Eignen sich Excel-Vorlagen zur Erstellung der Nebenkosten-Abrechnung in der Schweiz?

Um den Mieter:innen eine übersichtliche Nebenkostenabrechnung aushändigen zu können, basteln sich viele Vermieter und Hausverwaltungen eine eigene Vorlage mit einer Excel-Tabelle. Doch nicht selten sind darin wichtige Punkte nicht aufgeführt. Oder am Ende sind die Werte nicht korrekt, da möglicherweise nicht alle Formeln richtig hinterlegt wurden.

Doch, eignen sich Excel-Vorlagen zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung in der Schweiz? Ja, Excel-Vorlagen eignen sich grundsätzlich für die Nebenkostenabrechnung in der Schweiz. Jedoch sollte darauf geachtet werden, dass die Informationen auch wirklich auf die Schweiz abgestimmt sind. Gerade hier kann das Nebenkosten-Tool von Fairwalter helfen – entweder als kostenlose Excel-Vorlage oder als internetbasierte Software, die 14 Tage gratis getestet werden kann. In beiden Fällen werden die Nebenkostenabrechnungen für Sie dank der hinterlegten Formeln in Excel oder der Software automatisiert.

In den kommenden Absätzen finden Sie die wichtigsten Informationen, die Sie für die Nebenkostenabrechnung benötigen. Zudem zeigen wir Ihnen eine Software aus der Schweiz, die Ihnen bei der Nebenkostenabrechnung hilft.

Tipps für den Aufbau der Nebenkostenabrechnung

In der Schweiz gibt es keine formalen Vorgaben, wie eine Nebenkostenabrechnung aufgebaut sein muss. Für die Mieter:innen, aber auch für die Hausverwaltungen und privaten Vermieter ist es dennoch wichtig, eine gut nachvollziehbare und übersichtliche Abrechnung zu erstellen und an die Mieter:innen zu schicken. Damit hat sich schon so mancher Rechtsstreit und Gang vor die Schlichtungsbehörde vermeiden lassen. Wenn Sie die Nebenkostenabrechnung für die vermietete Liegenschaft selbst erstellen, sollten Sie darauf achten, dass die folgenden Punkte auf jeden Fall enthalten sind:

• Die einzeln aufgeschlüsselten Nebenkostenpositionen
• Der Gesamtbetrag der zu zahlenden Nebenkosten
• Der Verteilschlüssel mit Erklärungen
• Alle bereits bezahlten monatlichen Beträge (Akonto) müssen genau aufgeschlüsselt werden.
• Der noch fällige Betrag muss genau ausgewiesen sein.
• Gleiches gilt aber auch für ein mögliches Guthaben der Mieter:innen.

Des Weiteren sollten Sie als Vermieter alle wichtigen Rechnungen und Belege ordentlich abheften. Bei Verlangen können Sie diese den Mietparteien dann vorlegen. Denn eines sollten Sie auf jeden Fall vermeiden: dass Sie Ihre Kosten auf der Nebenkostenabrechnung nicht eindeutig belegen können. Denn in diesem Fall kann die Zahlung verweigert werden.

Welche Nebenkosten können abgerechnet werden?

Verwenden Sie für die Nebenkostenabrechnung eine Excel-Vorlage, dann achten Sie darauf, dass diese nur die eindeutig im Mietvertrag geregelten Kosten enthält. In der Schweiz gilt, dass alle Kosten, die ein Vermieter oder eine Hausverwaltung umlegen möchte, genau im Mietvertrag aufgeschlüsselt werden müssen. Denn ist das nicht der Fall, muss der Mietende die Kosten in der Regel auch nicht bezahlen. Folgende Nebenkosten sind in der Schweiz üblich:

• Die Heizanlage betreffend: Brennstoff, Wartung, Revision, Kaminfeger, Bedienung der Heizung, Versicherung
• Wasserverbrauch: Wasserzins, ggf. Chemikalien
• Lohnumlage und Umlage Verbrauchsmaterial für den Hauswart
• Unterhalt von Garten- und Umgebung
• Stromkosten für Gemeinschaftsräume wie Hauseingang, Flur oder Waschküche
• Strom- und Servicekosten für den Lift
• Benutzungs- und Urheberrechtsgebühr für das Kabelnetz
• Abwasser- und Kehrichtgebühren
• Üblicherweise 3 Prozent Verwaltungsgebühren auf die abgerechneten Nebenkosten
• Kosten für die Schneeräumung

Wann können Mieter:innen die Nebenkostenzahlung verweigern?

