Checkliste zur Nebenkostenabrechnung in der Schweiz

In diesem Artikel befassen wir uns mit den Grundlagen zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung und geben Ihnen eine hilfreiche Checkliste an die Hand.

8 Min. Lesezeit

Zuletzt aktualisiert am Apr 26, 2024

Nebenkosten sind ein wiederkehrendes Thema, das sowohl Mieter:innen als auch Vermieter:innen und Immobilienverwaltungen betrifft. In der Schweiz können Nebenkosten ein erheblicher Teil der monatlichen Mietkosten sein. Angesichts der steigenden Energiepreise und der zunehmenden Komplexität der Immobilienverwaltung wird es immer wichtiger, den Prozess der Nebenkostenabrechnung genau zu verstehen und korrekt durchzuführen.

Was muss ich bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung beachten? Bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung müssen Sie sicherstellen, dass nur die Kosten abgerechnet werden, die im Mietvertrag ausdrücklich und klar aufgeführt sind. Es ist wichtig, alle relevanten Rechnungen im Laufe des Jahres zu verbuchen und einen nachvollziehbaren Verteilschlüssel für die Aufteilung der Nebenkosten unter den Mieter:innen zu verwenden. Zudem sollten Sie die gesetzlichen Fristen für die Abrechnung und die Kommunikation mit den Mieter:innen einhalten.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, worauf Sie bei der Erstellung einer korrekten Nebenkostenabrechnung achten müssen. Außerdem stellen wir Ihnen eine Checkliste zur Nebenkostenabrechnung zur Verfügung, die sich an schweizerischen Bestimmungen und Praktiken orientiert.

Definition: Was zählt zu Nebenkosten?

Nebenkosten sind die zusätzlichen Ausgaben, die durch die Nutzung einer Mietwohnung entstehen. Diese sind sehr vielfältig und können von Heiz- und Warmwasserkosten hin zu Gebühren für Kehricht, Wasser und Abwasser reichen. Weiterhin gehören auch Kosten für den Hauswart, Schneeräumung, Gartenpflege sowie Allgemeinstrom in Treppenhaus und Waschküche sowie in einigen Fällen TV-Gebühren dazu. In unserer Checkliste zur Nebenkostenabrechnung fassen wir alle Informationen zusammen, die Sie benötigen.

Aktuelle Situation: Steigende Energiepreise und deren Auswirkungen

In der aktuellen Wirtschaftslage erleben wir einen massiven Anstieg der Energiepreise. Dies hat einen direkten Einfluss auf die Nebenkosten und führt zu zahlreichen Fragen sowohl bei Mieter:innen als auch bei Vermieter:innen. Der Umgang mit diesen Kosten ist eine grosse Herausforderung und macht die eine transparente und genaue Abrechnung noch wichtiger.

Geschäftsmann hält Sparschwein und Häuschen in den Händen Nebenkostenabrechnung Checkliste

Grundlagen einer korrekten Nebenkostenabrechnung

Bei der Nebenkostenabrechnung ist es entscheidend, einige grundlegende Punkte zu beachten. Somit stellen Sie sicher, dass die Abrechnung sowohl korrekt als auch transparent ist.

Nur im Mietvertrag festgelegte Kosten dürfen Sie abrechnen

Eine der grundlegendsten Regeln ist, dass Sie nur Kosten abrechnen dürfen, die auch explizit im Mietvertrag festgehalten sind. Mieter:innen müssen also nur für die Nebenkosten aufkommen, die ausdrücklich im Mietvertrag erwähnt werden.

Akonto- oder Pauschalzahlung

Je nach Vereinbarung im Mietvertrag können Sie Nebenkosten entweder als Akontozahlung oder als Pauschalbetrag abrechnen. Bei Akontozahlungen zahlt der oder die Mieter:in einem monatlichen Betrag im Voraus. Am Ende des Jahres erfolgt eine genaue Abrechnung. Es wird hingegen keine detaillierte Jahresabrechnung bei Pauschalzahlungen erstellt.

Ein klar nachvollziehbarer Verteilschlüssel

Die Nebenkosten müssen durch einen klar definierten und nachvollziehbaren Verteilschlüssel unter allen Parteien im Haus aufgeteilt werden. Oft kommt auch ein bestimmter Prozentsatz für Verwaltungskosten hinzu.

Rechnungen und Belege

Es ist wichtig, dass Sie alle relevanten Rechnungen im Laufe des Jahres korrekt verbuchen. Diese Buchungen werden für die jährliche Nebenkostenabrechnung herangezogen.

Prüfung und Transparenz

Mieter:innen haben das Recht, die Abrechnung sowie die zugrundeliegenden Belege zu prüfen. Dabei können sie auch Kopien der Belege verlangen, allerdings meist auf eigene Kosten.

