Nebenkosten: Welche Kosten muss der oder die Mieter:in tragen?

Vermieter sind verpflichtet, jährlich eine Nebenkostenabrechnung an ihre Mieter:innen zu verschicken. Diese sollte klar und deutlich sein, sodass der oder die Mieter:in weiss, welche Kosten auf sie oder ihn zukommen. Nebenkosten sind jene Kosten, die durch die direkte Nutzung der vermieteten Liegenschaft entstehen – beispielsweise durch Heizung oder Wasserversorgung. Doch welche Nebenkosten muss der oder die Mieter:in tragen? Welche gehören zu den Pflichten des Vermieters?

Welche Nebenkosten muss der oder die Mieter:in tragen und worauf muss der Vermieter achten?

• Im Mietvertrag müssen zulässige Nebenkosten explizit aufgelistet sein.
• Der Vermieter muss die Nebenkostenabrechnung innerhalb von fünf Jahren nach dem Auszug vorlegen und belegen können. (Art. 128 OR)
• Lösungen für den Vermieter, falls der oder die Mieter:in mit der Nebenkostenabrechnung nicht einverstanden ist oder gar nicht bezahlt.

Im folgenden Artikel geben wir einen umfassenden Überblick, worauf Sie als Vermieter bei den Nebenkosten achten sollten. Wir haben auch Informationen zusammengefasst, was zu tun ist, wenn der oder die Mieter:in die Nebenkostenabrechnung nicht zahlt.

Nebenkosten sind lästig, aber leider unvermeidlich

Nebenkostenabrechnungen sind für viele Menschen ein grosser Ärger. Dabei muss es gar nicht so kompliziert sein, wenn man einige grundlegende Regeln beachtet. Zunächst einmal sollten Sie sich im Klaren darüber sein, welche Nebenkosten Sie als Vermieter überhaupt abrechnen dürfen. In der Regel sind dies die Kosten für Wasser, Heizung, Strom, Müllentsorgung und Versicherungen. Diese Kosten können Sie auf Ihre Mieter:innen umlegen, solange die Kosten nicht unangemessen hoch sind.

Wenn Sie als Vermieter eine Wohnung vermieten, sind Sie verpflichtet, jedes Jahr eine Nebenkostenabrechnung für Ihre Mieter:innen zu erstellen (VMWG Art. 4). Dabei handelt es sich um eine Aufstellung der Kosten, die durch die Nutzung der Wohnung angefallen sind. Dazu gehören beispielsweise die Kosten für Heizung, Strom oder Wasser. Die Nebenkostenabrechnung muss innerhalb von maximal fünf Jahren vorliegen und sollte möglichst genau sein.

Achten Sie darauf, dass Sie alle Kosten berücksichtigen und diese auch korrekt berechnen. Ansonsten kann es zu Unstimmigkeiten mit Ihren Mietern kommen. Wenn Sie Ihre Nebenkostenabrechnung erstellen, sollten Sie zunächst alle Kosten zusammentragen und genau aufschlüsseln. Dabei ist es wichtig, dass Sie nur die tatsächlichen Kosten berücksichtigen und keine Pauschalbeträge berechnen.

Anschliessend können Sie die Kosten auf Ihre Mieter:innen umlegen. Sobald der oder die Mieter:in seine Nebenkostenabrechnung erhält, sollte diese genau überprüft werden, wie zum Beispiel, ob alle angegebenen Kosten tatsächlich angefallen sind. Sollte dies nicht der Fall sein, kann der oder die Mieter:in Einspruch einlegen und sich gegen die Nebenkostenumlage wehren.

Welche Nebenkosten fallen bei der Miete an?

Zu den Nebenkosten gehören alle Leistungen, die im Zusammenhang mit der Benutzung des Mietobjektes anfallen. Dies können zum Beispiel Kosten für Heizung, Kalt- und Warmwasser, Hauswart, Strom, Lift, Abogebühren für Kabelanschluss von Radio/TV, Abwassergebühren oder Kehrichtabfuhr sein. Eine Verwaltungspauschale in Höhe von ca. 3 % wird ebenfalls berechnet. In der Regel liegt die Verwaltungspauschale zwischen 3 % und 5 %.

Die Nebenkosten sind jedoch nicht immer eindeutig geregelt und können daher zu Streitigkeiten zwischen dem Vermieter und dem oder der Mieter:in führen. Um Streitigkeiten zu vermeiden, sollten Vermieter ihre Nebenkostenabrechnung sorgfältig erstellen und aufklären, welche Kosten für die Miete anfallen.