Mieter:innen können bezüglich der Nebenkosten von ihrem Zurückbehaltungsrecht bei den Nebenkosten Gebrauch machen. Für das Einbehalten der Vorauszahlungen muss aber ein aktives Mietverhältnis bestehen. Zudem ist das nur möglich, wenn bestimmte Voraussetzungen dafür erfüllt sind. Bei dem Zurückbehaltungsrecht handelt es sich um ein probates Druckmittel der Mietenden auf den Vermieter.

Wann können Mieter:innen vom Zurückbehaltungsrecht Gebrauch machen?

Grundsätzlich können Mieter:innen die Vorauszahlungen einbehalten, wenn die Nebenkostenabrechnung formell nicht richtig ist. Doch was sind formelle Fehler?

Kann der Mietende die Abrechnung nicht selbst korrekt nachvollziehen, ohne Änderungen im Aufbau der Abrechnung vornehmen zu müssen, liegt ein formeller Fehler vor. Damit werden zusätzlich etwaige Nachzahlungsforderungen hinfällig. Ebenfalls können die Mieter:innen bei einer formell falschen Abrechnung eine Nachzahlung und weitere Vorauszahlungen verweigern.

Dies ist aber nur solange möglich, bis der Vermieter oder die Hausverwaltung eine korrigierte Abrechnung vorlegen. Vor diesen Unannehmlichkeiten, die mitunter vor einer Schlichtungsstelle in der Schweiz enden können, schützt die Verwendung einer Excel-Vorlage zur Nebenkostenabrechnung.

Übrigens: Wurde die Nebenkostenabrechnung nicht rechtzeitig ausgehändigt, können die Mietparteien ebenfalls die Zahlungen einstellen.

Wie verhält es sich mit vergessenen Nebenkosten?

Gerade bei Liegenschaften, bei denen die Hausverwaltungen oder privaten Vermieter keine Excel-Vorlage zur Abrechnung der Nebenkosten verwenden, kann es passieren, dass ein Posten nicht abgerechnet wurde. Diesen stellen die Vermieter im darauffolgenden Jahr nachträglich mit der Nebenkostenabrechnung in Rechnung. Lange Zeit galt diese Form in der Schweiz als unzulässig. Der Mieterinnen- und Mieterverband (MV) vertrat die Auffassung, dass die Vermieter durch die Nebenkostenabrechnung in verbindlicher Form erklärten, dass in der betroffenen Abrechnungsperiode nur dieser Betrag fällig sei. In der Juristensprache heisst das verbindliche Saldoerklärung. Doch diese Auffassung des MV verwarf das Bundesgericht in einem Urteil vom 3. Oktober 2006 (BGer 4C. 250/2006). Damit können sich Mieter:innen künftig nicht mehr dagegen verwehren, nachträglich vergessene Nebenkosten zahlen zu müssen. Gleichzeitig können mit diesem Urteil die Mieter:innen aber auch die geleisteten Nebenkosten leichter anzweifeln. Grundsätzlich sollten Sie sich unter der Verwendung einer passenden Excel-Vorlage zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung vor solchen Unannehmlichkeiten und vergessenen Positionen schützen.

Kann die Verwendung einer Excel-Vorlage bei der Erstellung der Heiznebenkostenabrechnung helfen?

Die Heizkostenabrechnung ist Teil der Nebenkostenabrechnung. Darin enthalten sind alle anfallenden Kosten, die bei der Versorgung mit Warmwasser und dem Beheizen der Wohnräume entstehen. In der Nebenkostenabrechnung fallen die Heiz- und Warmwasserkosten am meisten ins Gewicht. Gerade bei Liegenschaften mit unterschiedlichen Parteien kann die Abrechnung aber mitunter kompliziert sein.

