Immobilienverwaltung outsourcen oder selbst machen? Vor- und Nachteile

Die Verwaltung einer Immobilie ist weit mehr als das Einziehen der Miete oder die Organisation von Reparaturen. Dahinter steckt ein komplexer Prozess, der Fachwissen, Zeit und Organisationstalent erfordert. Kein Wunder, dass viele Eigentümer:innen früher oder später vor einer wichtigen Frage stehen: Soll ich meine Immobilienverwaltung selbst übernehmen oder diese Aufgabe an externe Profis übergeben?

Kann ich meine Immobilien selbst verwalten? Ja, Sie können Ihre Immobilien selbst verwalten, besonders wenn Sie ein kleines Portfolio besitzen und über ausreichende Zeit sowie grundlegendes Fachwissen verfügen. Die Selbstverwaltung ermöglicht Ihnen direkte Kontrolle und eine enge Beziehung zu Ihren Mietern und Mieterinnen. Allerdings sollten Sie den damit verbundenen Zeitaufwand, rechtliche Verpflichtungen und die Notwendigkeit technischer Tools wie einer Immobiliensoftware berücksichtigen, um effizient zu arbeiten.

Beide Optionen haben ihre Reize, doch sie bringen auch ganz unterschiedliche Herausforderungen mit sich. Während Outsourcing Ihnen mehr Freiraum verschafft, erfordert die Eigenverwaltung ein hohes Mass an Engagement. Auch eine Mischung dieser Lösungen ist möglich – so können Sie einige Aufgaben auslagern, etwa die Buchhaltung, und die technische Bewirtschaftung selbst übernehmen. Mit einer Cloudbasierten Immobiliensoftware bleibt die Hoheit über Daten und Software bei Ihnen, während der bzw. die zuständige Treuhänder:in ins System inkludiert wird. Doch welche Lösung passt besser zu Ihnen und Ihren individuellen Bedürfnissen? In diesem Artikel erfahren Sie, welche Vor- und Nachteile die verschiedenen Ansätze mit sich bringen und wie Sie die richtige Entscheidung treffen können.

Was bedeutet es, die Immobilienverwaltung auszulagern?

Das Outsourcing der Immobilienverwaltung bedeutet, dass Eigentümer:innen die Betreuung ihrer Immobilie ganz oder teilweise an externe Dienstleister:innen übertragen. Dies umfasst sowohl administrative als auch technische Aufgaben, die für den reibungslosen Betrieb und den Werterhalt der Immobilie notwendig sind.

Typische Aufgaben, die ausgelagert werden können, sind:

• Verwaltung von Mietverträgen und Mieteinzügen
• Erstellung von Nebenkostenabrechnungen
• Koordination von Reparaturen und Wartungsarbeiten
• Kommunikation mit Mietern bzw. Mieterinnen und Dienstleistern bzw. Dienstleisterinnen
• Liegenschaftsbuchhaltung
• Rechtliche Beratung in mietrechtlichen Fragen
• Beratung für den Werterhalt der Liegenschaft

Viele Eigentümer:innen entscheiden sich für das Auslagern der Immobilienverwaltung, um Zeit zu sparen und sich auf andere Projekte oder ihren Alltag konzentrieren zu können. Die Zusammenarbeit mit professionellen Verwaltern und Verwalterinnen bringt zusätzlich den Vorteil, dass diese über tiefgreifendes Fachwissen verfügen und aktuelle gesetzliche Regelungen kennen. Für Eigentümer:innen, die mehrere Immobilien besitzen oder räumlich weit entfernt wohnen, ist das Outsourcing oft die praktischere und effizientere Lösung.

Welche Vorteile bietet das Outsourcing der Immobilienverwaltung?

Das Outsourcing der Immobilienverwaltung bietet zahlreiche Vorteile, die sowohl den administrativen Aufwand als auch die Verantwortung des Eigentümers bzw. der Eigentümerin spürbar reduzieren können.

