Wartung planen & nie wieder vergessen | Fairwalter Software

Stellen Sie sich vor: Ein:e Mieter:in bleibt am Freitagnachmittag im Aufzug stecken. Oder schlimmer noch: Die brandneue, teure Heizungsanlage fällt im tiefsten Winter aus und der Hersteller verweigert die Garantieleistung – wegen einer einzigen versäumten Inspektion. Solche Szenarien sind keine Seltenheit. Für Immobilienverwalter:innen sind sie die direkte und mitunter existenzbedrohende Folge übersehener Wartungsfristen. Die manuelle Nachverfolgung Dutzender oder Hunderter technischer Anlagen in Excel-Listen oder Kalendern ist nicht nur ineffizient, sondern auch eine tickende Zeitbombe. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie mit der Aufgabenverwaltung und dem Prozessmanagement von Fairwalter Ihre gesetzliche Sorgfaltspflicht systematisch absichern.

Die Problemstellung – Die Triade des Risikos:

Das Versäumnis von Wartungsarbeiten birgt für jede Immobilienverwaltung drei Kernrisiken, die untrennbar miteinander verbunden sind:

• Rechtliche Haftung: Als Verwaltung oder Eigentümer:in unterliegen Sie der Werkeigentümerhaftung. Diese ist in der Schweiz unmissverständlich in Art. 58 des Obligationenrechts geregelt und legt eine strenge Kausalhaftung fest. Das bedeutet: Im Schadensfall müssen Sie lückenlos nachweisen, dass Sie alle zumutbaren Massnahmen zur Instandhaltung und Sicherheit ergriffen haben. Diese Sorgfaltspflicht ist nicht delegierbar. Versäumen Sie dies, haften Sie uneingeschränkt.
• Finanzieller Schaden: Eine verpasste Inspektion führt oft zum sofortigen Garantieverlust bei Neuanlagen. Viel gravierender ist jedoch der Unterschied zwischen den Kosten einer geplanten Wartung und denen einer Notfallreparatur am Wochenende. Studien und Praxiserfahrungen zeigen, dass präventive Instandhaltung budgetierbar und um ein Vielfaches günstiger ist als die Behebung eines plötzlichen Totalausfalls – das Kostenverhältnis liegt oft bei 1:5 oder sogar höher.
• Sicherheit und Werterhalt: Sie tragen die direkte Verantwortung für die Sicherheit Ihrer Mieter:innen. Funktionierende Rauchmelder, geprüfte Aufzüge und sichere elektrische Anlagen sind kein Luxus, sondern eine Grundvoraussetzung. Gleichzeitig sichert eine lückenlos dokumentierte Wartungshistorie die langfristige Werterhaltung von Immobilien und ist ein entscheidendes Qualitätsmerkmal.

Die Fairwalter-Lösung: Von der Excel-Liste zur automatisierten Kontrolle

Der Abschied von fehleranfälligen manuellen Listen und unübersichtlichen Kalendereinträgen ist der erste Schritt zur Professionalisierung Ihres Wartungsmanagements. Unsere Immobiliensoftware für Verwalter:innen bietet Ihnen mit dem integrierten Aufgaben- und Prozessmanagement eine zentrale Kommandozentrale für sämtliche Wartungsaktivitäten. Anstatt Termine manuell nachzuverfolgen, definieren Sie für das betroffene Bauteil eine Aufgabe, damit alles nachvollziehbar und transparent ist.

Schritt 1: Wiederkehrenden Wartungstermin anlegen

Alles beginnt mit der Erstellung einer neuen Aufgabe in Fairwalter. Sie legen beispielsweise eine Aufgabe mit dem Titel «Jährliche Heizungswartung für Liegenschaft Musterstrasse 1» an und setzen ein Fälligkeitsdatum, zum Beispiel den 15. September. Jeder Termin muss manuell erfasst werden, ist dann aber zentral im System hinterlegt und geht nicht mehr in separaten Listen verloren. So stellen Sie sicher, dass Sie an alle wichtigen Fristen denken.

Schritt 2: Alle Termine im Blick – Das Wartungs-Dashboard

Ihr persönliches Dashboard in Fairwalter fungiert als Ihre Kommandozentrale. Hier sehen Sie auf einen Blick alle anstehenden, laufenden und – was am wichtigsten ist – überfälligen Termine. Überfällige Aufgaben werden visuell hervorgehoben, sodass Sie sofort erkennen, wo Handlungsbedarf besteht. Jeder Immobilienbewirtschafter hat so jederzeit die volle Übersicht über die fälligen Termine und kann rechtzeitig planen. Besonders für grössere Verwaltungen ist die Filterfunktion unerlässlich: Sie können die Ansicht nach Dringlichkeit, Liegenschaft, zuständiger Person oder Fälligkeitsdatum sortieren und behalten so auch bei Hunderten von Aufgaben die volle Kontrolle.

