Die Wohnungsübergabe – ein kritischer Moment im Lebenszyklus einer Immobilie, der oft mit Stress, Papierbergen und potenziellen Unstimmigkeiten verbunden ist. Gerade für professionelle Immobilienverwaltungen und Gesellschaften, die eine Vielzahl von Einheiten betreuen, kann der administrative Aufwand erheblich sein. Doch was wäre, wenn Sie diesen Prozess nicht nur vereinfachen, sondern auch effizienter, transparenter und rechtssicherer gestalten könnten? Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie mit dem digitalen Übergabeprotokoll von Fairwalter genau das erreichen. Entdecken Sie Schritt für Schritt, wie Sie dem Papierchaos ein Ende setzen und Ihre Immobilienverwaltung effizienter machen.
Viele Immobilienverwalter:innen und Eigentümer:innen kennen die Herausforderungen, die ein traditionelles, papierbasiertes Übergabeprotokoll mit sich bringt. Diese Methode ist nicht nur zeitaufwendig, sondern birgt auch zahlreiche Tücken, die insbesondere bei der Verwaltung grosser Portfolios zu erheblichen Problemen führen können:
Diese Nachteile summieren sich und führen zu Ineffizienz, Frustration und potenziellen finanziellen Verlusten – Probleme, die eine moderne digitale Immobilienverwaltung nicht mehr hinnehmen muss.
Fairwalter bietet mit seiner spezialisierten Wohnungsabnahme App eine durchdachte und praxisorientierte Lösung, um den gesamten Prozess der Wohnungsübergabe zu digitalisieren und zu optimieren. Die App ist ein integraler Bestandteil der umfassenden Fairwalter Software für die Immobilienbewirtschaftung.
Die Fairwalter Abnahme App ermöglicht es Ihnen, Übergabeprotokolle direkt vor Ort auf Ihrem mobilen Endgerät zu erstellen - intuitiv, vollständig und rechtssicher. Zu den Kernfunktionen gehören die systematische Erfassung des Objektzustands, die detaillierte Dokumentation von Mängeln inklusive Fotos, die Aufnahme von Zählerständen, die Verwaltung von Schlüsseln und die digitale Unterschrift aller Parteien.
Ein grosser Vorteil ist die Mobilität: Die App funktioniert auf Tablets und Smartphones und ist für die gängigen Betriebssysteme iOS, Android und Windows verfügbar. Besonders praktisch für Übergaben in Neubauten, Kellern oder Tiefgaragen: Die Offline-Fähigkeit stellt sicher, dass Sie auch ohne aktive Internetverbindung alle Daten erfassen können. Sobald wieder eine Verbindung besteht, werden die Informationen automatisch synchronisiert.
Ein besonderer Effizienzvorteil für grosse Verwaltungen: Steht eine Wohnung nach einem oder mehreren Jahren erneut zur Übergabe an, kann das vorherige digitale Protokoll als Grundlage wiederverwendet werden. Alle erfassten Bauteile und bereits bekannte Mängel dienen als Basis, was den Prozess bei wiederkehrenden Übergaben desselben Objekts erheblich beschleunigt.
Alle in der App erfassten Daten und das fertige Protokoll werden nahtlos mit der Hauptanwendung von Fairwalter synchronisiert und dort zentral und sicher archiviert. Dies gewährleistet einen durchgängigen digitalen Workflow und eine stets aktuelle Datenbasis für Ihre Immobilienverwaltung. Erfahren Sie mehr über die spezifischen Funktionen der Fairwalter Abnahme App.
Die Fairwalter Abnahme App ist darauf ausgelegt, Sie intuitiv und sicher durch den gesamten Prozess der Wohnungsübergabe zu führen. Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt Ihnen, wie einfach die Erstellung eines digitalen Übergabeprotokolls ist.
Für weiterführende Informationen, worauf bei einer Wohnungsübergabe generell zu achten ist, empfehlen wir Ihnen auch unseren Blogbeitrag: Worauf Vermieter:innen bei der Wohnungsübergabe achten sollten.
Bevor Sie mit der eigentlichen Abnahme beginnen, stellen Sie sicher, dass die entsprechenden Voraussetzungen im Fairwalter Hauptsystem erfüllt sind: Der Mietereinzug oder -auszug muss abgeschlossen und der oder die verantwortliche Benutzer:in dem entsprechenden Mandat zugewiesen sein.
