlich gehen Sie ein Risiko mit dem Erwerb ein, da sich Ihre Anforderungen jederzeit verändern können und die Software nicht mehr passt. Bei Cloud-Lösungen hingegen kann der Nutzer für gewöhnlich zwischen einer monatlichen oder einer jährlichen Zahlung wählen. Das bringt einerseits den Vorteil mit sich, dass die Kosten absehbar sind und gut kalkuliert werden können, andererseits kann das Abonnement jederzeit gekündigt werden, wenn es den Anforderungen nicht mehr entspricht.

Klar sagen muss man: Wer sich für Cloud-Software entscheidet, muss dem Anbieter vertrauen und sämtliche Kontrolle an ihn abgeben. Da es sich um sensible und unternehmensrelevante Informationen handelt, sollten Sie bei Ihrer Suche stets auf Seriosität achten. Zusätzlich besteht die Gefahr, dass der Anbieter seine Leistungen einstellt, was negative Folgen auf den Nutzer haben kann. Dies geschieht in der Regel nicht unangekündigt und der Anbieter gewährt während einer Übergangsfrist dem Nutzer Zugriff auf seine Daten, um diese exportieren zu können.

Zahlen und Fakten zur Cloud-Nutzung in der Schweiz

Die Cloud-Nutzung hat sich in den letzten Jahren rasant entwickelt. Aktuelle Daten zeigen, wie etabliert Cloud-Lösungen inzwischen auch in der Schweiz sind:

Weitere Informationen und Zahlen zur Cloudnutzung finden Sie hier →

• Gemäss der SwissDIGIN-Studie nutzen bereits 72 % der Schweizer KMU Cloud-Lösungen zur Optimierung ihrer Geschäftsprozesse.
• Weltweit setzen 94 % der Unternehmen mindestens einen Cloud-Dienst ein (Flexera, 2023).
• Der Schweizer Public-Cloud-Markt wächst bis 2028 voraussichtlich auf über 14 Milliarden Euro – ein Anstieg von rund 94 % gegenüber 2023 (Statista).
• 92 % der Unternehmen verfolgen eine Multi-Cloud-Strategie (Flexera).
• Gartner prognostiziert, dass bis 2025 rund 75 % aller Unternehmen cloudbasierte Geschäftsmodelle umsetzen werden.
• Cloud-Anbieter mit Rechenzentren in der Schweiz investieren verstärkt in Sicherheit und bieten KMU Schutzniveaus, die intern kaum erreichbar wären.

Vor- und Nachteile einer Cloud-basierten Software

Im Folgenden haben wir Ihnen die Vor- und Nachteile der Cloud-basierten Software übersichtlich zusammengefasst.

On-Premise Software – Definition und Vorteile

In den vergangenen Jahrzehnten wurde hauptsächlich auf die Verwendung von On-Premise Software gesetzt. On-Premise bedeutet, man kauft ein Produkt, in diesem Fall ein Programm beziehungsweise eine Software, installiert es auf dem gewünschten Endgerät und kann es uneingeschränkt nutzen. Der Vorteil liegt ganz klar im tatsächlichen Besitz. Hat man das Produkt einmal gekauft, kann man es unbegrenzt einsetzen. Die Kosten entstehen nur einmal und es kommen keine Folgekosten auf den Nutzer zu.

Doch stimmt das wirklich? Besonders im Unternehmensumfeld wird häufig mit Lizenzen gearbeitet und Programme können nicht beliebig oft auf mehreren Geräten installiert werden. Unter Umständen benötigt jeder Mitarbeiter eine eigene Lizenz – also ein eigenes Produkt. Spätestens dann wird ersichtlich, dass eine On-Premise-Software alles andere als günstig ist.