Zulässige Nebenkosten

• Heizkosten und Warmwasser
• Abwasser
• Kehricht
• Hauswart
• Treppenhausreinigung
• Service-Abos für Heizung oder Lift
• Allgemeinstrom
• Waschmaschine (nur Stromverbrauch)
• Gebühren für TV oder Kabelanschluss
• Schneeräumung
• Verwaltungskosten, Verwaltungshonorar

Unzulässige Nebenkosten

• Reparaturen an Heizung, Waschmaschine oder Lift
• Investitionen, Austausch von Bauteilen und Geräten etc.
• Umbauten, Renovationen
• Neubepflanzungen oder Umgestaltung von Gartenanlagen
• Liegenschaftssteuern, Prämien für Gebäudeversicherungen (Ausnahmen gelten bei Wohnungen, die vom Bund gemäss WEG-Gesetz subventioniert sind; darunter fallen zurzeit circa 50‘000 in der ganzen Schweiz).
• Generell Gebühren der öffentlichen Hand, die nicht direkt mit dem Verbrauch und Betrieb der Liegenschaft zu tun haben.

Einige Faustregeln können dabei behilflich sein, zu entscheiden, welche Nebenkosten sich umlegen lassen. So fallen Kosten, die bei einer unbewohnten Mietimmobilie anfallen, in die Verantwortung des Vermieters, da es seine Pflicht ist, das Objekt instand zu halten.

Es ist jedoch zwischen Wartungskosten und Reparaturkosten zu unterscheiden, da viele Wartungskosten umlagefähig sind und Reparaturkosten nicht auf die Nebenkostenabrechnung gehören.

Wie sieht es mit Unterhaltskosten aus?

Der Vermieter darf Unterhaltskosten nicht als Nebenkosten abrechnen. Dies gilt selbst dann, wenn sie im Mietvertrag bereits als solche aufgeführt sind. Gleiches gilt für Steuern, Versicherungsprämien und Anschlussgebühren für Kabelnetz oder Kanalisation. Sollten diese Kosten vom Vermieter trotzdem als Nebenkosten verrechnet werden, so ist der oder die Mieter:in nicht zur Zahlung verpflichtet.

Müssen im Mietvertrag die Nebenkosten aufgeschlüsselt sein?

Ja, die Nebenkosten müssen explizit im Mietvertrag erwähnt werden. Andernfalls kann der oder die Mieter:in sie nicht übernehmen. Die Nebenkosten sollten detailliert aufgeführt sein und direkt im Hauptformular des Mietvertrages vermerkt werden – und nicht nur in den allgemeinen Vertragsbedingungen.

Sie als Vermieter müssen keine separaten Kosten für Brennerservice und Kaminfeger im Mietvertrag angeben. Es genügt, wenn Sie die Heizkosten als Nebenkosten aufführen. Auch die Boilerentkalkung ist inbegriffen, wenn Sie die Warmwasserkosten als Nebenkostengruppe aufführen. Zusätzlich zu den im Mietvertrag angegebenen Kostengruppen fallen auch jene Kosten an, die direkt durch ein Amt oder einen Kabelnetzbetreiber in Rechnung gestellt werden.

Die Nebenkosten sind höher als erwartet

Der oder die Mieter:in hat das Recht, Einsicht in die Originalbelege des Vermieters zu verlangen. Wenn sich herausstellen sollte, dass der Vermieter tatsächlich höhere Kosten geltend machen kann als im Mietvertrag angegeben, muss der oder die Mieter:in diese trotzdem bezahlen.

Dies gilt selbst dann, wenn der Vermieter vorher wusste, dass die Nebenkostenvorauszahlungen für den Mietvertrag zu niedrig ausfallen. Aus diesem Grund sollten sich Mieter:innen vom Vermieter schriftlich bestätigen lassen, dass die Nebenkostenbeträge im Vertrag mit den tatsächlichen Kostenbeiträgen übereinstimmen.

Unterschiede zwischen Akonto- und Pauschalabrechnung

Bei der pauschalen Nebenkostenabrechnung wird der jährliche Betrag im Vorhinein fix vereinbart. Dies hat den Vorteil, dass der oder die Mieter:in von unvorhersehbaren Kostenfaktoren entlastet ist. Anders sieht es bei der Akontoabrechnung aus: Hier kann der Vermieter die effektiven Nebenkosten in Rechnung stellen, soweit die spezifischen Posten im Mietvertrag festgehalten sind.

Sie als Vermieter dürfen dem Gesetzgeber zufolge kein Geld nachfordern, sollten Sie die Nebenkostenpauschale zu tief angesetzt haben. Genauso verhält es sich im umgekehrten Fall, wenn Sie mit der Pauschale zu viel Geld einnehmen. Allerdings sollten die Abweichungen nicht allzu gross sein, da der Vermieter die Pauschale nach den effektiven Kosten der letzten drei Jahre berechnen muss.

Mieter:innen können, wenn der Vermieter in seiner Akontorechnung zu hohe Nebenkosten verlangt hat, diese Kosten innerhalb eines Jahres zurückfordern. Der Vermieter seinerseits kann Nebenkosten innerhalb von fünf Jahren bei Ihnen einfordern (Art. 128 Abs. 1 OR).