Der Verteilschlüssel

In Liegenschaften mit mehreren Parteien werden die Heiz- und Warmwasserkosten mittels eines Verteilschlüssels auf die Mietparteien aufgeteilt. Dabei basiert der Verteilschlüssel in der Regel auf der Quadratmeterzahl der Wohnungsfläche, dem Rauminhalt oder der Fläche der Heizkörper. In immer mehr Objekten sind zudem Verbrauchszähler installiert, die einen teilweise verbrauchsabhängigen Anteil berücksichtigen. Je nach Mietvertrag können die Heizkosten als Pauschale erhoben werden oder in Form von Akontozahlungen. Üblicherweise erfolgt aber eine jährliche Abrechnung der Nebenkosten. In diesem Zusammenhang bekommen die Mieter:innen auch Einsicht in die Berechnungsgrundlage. Je detaillierter und genauer diese ist, desto weniger können die Kosten angefochten werden. Dabei hilft eine Excel-Tabelle als Vorlage zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung.

Die Berechnung der verbrauchsabhängigen Heizkostenabrechnung

Bei der verbrauchsabhängigen Heizkostenabrechnung erfolgt eine Aufteilung der Heiz- und Warmkosten in verbrauchsabhängige Kosten und Grundkosten. So können die sogenannten Grundkosten, gemäss dem Verteilschlüssel, auf die Mietparteien umgelegt werden. Mithilfe der Wasser- und Wärmezähler werden die Kosten genauer definiert und aufgrund der Lage der Wohnung (nordseitig oder innen liegend) korrigiert.

Üblicherweise beträgt der Grundanteil der Heizkosten zwischen 30 bis 50 % und der verbrauchsabhängige Teil liegt zwischen 50 bis 70 % für die Heizkosten.

Die Warmwassergrundkosten betragen zwischen 25 bis 50 %.

Heizkostenabrechnung mit einer Excel-Vorlage erstellen

Zur Berechnung der Heiznebenkosten werden in der Schweiz unterschiedliche Methoden herangezogen.

• Beauftragung eines Messdienstes (z.B. NeoVac, Techem, Rapp, etc.)
• Berechnung der Nebenkosten mithilfe einer Software eines Online-Anbieters (wie z.B. Fairwalter)
• Selbsterstellung mit Excel. Jedoch scheitern viele Vermieter oft an der Bedienbarkeit und schlüssigen Erstellung des Dokuments. Zumal bei der Berechnung der Heiznebenkosten zahlreiche Punkte berücksichtigt werden müssen.

Folgende Positionen können über die Heiznebenkosten verteilt werden:

• Der totale Brennmaterialverbrauch für die gesamte Heizperiode
• Die Kosten für die Wärme- / Energiebezüge aus Alternativanlagen
• Die Energiekosten für den Strom der Umwälzpumpe / Wärmepumpe
• Die Abonnentenkosten für den Brenner-Service
• Die Kaminfegerkosten
• Die Kosten für den Wärmezähler-Service
• Mögliche Kosten für Schlackenbeseitigung
• Kosten für die Heizkesselreinigung und Revision
• Die Rückstellung der Tankrevision
• Entkalkungskosten für Boiler, Leitungen und Warmwasseranlage
• Die jährlichen Wartungskosten und Bedienkosten
• Mögliche Versicherungsprämien für die Tankanlage

Daraus ergeben sich die totalen Heizkosten, auf die noch 3 % Verwaltungskosten aufgeschlagen werden dürfen. Um Rechenfehler bei all diesen Positionen zu vermeiden, sind Excel-Vorlagen eine sinnvolle Unterstützung für jeden Vermieter.