Auch hinsichtlich Software-Aktualisierungen sind klare Nachteile bei On-Premise-Lösungen zu verzeichnen. Gute Software wird stetig aktualisiert und an die Bedürfnisse des Markts angepasst. Updates erweitern die Funktionen einer Software, beheben Fehler und schliessen Sicherheitslücken. Bei On-Premise Software muss der Nutzer die Aktualisierungen selbst aufspielen, was einen enormen Zeitverlust bedeutet, erst recht, wenn sich der Arbeitsstart verschiebt, weil das Programm ein Update verlangt.

Hinzu kommt, dass diese Aktualisierungen meist begrenzt sind und nach einigen Jahren eingestellt werden, wenn ein neues Produkt auf den Markt kommt. Nun hat der Nutzer die Wahl: Entweder er arbeitet mit einer veralteten Version, oder er investiert in ein neues Produkt.

Ein wichtiger Vorteil hingegen ist die Datensicherheit. Entscheiden Sie sich für eine On-Premise-Lösung, bleiben sämtliche Daten in Ihrem Besitz. Sie haben die volle Kontrolle, besitzen ohne Cloud jedoch auch keine Sicherungen.

Vor- und Nachteile einer On-Premise Software

Im Folgenden stellen wir die Vor- und Nachteile von On-Premise-Lösungen übersichtlich dar.

Gegenüberstellung von Cloud Software und On-Premise Software

Anhand der gesammelten Informationen haben wir eine Gegenüberstellung beider Varianten erstellt.

Cloud vs. On-Premise in der Immobilienverwaltung

Für Immobilienverwaltungen stellt sich die Frage Cloud oder On-Premise nochmals anders als für andere Branchen. Der Alltag in der Bewirtschaftung ist geprägt von mobilem Arbeiten, sensiblen Mieterdaten und dem Bedarf an nahtlosen Integrationen – etwa für Buchhaltung, Bankanbindungen oder QR-Rechnungen.

Mobiler Zugriff im Aussendienst: Ob bei Wohnungsübergaben, Schadensdokumentationen vor Ort oder Objektbesichtigungen – Immobilienverwalterinnen und -verwalter sind häufig unterwegs. Cloud-Lösungen ermöglichen den Zugriff auf Mieterdossiers, Fotos und Dokumente direkt vom Smartphone oder Tablet.

Teamarbeit über Standorte hinweg: Verwaltungsunternehmen mit mehreren Standorten oder Mitarbeitenden im Homeoffice profitieren von Cloud-Software, da alle gleichzeitig auf denselben Datenbestand zugreifen können – ohne Synchronisierungsprobleme.

Wachsende Datenmengen: Fotos von Wohnungsübergaben, Verträge, Korrespondenz, Abrechnungen – die Datenmenge wächst mit jedem Objekt. Cloud-Lösungen skalieren automatisch mit Ihrem Portfolio.

Integrationen und Schnittstellen: Moderne Cloud-Lösungen bieten Anbindungen an Banken, automatische QR-Rechnungserstellung, Buchhaltungsexporte und digitales Schadensmanagement. Solche API-Integrationen sind in On-Premise-Umgebungen deutlich aufwändiger.

Kostenmodell pro Objekt: Viele Cloud-Lösungen rechnen pro verwaltetes Objekt oder pro Nutzer ab. Das passt ideal zu wachsenden Portfolios – Sie zahlen nur, was Sie nutzen.

Datenschutz: Sensible Mieterdaten erfordern einen vertrauenswürdigen Anbieter mit Serverstandort Schweiz und DSG-Konformität. Vergleichen Sie dazu auch die wichtigsten Funktionen von Immobilienverwaltungssoftware.

Datenschutz in der Cloud – die Schweizer Perspektive

Für Schweizer Unternehmen ist der Datenschutz bei Cloud-Lösungen ein zentrales Thema. Mit dem revidierten Datenschutzgesetz (DSG), das seit dem 1. September 2023 in Kraft ist, gelten strengere Anforderungen an die Bearbeitung personenbezogener Daten. Besonders für Immobilienverwaltungen, die mit sensiblen Mieterdaten arbeiten, ist das relevant.