Der oder die Mieter:in ist mit der Abrechnung nicht einverstanden – Was kann passieren?

Ein oder eine Mieter:in hat, formell gesehen, ein Jahr Zeit, zu viel bezahlte Nebenkosten zurückzufordern. Wer als Mieter:in Nebenkosten zurückfordern will, wendet sich am besten an die Schlichtungsbehörde für Mietsachen. Das Verfahren ist kostenlos.

Ausserdem ist es ratsam, einen Blick in den Mietvertrag zu werfen und dort nachzuprüfen, welche Nebenkosten dort aufgelistet sind. Mieter:innen müssen nur jene Posten bezahlen, die explizit im Mietvertrag erwähnt werden.

Allgemeine Begriffe wie «Alle Nebenkosten gehen zulasten des Mieters» sind nicht zulässig, was zur Folge hat, dass der oder die Mieter:in eigentlich keine Nebenkosten zahlen muss, wenn der Vermieter solche allgemeinen Begriffe verwendet. Der Vermieter ist verpflichtet, dem oder der Mieter:in bei Bedarf Einsicht zu gewähren. So kann der oder die Mieter:in genau nachprüfen, ob die verrechneten Nebenkosten korrekt weitergegeben wurden.

Der oder die Mieter:in hat ein Recht darauf, den Schlüssel für die Nebenkostenverteilung von seinem Vermieter zu erhalten. Wenn dieser nicht auf der Abrechnung ersichtlich ist, kann man ihn beim Vermieter einfordern.

Der oder die Mieter:in bezahlt die Nebenkostenabrechnung nicht

Der oder die Mieter:in muss die Nebenkostenabrechnung in der vereinbarten oder gesetzten Frist begleichen. Sollte der oder die Mieter:in jedoch keinen Kontakt aufnehmen und den fälligen Betrag nicht begleichen, haben Sie als Vermieter folgende Möglichkeiten: Bitten Sie den oder die Mieter:in zunächst schriftlich, die ausstehenden Beträge mit Setzung einer Frist zu begleichen.

Erwähnen Sie in der Mahnung auch, dass rechtliche Schritte wie eine Betreibung eingeleitet werden können, falls der oder die Mieter:in erneut nicht zahlt.

Sollte sich der oder die Mieter:in trotzdem weigern, die ausstehenden Beträge zu begleichen, können Sie ab Tag 31 eine Betreibung einleiten. Falls der oder die Mieter:in hiergegen Einspruch erhebt, müssen Sie vor Gericht Klage einreichen.

In vielen Fällen ist es sinnvoll, die Schlichtungsstelle für Streitigkeiten rund um das Mietverhältnis hinzuzuziehen. Denn diese ist dem Schweizer Mietgericht vorgeschaltet und für Forderungen aus Mietverhältnissen zuständig. Hierfür ist es wichtig, dass Sie Ihren Anspruch auf Kostenerstattung nachweisen können. Übrigens ist das Verfahren bei der Schlichtungsstelle für beide Parteien kostenlos und ohne Rechtsanwalt möglich.

Experten empfehlen, bei ausstehenden Nachzahlungen nicht den Weg der Betreibung zu wählen. Meist ist die Unterstützung der Schlichtungsstelle ausreichend. Als Vermieter sollten Sie bei unbezahlten Nebenkostennachforderungen ebenfalls von einer Kündigung absehen. Allerdings sieht es anders aus, falls Mieter:innen den Mietzins oder die monatlichen Nebenkostenvorauszahlungen nicht mehr leisten. In diesem Fall können Sie dem oder der Mieter:in im Rahmen einer schriftlichen Abmahnung direkt die ausserordentliche Kündigung androhen und, wenn nötig, vollziehen.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Vermieter bei der Berechnung der Nebenkosten einige Punkte beachten sollten. Zunächst einmal ist es wichtig, die tatsächlichen Kosten zu kennen. Diese können sich von Jahr zu Jahr ändern und sollten daher regelmässig überprüft werden.

Zudem ist es wichtig, die Nebenkostenabrechnung genau zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. Auch wenn diese Aufgabe etwas Zeit in Anspruch nehmen kann, lohnt sich dieser Aufwand in der Regel, damit Ihre Mieter die Abrechnung nicht bemängeln.

Eine Software zur Nebenkostenabrechnung nimmt Ihnen viel manuelle Arbeit ab. Berechnungen wie die Verteilung der Nebenkosten auf mehrere Mietparteien werden automatisiert. Sie können einfach Kosten aus der Kreditorenbuchhaltung übernehmen. Daten wie Mieter, Verteilschlüssel und mehr müssen Sie nicht jedes Jahr neu erfassen.

Sie können auch eine kostenlose Vorlage zur Erstellung Ihrer Nebenkostenabrechnung nehmen.