Ein zentraler Vorteil liegt in der Zeitersparnis. Externe Dienstleister:innen übernehmen wiederkehrende Aufgaben wie die Erstellung von Nebenkostenabrechnungen, die Mieteinziehung oder die Organisation von Wartungsarbeiten. Dadurch bleibt mehr Raum für andere Prioritäten – sei es im beruflichen oder privaten Umfeld.

Professionelle Verwalter:innen bringen nicht nur Erfahrung, sondern auch spezialisierte Kenntnisse in die Betreuung ein. Dies kann sich positiv auf den Wert der Immobilie auswirken, da regelmässige Wartung und strategische Verbesserungen langfristig die Attraktivität und Rentabilität sichern. Ein:e erfahrene:r Verwalter:in erkennt Optimierungspotenziale und setzt diese gezielt um, um die Immobilie auf einem hohen Standard zu halten.

Zudem bieten externe Verwalter:innen einen professionellen Umgang mit Mietern bzw. Mieterinnen und Dienstleistern bzw. Dienstleisterinnen. Ihre Expertise in rechtlichen und organisatorischen Fragen minimiert Fehler und sorgt für eine reibungslose Verwaltung. Für Eigentümer:innen, die nicht über detaillierte Kenntnisse der Immobilienbranche verfügen, ist dies ein unschätzbarer Vorteil.

Welche Nachteile können beim Outsourcing entstehen?

Während das Outsourcing der Immobilienverwaltung viele Vorteile bietet, gibt es auch potenzielle Nachteile, die Eigentümer:innen bedenken sollten.

Einer der häufigsten Kritikpunkte sind die zusätzlichen Kosten. Professionelle Verwalter:innen berechnen für ihre Dienstleistungen Honorare, die je nach Umfang der Aufgaben und Grösse des Immobilienportfolios erheblich variieren können. Für Eigentümer:innen mit begrenztem Budget kann dies eine spürbare Belastung darstellen.

Ein weiterer Aspekt ist der Verlust an direkter Kontrolle über die Immobilie. Externe Verwalter:innen treffen Entscheidungen eigenständig, insbesondere bei alltäglichen Aufgaben, was nicht immer im Sinne des Eigentümers oder der Eigentümerin sein könnte. Diese Distanz zur direkten Verwaltung kann für Vermieter:innen, die einen engen Kontakt zu ihren Mietern und Mieterinnen pflegen möchten, problematisch sein.

Kommunikationsprobleme stellen ebenfalls eine Herausforderung dar. Eine klare und transparente Abstimmung zwischen Eigentümer:in und Verwalter:in ist unerlässlich. Kommt es hier zu Missverständnissen oder Verzögerungen, können sowohl Mietverhältnisse als auch der Zustand der Immobilie darunter leiden.

Schliesslich gibt es Risiken bei der Auswahl des Verwalters bzw. der Verwalterin. Ein:e ungeeignete:r Dienstleister:in, der oder die möglicherweise nicht die nötige Erfahrung oder Zuverlässigkeit mitbringt, kann langfristig mehr Schaden anrichten als Nutzen bringen. Daher ist eine gründliche Prüfung potenzieller Partner:innen entscheidend, um den bestmöglichen Service sicherzustellen.

Wann ist es sinnvoll, die Immobilienverwaltung selbst zu übernehmen?

Die Selbstverwaltung einer Immobilie bietet sich in bestimmten Situationen besonders an. Hier sind die häufigsten Szenarien, in denen eine Eigenverwaltung von Vorteil sein kann:

• Kleine Immobilienportfolios: Wenn Sie nur wenige Objekte wie eine einzelne Wohnung oder ein kleines Mehrfamilienhaus besitzen, ist der Verwaltungsaufwand überschaubar und oft einfacher selbst zu bewältigen.
• Enge Beziehung zu Mietern: Wenn Sie Wert auf direkten Kontakt mit Ihren Mietern und Mieterinnen legen, können Sie durch die Eigenverwaltung eine persönliche Beziehung aufbauen und pflegen.
• Direkte Kontrolle über Abläufe: Die Eigenverwaltung ermöglicht Ihnen, alle Entscheidungen selbst zu treffen, sei es bei Reparaturen, Mieter:innenwechseln oder finanziellen Angelegenheiten.
• Geringere Kosten: Durch den Verzicht auf externe Dienstleister:innen sparen Sie Verwaltungskosten, was sich bei kleinen Objekten finanziell bemerkbar macht.
• Wohnort in der Nähe der Immobilie: Wenn die Immobilie in unmittelbarer Nähe liegt, lassen sich organisatorische Aufgaben schnell und flexibel erledigen.

