Vermieter sind verpflichtet, jährlich eine Nebenkostenabrechnung an ihre Mieter:innen zu verschicken, wenn Akontozahlungen vereinbart wurden. Diese sollte klar und deutlich sein, sodass der oder die Mieter:in weiss, welche Kosten auf sie oder ihn zukommen. Nebenkosten sind jene Kosten, die durch die direkte Nutzung der vermieteten Liegenschaft entstehen – beispielsweise durch Heizung, Hauswartung oder Wasserversorgung. Doch welche Nebenkosten muss der oder die Mieter:in tragen? Welche gehören zu den Pflichten des Vermieters?
Welche Nebenkosten muss der oder die Mieter:in tragen und worauf muss der Vermieter achten?
Im folgenden Artikel geben wir einen umfassenden Überblick, worauf Sie als Vermieter bei den Nebenkosten achten sollten. Wir haben auch Informationen zusammengefasst, was zu tun ist, wenn der oder die Mieter:in die Nebenkostenabrechnung nicht zahlt.
Nebenkostenabrechnungen sind für viele Menschen ein grosser Ärger. Dabei muss es gar nicht so kompliziert sein, wenn man einige grundlegende Regeln beachtet. Zunächst einmal sollten Sie sich im Klaren darüber sein, welche Nebenkosten Sie als Vermieter überhaupt abrechnen dürfen. In der Regel sind dies die Kosten für Wasser, Heizung, und Müllentsorgung. Diese Kosten können Sie auf Ihre Mieter:innen umlegen, solange die Kosten nicht unangemessen hoch sind. Achtung: Stromkosten für die einzelnen Wohnungen sind keine Nebenkosten, sondern direkt vom Mieter zu zahlen.
Wenn Sie als Vermieter eine Wohnung vermieten, sind Sie verpflichtet, jedes Jahr eine Nebenkostenabrechnung für Ihre Mieter:innen zu erstellen (VMWG Art. 4). Dabei handelt es sich um eine Aufstellung der Kosten, die durch die Nutzung der Wohnung angefallen sind. Dazu gehören beispielsweise die Kosten für Heizung oder Wasser. Die Nebenkostenabrechnung muss innerhalb von maximal fünf Jahren vorliegen und sollte möglichst genau sein.
Achten Sie darauf, dass Sie alle Kosten berücksichtigen und diese auch korrekt berechnen. Ansonsten kann es zu Unstimmigkeiten mit Ihren Mietern kommen. Wenn Sie Ihre Nebenkostenabrechnung erstellen, sollten Sie zunächst alle Kosten zusammentragen und genau aufschlüsseln. Dabei ist es wichtig, dass Sie nur die tatsächlichen Kosten berücksichtigen und keine Pauschalbeträge berechnen.
Anschliessend können Sie die Kosten auf Ihre Mieter:innen umlegen. Sobald der oder die Mieter:in seine Nebenkostenabrechnung erhält, sollte diese genau überprüft werden, wie zum Beispiel, ob alle angegebenen Kosten tatsächlich angefallen sind. Sollte dies nicht der Fall sein, kann der oder die Mieter:in Einspruch einlegen und sich gegen die Nebenkostenumlage wehren.
Zu den Nebenkosten gehören alle Leistungen, die im Zusammenhang mit der Benutzung des Mietobjektes anfallen. Dies können zum Beispiel Kosten für Heizung, Kalt- und Warmwasser, Hauswart, Lift, Abogebühren für Kabelanschluss von Radio/TV, Abwassergebühren oder Kehrichtabfuhr sein. Auf die Nebenkostenabrechnung wird oft ein Verwaltungshonorar von ca. 3% dazugerechnet.
Die Nebenkosten sind jedoch nicht immer eindeutig geregelt und können daher zu Streitigkeiten zwischen dem Vermieter und dem oder der Mieter:in führen. Um Streitigkeiten zu vermeiden, sollten Vermieter ihre Nebenkostenabrechnung sorgfältig erstellen und aufklären, welche Kosten für die Miete anfallen.