So überprüfen Sie die Nebenkostenabrechnung

Die Überprüfung der Nebenkostenabrechnung ist ein wesentlicher Schritt, um sicherzustellen, dass Sie als Mieter:in oder Vermieter:in im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben handeln. Nachfolgend sind einige Schlüsselelemente aufgeführt, die Sie bei der Überprüfung der Nebenkostenabrechnung beachten sollten:

  • Vergleichen Sie die aktuelle Abrechnung mit der vorherigen:
    Eine gute Vorgehensweise ist es, die aktuelle Abrechnung mit der des Vorjahres zu vergleichen. Auffällige Differenzen können ein Indikator für Fehler oder Änderungen sein, die einer näheren Überprüfung bedürfen.
  • Überprüfen Sie die Positionen:
    Stellen Sie sicher, dass alle aufgeführten Positionen im Mietvertrag erwähnt sind. Unzulässig ist beispielsweise eine Position wie «übrige Betriebskosten», die im Mietvertrag nicht ausdrücklich genannt wird.
  • Überprüfen Sie die Belege:
    Mieter:innen haben das Recht, die Belege für die einzelnen Kosten bei der Verwaltung einzusehen. In unklaren Fällen können Sie vom Vermieter beziehungsweise von der Vermieterin eine detaillierte Abrechnung verlangen, in welcher die einzelnen Buchungen klar ersichtlich sind.
  • Kontrollieren Sie den Verteilschlüssel:
    Es ist wichtig, dass der Verteilschlüssel, nach dem die Nebenkosten auf die einzelnen Parteien im Haus verteilt werden, klar und transparent ist.
  • Handeln bei Unstimmigkeiten:
    Wenn Unstimmigkeiten entstehen, können Mieter:innen zuerst den oder die Vermieter:in um eine Korrektur bitten. Bringt dies keine Lösung, steht Ihnen der Weg zur Schlichtungsbehörde offen.

Welche Fristen sind bezüglich der Nebenkostenabrechnung einzuhalten?

Die Einhaltung von Fristen ist ein entscheidender Faktor bei der Nebenkostenabrechnung. In der Schweiz gibt es klare gesetzliche Vorgaben, die sowohl für Vermieter:innen als auch für Mieter:innen relevant sind.

Abrechnungsperiode und Übermittlungsfrist

Für gewöhnlich müssen Sie die Nebenkostenabrechnung innerhalb eines Jahres nach Ende der Abrechnungsperiode an die Mieter:innen übermitteln. Wird diese Frist nicht eingehalten, können Vermieter:innen unter Umständen ihre Ansprüche auf Nachzahlungen verlieren.

Einspruchsfrist für Mieter:innen

Nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung haben Mieter:innen 30 Tage Zeit, um Einspruch gegen die Abrechnung einzulegen. Ist diese Frist abgelaufen, gilt die Abrechnung automatisch als akzeptiert.

Fristen bei Mietvertragsänderungen

Möchte der oder die Vermieter:in neue Nebenkosten einführen oder bestehende ändern, muss er oder sie dies schriftlich ankündigen und begründen. Mieter:innen haben dann 30 Tage Zeit, um bei der Schlichtungsbehörde des Wohnbezirks Einspruch einzulegen, sollten sie die Änderungen nicht akzeptieren.

Frist für die Rückerstattung von Guthaben

Falls die Nebenkostenabrechnung ein Guthaben für die Mieter:innen ausweist, müssen Sie dieses in der Regel innerhalb von 30 Tagen zurückerstatten.

Die Einhaltung dieser Fristen ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern trägt auch zu einem reibungslosen und fairen Mietverhältnis bei. Mit der Unterstützung von Fairwalter können Sie diese Fristen problemlos verwalten und einhalten, sodass sowohl Vermieter:innen als auch Mieter:innen stets den Überblick behalten.

Geschäftsmann hält Nebenkostenabrechnung Checkliste

Der oder die Mieter:in zahlt die entstandenen Kosten nicht, was tun?

Das Nichtbezahlen der Nebenkostenabrechnung ist ein ernst zu nehmendes Problem, welches rechtliche Konsequenzen für die betroffenen Mieter:innen haben kann. In der Schweiz gelten hierfür klare gesetzliche Regelungen.

  • Genehmigung der Nebenkostenabrechnung:
    Wenn der oder die Mieter:in innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung keinen schriftlichen Einspruch einlegt, wird die Abrechnung als genehmigt betrachtet. Sollten Mieter:innen innerhalb dieser Frist Einsicht in die Belege verlangen, beginnt die 30-tägige Frist erst, nachdem alle Belege eingesehen wurden.
  • Zahlungsfristen:
    Nachdem die Nebenkostenabrechnung als genehmigt gilt, hat der oder die Mieter:in 30 Tage Zeit, um etwaige Nachzahlungen zu leisten. Gleiches gilt für Rückzahlungen seitens des Vermieters oder der Vermieterin an den oder die Mieter:in.
  • Zahlungsverzug und Kündigungsandrohung:
    Sollte der oder die Mieter:in in Zahlungsverzug geraten, kann der bzw. die Vermieter:in nach Ablauf der 30-tägigen Frist eine weitere Zahlungsfrist setzen. Diese muss jedoch die Androhung einer Kündigung beinhalten. Die Frist beträgt in der Regel mindestens 10 Tage und bei Wohn- und Geschäftsräumen mindestens 30 Tage.
  • Kündigung des Mietverhältnisses:
    Erfolgt auch innerhalb der neu gesetzten Frist keine Zahlung, kann der oder die Vermieter:in das Mietverhältnis fristlos kündigen. Bei Wohn- und Geschäftsräumen beträgt die Kündigungsfrist mindestens 30 Tage zum Monatsende.