Die Selbstverwaltung bietet somit Flexibilität und Kontrolle, erfordert jedoch gleichzeitig Zeit und rechtliche sowie organisatorische Kenntnisse. Wer sich für diese Option entscheidet, sollte sicherstellen, dass er sich über die gesetzlichen Anforderungen und den Verwaltungsaufwand im Klaren ist.

Weitere Informationen darüber, was Sie bei der Selbstverwaltung Ihrer Immobilien beachten sollten, finden Sie auf unserem Blog.

Welche Herausforderungen gibt es bei der Selbstverwaltung von Immobilien?

Die Selbstverwaltung Ihrer Immobilie bringt einige Herausforderungen mit sich, die Sie sorgfältig abwägen sollten.

• Zeitaufwand: Die Verwaltung einer Immobilie erfordert eine kontinuierliche Verfügbarkeit. Aufgaben wie die Mietabrechnung, die Organisation von Reparaturen oder die Klärung von Anliegen Ihrer Mieter:innen können zeitintensiv sein. Gerade bei mehreren Objekten kann dies schnell in eine Vollzeitbeschäftigung übergehen.
• Fachkenntnisse: Eine effektive Verwaltung setzt fundierte Kenntnisse in Bereichen wie Mietrecht, Buchhaltung und Gebäudeinstandhaltung voraus. Ohne entsprechendes Wissen können Fehler auftreten, die teuer werden oder rechtliche Konsequenzen haben können.
• Rechtliches Risiko: Als selbstverwaltende:r Eigentümer:in tragen Sie die volle Verantwortung für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften im Mietrecht. Versäumnisse, wie das Nichteinhalten von Kündigungsfristen oder fehlerhafte Nebenkostenabrechnungen, können zu Konflikten und juristischen Auseinandersetzungen führen.
• Mögliche Konflikte mit Mietern und Mieterinnen: Direktes Engagement bedeutet auch, dass Sie sich persönlich mit schwierigen Mietern oder Mieterinnen auseinandersetzen müssen. Streitigkeiten über Reparaturen, Mieterhöhungen oder Vertragsbedingungen können zeitaufwendig und belastend sein.
• Ständige Aktualisierung: Die gesetzlichen Vorgaben in der Immobilienbranche ändern sich regelmässig. Sie müssen sich kontinuierlich auf dem Laufenden halten, um sicherzustellen, dass Ihre Verwaltungspraxis den aktuellen Standards entspricht.

Wenn Sie sich für die Selbstverwaltung entscheiden, ist es wichtig, diese Aspekte im Voraus zu berücksichtigen. Die Bereitschaft, Zeit und Mühe zu investieren, sowie das Aneignen von Fachwissen sind zentrale Faktoren für eine erfolgreiche Eigenverwaltung.

Immobiliensoftware als Unterstützung für Selbstverwalter:innen

Selbstverwaltung erfordert also nicht nur Zeit, sondern auch Fachkenntnisse und organisatorisches Geschick. Hier kommen moderne Lösungen für Immobilienverwalter:innen wie Fairwalter ins Spiel, die Eigentümern sowie Eigentümerinnen die Arbeit erheblich erleichtern können. Mit einer umfassenden Softwarelösung lassen sich viele dieser Herausforderungen effizienter bewältigen – ohne dabei die Kontrolle über Ihre Immobilien zu verlieren.