Schritt 3: Aufgabe einem Dienstleister oder Mitarbeiter zuweisen

Eine in Fairwalter erstellte Aufgabe können Sie direkt einem internen Mitarbeitenden zuweisen. Handelt es sich um einen Schaden, der einen externen Partner erfordert, wird dieser dem entsprechenden Handwerker oder Hauswart zugewiesen. Alle Kontakte sind zentral erfasst und pro Liegenschaft zugeordnet, sodass die Zuständigkeit jederzeit klar definiert ist.

Schritt 4: Wartung als erledigt markieren und revisionssicher dokumentieren

Nachdem der Dienstleister die Wartung durchgeführt und Ihnen die dazugehörige Kreditorenrechnung zugestellt hat, schliessen Sie den Prozess mit einem Klick ab: Sie markieren die Aufgabe als «erledigt». Dieser einfache Klick ist rechtlich von enormer Bedeutung. Die Erledigung wird permanent und unveränderbar mit einem Zeitstempel und dem Namen des oder der ausführenden Benutzer:in im System protokolliert. Diese digitale Spur dient im Schadensfall als lückenloser Nachweis Ihrer erfüllten Sorgfaltspflicht. Optional können Sie das Wartungsprotokoll in der Immobilienbuchhaltung mit Fairwalter bei der entsprechenden Rechnung hinterlegen.

Praxisbeispiele: Gesetzliche Fristen und Intervalle sicher im Griff

Jede technische Anlage hat ihre eigenen, oft gesetzlich vorgeschriebenen Wartungsintervalle. Fairwalter hilft Ihnen, den Überblick zu behalten und keine Frist mehr zu versäumen.

Profi-Tipp: Denken Sie an die unsichtbaren Risiken

Neben den offensichtlichen Anlagen gibt es kritische, aber oft übersehene Wartungsaufgaben. Ein klassisches Beispiel ist die periodische Spülung von Bodenabläufen in Tiefgaragen oder die Reinigung von Sickerleitungen. Ein verstopfter Ablauf kann nach einem Starkregen zu massiven Überschwemmungen und teuren Folgeschäden führen. Legen Sie auch für solche «kleinen» Aufgaben wiederkehrende Termine in Fairwalter an – der Aufwand ist minimal, der Schutz vor hohen Kosten jedoch enorm.

Fazit: Ein kleines Feature mit grosser Wirkung für Ihre Sorgfaltspflicht

Die systematische Planung, Durchführung und Dokumentation von Wartungsarbeiten ist eine der zentralen Säulen einer professionellen Immobilienbewirtschaftung. Mit Fairwalter verwandeln Sie diese komplexe Pflicht in einen einfachen und kontrollierten Prozess.

Die Kernvorteile für Sie zusammengefasst:

• Zuverlässigkeit & Rechtssicherheit: Sie verpassen keine Frist mehr und können Ihre Sorgfaltspflicht im Ernstfall lückenlos nachweisen.
• Werterhalt & Kostenkontrolle: Sie sichern Garantieansprüche, vermeiden teure Notfallreparaturen und erhalten den Wert Ihrer Immobilien.
• Effizienz & Transparenz: Sie automatisieren wiederkehrende Aufgaben und definieren klare Zuständigkeiten. Durch die nahtlose Verknüpfung mit dem Kreditorenworkflow können Sie die Rechnung des Dienstleisters direkt mit der erledigten Aufgabe verbinden. So stellen Sie sicher, dass ein Prozess erst dann abgeschlossen ist, wenn die Leistung erbracht, dokumentiert und bezahlt wurde.
• Reporting: Alle Schäden können jederzeit in einem Report ausgewertet werden. Zudem gibt es pro Schaden eine Schadensübersicht, welche zum Beispiel auch als Auftrag an einen Handwerker gesendet werden kann.

Die Aufgabenverwaltung in Fairwalter ist mehr als nur eine To-do-Liste. Sie ist Ihr digitales Sicherheitssystem, das Ihren professionellen Ruf und den Wert Ihrer Immobilien schützt.

Sind Sie bereit, Ihr Wartungsmanagement zu professionalisieren und rechtlich abzusichern? Testen Sie Fairwalter jetzt 14 Tage lang kostenlos oder kontaktieren Sie unser Team für eine persönliche Beratung. Wir helfen Ihnen gerne weiter.