Einige Faustregeln können dabei behilflich sein, zu entscheiden, welche Nebenkosten sich umlegen lassen. So fallen Kosten, die bei einer unbewohnten Mietimmobilie anfallen, in die Verantwortung des Vermieters, da es seine Pflicht ist, das Objekt instand zu halten.
Es ist jedoch zwischen Wartungskosten und Reparaturkosten zu unterscheiden, da viele Wartungskosten umlagefähig sind und Reparaturkosten nicht auf die Nebenkostenabrechnung gehören.
Der Vermieter darf Unterhaltskosten nicht als Nebenkosten abrechnen. Dies gilt selbst dann, wenn sie im Mietvertrag als solche aufgeführt sind, da Instandhaltung, Reparaturen und Erneuerungen in der Verantwortung des Vermieters liegen und durch den Mietzins gedeckt sein müssen.
Steuern, Versicherungsprämien sowie Anschlussgebühren für Kabelnetz oder Kanalisation gehören ebenfalls nicht zu den umlagefähigen Nebenkosten und dürfen den Mieter:innen nicht in Rechnung gestellt werden.
Falls der Vermieter diese unzulässigen Kosten dennoch als Nebenkosten verrechnet, sind Mieter:innen nicht zur Zahlung verpflichtet und können diese Forderungen anfechten (z. B. bei der Schlichtungsbehörde für Mietangelegenheiten)
Ja, die Nebenkosten müssen explizit im Mietvertrag erwähnt werden. Andernfalls kann der oder die Mieter:in sie nicht übernehmen. Die Nebenkosten sollten detailliert aufgeführt sein und direkt im Hauptformular des Mietvertrages vermerkt werden – und nicht nur in den allgemeinen Vertragsbedingungen.
Sie als Vermieter müssen keine separaten Kosten für Brennerservice und Kaminfeger im Mietvertrag angeben. Es genügt, wenn Sie die Heizkosten als Nebenkosten aufführen. Auch die Boilerentkalkung ist inbegriffen, wenn Sie die Warmwasserkosten als Nebenkostengruppe aufführen.
Mieter:innen haben das Recht auf Einsicht in die Originalbelege und können zu viel berechnete Beträge zurückfordern (Art. 8 VMWG.)
Dies gilt selbst dann, wenn der Vermieter vorher wusste, dass die Nebenkostenvorauszahlungen für den Mietvertrag zu niedrig ausfallen. Aus diesem Grund sollten sich Mieter:innen vom Vermieter schriftlich bestätigen lassen, dass die Nebenkostenbeträge im Vertrag mit den tatsächlichen Kostenbeiträgen übereinstimmen.
Bei der pauschalen Nebenkostenabrechnung wird der jährliche Betrag im Vorhinein fix vereinbart. Dies hat den Vorteil, dass der oder die Mieter:in von unvorhersehbaren Kostenfaktoren entlastet ist. Anders sieht es bei der Akontoabrechnung aus: Hier kann der Vermieter die effektiven Nebenkosten in Rechnung stellen, soweit die spezifischen Posten im Mietvertrag festgehalten sind.
Sie als Vermieter dürfen dem Gesetzgeber zufolge kein Geld nachfordern, sollten Sie die Nebenkostenpauschale zu tief angesetzt haben. Genauso verhält es sich im umgekehrten Fall, wenn Sie mit der Pauschale zu viel Geld einnehmen. Auf Nachfrage müssen die Kosten belegt werden.
Die Verjährungsfrist für Rückforderungen beträgt 1 Jahr nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung (Art. 128 OR). Nachforderungen des Vermieters müssen innerhalb eines Jahres geltend gemacht werden (Art. 257d OR).
Die allgemeine Verjährungsfrist von 5 Jahren aus Art. 128 OR gilt für Mietforderungen, aber nicht für Nebenkostenabrechnungen!
(Art. 128 Abs. 1 OR).
Ein oder eine Mieter:in hat, formell gesehen, ein Jahr Zeit, zu viel bezahlte Nebenkosten zurückzufordern. Wer als Mieter:in Nebenkosten zurückfordern will, wendet sich am besten an die Schlichtungsbehörde für Mietsachen. Das Verfahren ist kostenlos.