Die Verwaltung von Fristen und die Übersicht über Zahlungen kann für Vermieter:innen komplex sein. Fairwalter ermöglicht es jedoch, all diese Prozesse zu vereinfachen. Mit der integrierten Software und hilfreichen Checklisten zur Nebenkostenabrechnung können Sie nicht nur Mietverträge und einfach erstellen, sondern auch Fristen und Zahlungsverzüge übersichtlich verwalten.

Wie Fairwalter bei der Nebenkostenabrechnung hilft

Die Nebenkostenabrechnung ist für viele Immobilienverwalter:innen und Vermieter:innen eine der komplexesten und zeitintensivsten Aufgaben des Jahres. Fairwalter erleichtert diesen Prozess durch eine Reihe von leistungsstarken Funktionen:

Einfache Erstellung von Mietverträgen

Die Software ermöglicht es Ihnen, Mietverträge mit den jeweiligen Nebenkosten einfach und übersichtlich zu gestalten. Dies bildet die Grundlage für eine transparente und nachvollziehbare Nebenkostenabrechnung.

Kreditorenmodul für die laufende Verbuchung

Das integrierte Kreditorenmodul ermöglicht die Verbuchung aller relevanten Rechnungen im Laufe des Jahres. Diese Daten werden automatisch in die jährliche Nebenkostenabrechnung übertragen, wodurch sich der Prozess erheblich beschleunigen lässt.

QR-Rechnungen für den Mieter

Mit Fairwalter ist es möglich, QR-Rechnungen mit detaillierten Einzelabrechnungen für die Mieter:innen zu erstellen. Dies vereinfacht den Zahlungsprozess und bietet gleichzeitig ein hohes Maß an Transparenz.

Aktuelle Informationen zu den Energiepreisen

In Zeiten steigender Energiepreise ist es besonders wichtig, die Kosten im Blick zu behalten. Fairwalter bietet Antworten auf die häufigsten Fragen bezüglich der Energiekosten in der Nebenkostenabrechnung.

Anbindung an weitere Tools

Fairwalter ist somit nicht nur eine Software, sondern ein umfassendes Tool, das alle Beteiligten im Immobilienmanagement in der Schweiz unterstützt. Es ist ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung in der Immobilienbranche.

Machen Sie sich selbst ein Bild und nutzen Sie die kostenlose Checkliste zur Nebenkostenabrechnung sowie weitere hilfreiche von uns bereitgestellte Dokumente.

Fazit

Die korrekte Erstellung und Prüfung der Nebenkostenabrechnung sind wesentliche Bestandteile jedes Mietverhältnisses in der Schweiz. Dies ist nicht nur für die finanzielle Planung von Mieter:innen und Vermieter:innen wichtig, sondern auch gesetzlich vorgeschrieben. Hinsichtlich der steigenden Energiepreise und der zunehmenden Komplexität der Nebenkosten ist es umso nötiger, diesen Prozess transparent und verständlich zu gestalten.

Fairwalter unterstützt Sie in diesem Bereich ganzheitlich. Mit unserer Software gestalten Sie die jährliche Nebenkostenabrechnung so effizient wie nie zuvor. Von der Erstellung des Mietvertrags mit klar definierten Nebenkosten bis zur automatisierten Verbuchung der relevanten Rechnungen im Kreditorenmodul – alle Schritte werden vereinfacht und optimiert. Weiterhin unterstützt Sie Fairwalter auch im Falle von Zahlungsverzügen und bietet eine klare Übersicht über Fristen und anfallende Kosten. Unsere frei zugänglichen Checklisten, etwa zur Nebenkostenabrechnung, können Ihnen eine weitere Stütze sein.

So bleibt die Nebenkostenabrechnung kein Hexenwerk, sondern wird zu einem transparenten und fairen Prozess für alle Beteiligten.

Samuel Baumgartner

Samuel Baumgartner verfügt über eine vielseitige berufliche Laufbahn. Nach seiner kaufmännischen Ausbildung entwickelte er seine Vielseitigkeit und Anpassungsfähigkeit in verschiedenen Positionen. Neben diversen Weiterbildungen in der Immobilienbranche erwarb er einen Bachelorabschluss in Business Communications an der HWZ Hochschule für Wirtschaft Zürich und vertiefte sein Wissen im Bereich Change Management. Seine Erfahrungen erstrecken sich über die Software- und Immobilienbranche, wo er als Leiter Marketing und Verkauf bei W&W Immo Informatik AG den Marktauftritt neu gestalte und mit seinem Team erfolgreiche Verkaufsstrategien entwickelte. Aktuell ist Samuel Baumgartner CEO von Fairwalter.

Veröffentlicht am Okt 12, 2023

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