Vermeiden Sie mit einer Excel-Vorlage diese typischen Fehler bei der Nebenkostenabrechnung

Egal, ob in der Schweiz oder in einem anderen Land: Die Nebenkostenabrechnung ist für Vermieter und Hausverwaltungen ein notwendiges Übel. Nur so ist die Vermietung einer Liegenschaft oder Immobilie kostendeckend. Um sich die Nebenkostenabrechnung zu erleichtern, greifen viele private Vermieter auf selbst erstellte Vorlagen in Excel zurück. Um Fehler bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung mit einer Excel-Vorlage zu vermeiden, sollten Sie folgende Punkte beachten:

1. Geht aus der Tabelle der genaue Abrechnungszeitraum hervor?
2. Stimmt der Abrechnungszeitraum mit der Mietperiode überein oder gab es Mieterwechsel während der Periode?
3. Sind die erhobenen Nebenkosten plausibel? Vergleichen Sie hierfür die Abrechnung des letzten Jahrs mit der neuen.
4. Kontrollieren Sie, ob alle Positionen aus dem Mietvertrag in der Excel-Vorlage enthalten sind.
5. Kontrollieren Sie, ob Sie diese Positionen auch entsprechend verrechnen dürfen.
6. Überprüfen Sie den Verteilschlüssel. Denn die Mieter:innen müssen von den Gesamtkosten nur einen Teilbetrag zahlen, nämlich den für das gemietete Objekt. Grundsätzlich müssen bei Mehrparteienhäusern die Gesamtkosten nach einem klar nachvollziehbaren Verteilschlüssel auf alle Mietparteien verteilt werden. 
7. Wurden die vereinbarten Akontobeiträge oder Pauschalen aus dem Mietvertrag richtig angerechnet?
8. Sind die Kosten aus der Nebenkostenabrechnung höher als die bereits getätigten Akontozahlungen, ist eine Nachzahlung erforderlich.
9. Sind die Nebenkosten geringer als die Akontozahlungen, müssen Sie eine Rückerstattung vornehmen.

Der Vorteil von Excel-Vorlagen zur Nebenkostenabrechnung in der Schweiz

Mit einer Excel-Vorlage zur Nebenkostenabrechnung können Sie die jährliche Auflistung der Betriebskosten und verbrauchsbezogenen Ausgaben Ihrer Mieter:innen erstellen. Statt sich selbst eine Vorlage zu basteln, empfiehlt es sich aber, eine Online-Vorlage zu verwenden.

Hier können Sie sicher sein, dass entsprechende Vorgaben umgesetzt werden und die Abrechnung nicht anfechtbar ist. Ausserdem sind die meisten Vorlagen so gestaltet, dass Sie keine Position mehr vergessen können. In der Regel enthalten die Tabellen in der Eingabemaske die einzelnen „Abrechnungsposten“ für Heizung, Müllabfuhr, Wasserverbrauch und Gartenpflege sowie die Kosten für die Treppenbeleuchtung und Kaminfeger. Die eingetragenen Kosten werden nach ausgewählten Verteilschlüsseln korrekt umgelegt.

Neben den einzelnen Ausgaben können Sie auch die verschiedenen Zählerstände und geleisteten Vorauszahlungen der Mietparteien hinterlegen. Durch die übersichtliche Gestaltung derartiger Excel-Vorlagen wird kein Kostenpunkt mehr auf der Nebenkostenabrechnung vergessen. Ausserdem wird die Abrechnung so auch für die Mieter:innen verständlich. Dadurch ist sie weniger formell anfechtbar.

Software für Nebenkostenabrechnung

Immer beliebter werden Online-Tools für die Nebenkostenabrechnung. Fairwalter hat schnell bemerkt, dass eine digitale Revolution in der Immobilienbranche durch veraltete, nicht integrierbare Tools und Softwarelösungen zum Halt gekommen ist. Die Software von Fairwalter hilft dabei Vermietern, automatisiert eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen und immer einen Überblick über die Kosten zu haben. Weiters kann Fairwalter mit der Buchhaltung verknüpft werden, sodass Mietverträge oder Kosten aus der Buchhaltung automatisch vorliegen und nicht separat erfasst werden müssen. Die Nebenkosten können Sie für jeden Mietvertrag einzeln berechnen lassen. Mehr Informationen zur Softwarelösung von Fairwalter finden Sie auf der Website. Fairwalter bietet auch eine kostenlose Vorlage zur Nebenkostenabrechnung an.