Ausserdem ist es ratsam, einen Blick in den Mietvertrag zu werfen und dort nachzuprüfen, welche Nebenkosten dort aufgelistet sind. Mieter:innen müssen nur jene Posten bezahlen, die explizit im Mietvertrag erwähnt werden.
Allgemeine Begriffe wie «Alle Nebenkosten gehen zulasten des Mieters» sind nicht zulässig, was zur Folge hat, dass der oder die Mieter:in eigentlich keine Nebenkosten zahlen muss, wenn der Vermieter solche allgemeinen Begriffe verwendet. Der Vermieter ist verpflichtet, dem oder der Mieter:in bei Bedarf Einsicht zu gewähren. So kann der oder die Mieter:in genau nachprüfen, ob die verrechneten Nebenkosten korrekt weitergegeben wurden.
Der oder die Mieter:in hat ein Recht darauf, den Schlüssel für die Nebenkostenverteilung von seinem Vermieter zu erhalten. Wenn dieser nicht auf der Abrechnung ersichtlich ist, kann man ihn beim Vermieter einfordern.
Der oder die Mieter:in muss die Nebenkostenabrechnung in der vereinbarten oder gesetzten Frist begleichen. Sollte der oder die Mieter:in jedoch keinen Kontakt aufnehmen und den fälligen Betrag nicht begleichen, haben Sie als Vermieter folgende Möglichkeiten: Bitten Sie den oder die Mieter:in zunächst schriftlich, die ausstehenden Beträge mit Setzung einer Frist zu begleichen.
Erwähnen Sie in der Mahnung auch, dass rechtliche Schritte wie eine Betreibung eingeleitet werden können, falls der oder die Mieter:in erneut nicht zahlt.
Sollte sich der oder die Mieter:in trotzdem weigern, die ausstehenden Beträge zu begleichen, können Sie ab Tag 31 eine Betreibung einleiten. Falls der oder die Mieter:in hiergegen Einspruch erhebt, müssen Sie vor Gericht Klage einreichen.
In vielen Fällen ist es sinnvoll, die Schlichtungsstelle für Streitigkeiten rund um das Mietverhältnis hinzuzuziehen. Denn diese ist dem Schweizer Mietgericht vorgeschaltet und für Forderungen aus Mietverhältnissen zuständig. Hierfür ist es wichtig, dass Sie Ihren Anspruch auf Kostenerstattung nachweisen können. Übrigens ist das Verfahren bei der Schlichtungsstelle für beide Parteien kostenlos und ohne Rechtsanwalt möglich.
Wenn Mieter:innen Akontozahlungen für Nebenkosten nicht bezahlen, kann der Vermieter eine Zahlungsfrist von 30 Tagen setzen und bei Nichtzahlung eine ausserordentliche Kündigung androhen (Art. 257d OR).Falls Mieter:innen die Nachzahlung aus einer Abrechnung nicht begleichen, kann eine Kündigung nur nach einer erfolgreichen Betreibung und einem Gerichtsentscheid erfolgen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Vermieter bei der Berechnung der Nebenkosten einige Punkte beachten sollten. Zunächst einmal ist es wichtig, die tatsächlichen Kosten zu kennen. Diese können sich von Jahr zu Jahr ändern und sollten daher regelmässig überprüft werden.
Zudem ist es wichtig, die Nebenkostenabrechnung genau zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. Auch wenn diese Aufgabe etwas Zeit in Anspruch nehmen kann, lohnt sich dieser Aufwand in der Regel, damit Ihre Mieter die Abrechnung nicht bemängeln.
Eine Software zur Nebenkostenabrechnung nimmt Ihnen viel manuelle Arbeit ab. Berechnungen wie die Verteilung der Nebenkosten auf mehrere Mietparteien werden automatisiert. Sie können einfach Kosten aus der Kreditorenbuchhaltung übernehmen. Daten wie Mieter, Verteilschlüssel und mehr müssen Sie nicht jedes Jahr neu erfassen.
Sie können auch eine kostenlose Vorlage zur Erstellung Ihrer Nebenkostenabrechnung nehmen.