Fairwalter bietet Funktionen, die speziell auf die Bedürfnisse von Eigentümern und Eigentümerinnen zugeschnitten sind, die ihre Immobilien selbst verwalten möchten. So können Sie beispielsweise rechtliche Vorgaben leichter einhalten, Ihre Finanzen transparent organisieren und den Überblick über Wartungs- und Instandhaltungsaufgaben behalten. Mit automatisierten Prozessen für Mietzahlungen, Nebenkostenabrechnungen und Kommunikationsfunktionen sparen Sie nicht nur Zeit, sondern reduzieren auch das Risiko von Fehlern.

Wie treffen Sie die richtige Entscheidung zwischen Outsourcing und Selbstverwaltung?

Die Wahl zwischen der Selbstverwaltung und dem Outsourcing der Immobilienverwaltung hängt von Ihren individuellen Bedürfnissen, zeitlichen Ressourcen und fachlichen Kompetenzen ab. Es ist wichtig, sich diese Aspekte genau anzusehen und dabei ehrlich zu bewerten, welche Kapazitäten und Kenntnisse Sie mitbringen.

Tipps zur Entscheidungsfindung:

1. Analysieren Sie Ihren Zeitaufwand:
   Überlegen Sie, wie viel Zeit Sie in die Verwaltung investieren können und möchten. Eine Selbstverwaltung kann bei kleineren Immobilienportfolios gut funktionieren, erfordert aber oft mehr Engagement, als zunächst erwartet wird.
2. Bewerten Sie Ihre Fachkenntnisse:
   Prüfen Sie, ob Sie die rechtlichen, buchhalterischen und technischen Anforderungen, die mit der Verwaltung einer Immobilie verbunden sind, sicher beherrschen. Falls nicht, kann eine professionelle Lösung eine sinnvolle Alternative sein.
3. Kalkulieren Sie die Kosten:
   Erstellen Sie eine Gegenüberstellung der Kosten für die Selbstverwaltung und die Auslagerung. Denken Sie dabei auch an die potenziellen Folgekosten, die durch mangelnde Expertise oder unzureichende Ressourcen entstehen können.
4. Abwägen von Kontrolle und Verantwortung:
   Möchten Sie alle Entscheidungen selbst treffen, oder sind Sie bereit, einen Teil der Verantwortung abzugeben, um Ihren Alltag zu entlasten?

Fazit: Outsourcing oder selbst machen – was passt zu Ihnen?

Die Entscheidung, ob Sie Ihre Immobilienverwaltung selbst übernehmen oder an externe Fachleute auslagern, hängt von Ihren individuellen Prioritäten, Ihrem Zeitbudget und Ihren fachlichen Kenntnissen ab. Während das Outsourcing den Vorteil bietet, Zeit zu sparen und von der Expertise erfahrener Verwalter:innen zu profitieren, ermöglicht die Selbstverwaltung Ihnen maximale Kontrolle und Nähe zu Ihren Mietern und Mieterinnen.

Es ist wichtig, die Vor- und Nachteile beider Optionen sorgfältig gegeneinander abzuwägen. Wenn Sie ein kleines Portfolio besitzen oder eine enge Bindung zu Ihren Mietern und Mieterinnen pflegen möchten, kann die Eigenverwaltung sinnvoll sein. Besitzen Sie jedoch mehrere Immobilien oder möchten Sie die Verwaltung vereinfachen, bietet das Outsourcing eine praktikable Lösung.

Für den nächsten Schritt empfehlen wir, Ihre Bedürfnisse klar zu definieren und einen Überblick über verfügbare Hilfsmittel zu verschaffen. Die Nutzung moderner Lösungen wie Fairwalter kann sowohl bei der Selbstverwaltung als auch bei der Zusammenarbeit mit externen Verwaltern und Verwalterinnen wertvolle Unterstützung leisten. Fairwalter bietet Tools, die Ihnen helfen, Ihre Verwaltung effizient, professionell und zeitsparend zu organisieren. Wenn Sie mehr über Fairwalter erfahren möchten, finden Sie auf unserer Website Informationen und eine Demoversion, um Ihnen bei Ihrer Entscheidung zu helfen.