Serverstandort Schweiz: Cloud-Anbieter mit Rechenzentren in der Schweiz bieten den Vorteil, dass Ihre Daten das Land nicht verlassen. Das vereinfacht die Einhaltung des DSG erheblich und stärkt das Vertrauen Ihrer Mieterinnen und Mieter.

Auftragsbearbeitungsvertrag: Wer personenbezogene Daten in der Cloud speichert, benötigt einen Vertrag mit dem Anbieter gemäss DSG (Auftragsbearbeitung). Seriöse Schweizer Anbieter stellen diesen standardmässig zur Verfügung.

US-Cloud-Anbieter – Vorsicht geboten: Nach dem Scheitern des Privacy Shield ist die Datenübermittlung in die USA rechtlich komplex. Schweizer Cloud-Anbieter bieten hier eine unkomplizierte Alternative.

Verschlüsselung und Backups: Professionelle Cloud-Anbieter investieren oft mehr in IT-Sicherheit als kleine und mittlere Verwaltungsunternehmen selbst könnten. Regelmässige Backups, Verschlüsselung und redundante Systeme gehören zum Standard.

Weiterführende Informationen: Datenschutz in der Immobilienverwaltung: Was Schweizer Verwalter wissen müssen

FAQ: Häufig gestellte Fragen

Was ist der Hauptunterschied zwischen Cloud und On-Premise?

Cloud-Software läuft auf Servern des Anbieters und ist über das Internet zugänglich – Sie zahlen ein Abonnement. On-Premise-Software wird lokal auf Ihren eigenen Geräten installiert. Der Kernunterschied: Bei Cloud übernimmt der Anbieter Wartung und Betrieb, bei On-Premise tragen Sie die Verantwortung selbst.

Ist Cloud-Software sicher für sensible Mieterdaten?

Ja, sofern Sie auf einen seriösen Anbieter setzen. Achten Sie auf: Serverstandort Schweiz, DSG-Konformität, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und regelmässige Backups. Professionelle Cloud-Anbieter investieren oft mehr in IT-Sicherheit als kleine Verwaltungsunternehmen intern aufbringen können.

Welche Lösung ist günstiger – Cloud oder On-Premise?

Kurzfristig kann On-Premise günstiger wirken (Einmalkauf). Langfristig ist Cloud für die meisten KMU wirtschaftlicher, da Wartung, Updates und Hardware-Erneuerung entfallen. Gerade für wachsende Immobilienportfolios bietet das Abo-Modell kalkulierbare Kosten.

Kann ich von On-Premise auf Cloud wechseln?

Ja. Die meisten modernen Anbieter unterstützen Datenmigrationen. Der Umstieg erfordert Planung, ist aber in der Regel innerhalb weniger Wochen umsetzbar.

Fazit

Cloud-Lösungen haben sich in den letzten Jahren klar als Standard etabliert – sowohl weltweit als auch in der Schweiz. Die Vorteile überwiegen für die meisten Unternehmen: automatische Updates, mobiler Zugriff, planbare Kosten und hohe Skalierbarkeit.

Für die Immobilienverwaltung bieten Cloud-Lösungen besonders grosse Vorteile: Mobiler Zugriff bei Wohnungsübergaben, nahtlose Integrationen mit Banken und Buchhaltungssystemen und die Möglichkeit, von überall auf Mieterdossiers zuzugreifen. Wer auf einen Anbieter mit Serverstandort Schweiz setzt, profitiert zusätzlich von der Einhaltung des DSG.

Fairwalter ist ein Beispiel für eine Cloud-basierte Immobiliensoftware, die speziell für Schweizer Verwaltungen entwickelt wurde – mit Serverstandort Schweiz und voller DSG-Konformität.

On-Premise-Lösungen haben weiterhin ihre Berechtigung, insbesondere in Branchen mit besonders hohen Sicherheitsanforderungen. Für die meisten Immobilienverwaltungen in der Schweiz bietet die Cloud jedoch den besseren Kosten-Nutzen-Ausgleich. Vergleichen Sie selbst: Die beste Immobiliensoftware im Vergleich.

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