Starten Sie die Fairwalter Abnahme App auf Ihrem Tablet oder Smartphone. Im Dashboard der App finden Sie unter dem Reiter «Neu» alle anstehenden Abnahmen, die zur Bearbeitung bereitstehen. Wählen Sie die gewünschte Übergabe aus, um den Prozess zu starten.
Im nächsten Schritt konfigurieren Sie die grundlegenden Parameter des Übergabeprotokolls:
Die App führt Sie nun systematisch durch alle Räume und deren zugehörige Bauteile (z.B. Wände, Böden, Fenster, Türen, sanitäre Anlagen). Für jedes Bauteil bewerten Sie den Zustand mithilfe eines intuitiven Ampelsystems:
Um Zeit zu sparen, bietet die App die Möglichkeit, einen Zustand pauschal für alle Bauteile eines Raumes zu übernehmen, falls dies zutrifft.
Wird ein Bauteil mit «Rot» (übermässige Abnutzung) bewertet, öffnet sich die Detailerfassung für den Mangel:
Dieser Prozess ist nahtlos in das Fairwalter-Ökosystem integriert. Alle erfassten Mängel, inklusive Fotos und Kommentare, werden automatisch mit der Hauptsoftware synchronisiert. Dies ermöglicht eine durchgängige, digitale Prozesskette.
Die korrekte Erfassung der Zählerstände (z.B. für Wasser, Strom, Gas, Heizung) ist ein unverzichtbarer Bestandteil jedes Übergabeprotokolls, um eine genaue Nebenkostenabrechnung zu ermöglichen. Tragen Sie die abgelesenen Werte in die dafür erstellten Bauteile/Felder ein.
Empfehlung: Nutzen Sie die allgemeine Fotofunktion der App, um zusätzlich zu den eingetragenen Werten auch immer einen Fotobeweis der Zählerstände zu erstellen. Ein Bild des Zählers mit dem ablesbaren Stand erhöht die Beweissicherheit erheblich.
Auch die Schlüsselübergabe wird in der Fairwalter App lückenlos dokumentiert. Überprüfen und erfassen Sie die Anzahl und Art aller übergebenen beziehungsweise zurückgegebenen Schlüssel (z.B. Wohnungs-, Keller-, Briefkastenschlüssel). Sollten Schlüssel fehlen, können Sie hier ebenfalls einen entsprechenden Kostenanteil für den Ersatz festhalten.
Bevor das Übergabeprotokoll abgeschlossen wird, gehen Sie in der «Zusammenfassung» nochmals alle erfassten Daten sorgfältig durch. Besprechen Sie insbesondere die rot markierten Punkte (Mängel) mit dem oder der Mieter:in, um Transparenz zu schaffen und mögliche Unklarheiten direkt vor Ort zu klären.
Anschliessend erfolgt die digitale Unterschrift durch alle anwesenden Parteien (z.B. ausziehende:r Mieter:in, einziehende:r Mieter:in, Verwalter:in) direkt auf dem Bildschirm des Tablets oder Smartphones.
Wichtiger Hinweis: Sobald Sie auf «Unterschriften» klicken, werden die Inhalte des Protokolls gesperrt (erkennbar an Schlosssymbolen). Ein nachträgliches Entsperren und Ändern von Inhalten macht die bereits geleisteten Unterschriften ungültig und der Unterschriftenprozess muss wiederholt werden.
Nachdem alle Parteien digital unterschrieben haben, kümmert sich die Fairwalter App um den Rest:
Damit ist der Prozess der Wohnungsübergabe vollständig automatisiert abgeschlossen – effizient, digital und nachvollziehbar.
Die Nutzung des digitalen Übergabeprotokolls mit Fairwalter bietet eine Fülle von Vorteilen, die sich gerade für Immobilienverwaltungen mit umfangreichen Portfolios schnell bezahlt machen:
«Unsere Philosophie bei Fairwalter ist ‹Plug and Play›. Die Abnahme-App ist extrem intuitiv und kann von jeder Mitarbeiterin und jedem Mitarbeiter selbstständig bedient werden - man wird Schritt für Schritt durchgeführt.»
Samuel Baumgartner, Fairwalter AG
Das digitale Übergabeprotokoll mit Fairwalter revolutioniert einen der traditionell aufwendigsten Prozesse in der Immobilienbewirtschaftung. Die intuitive Fairwalter Abnahme App macht Schluss mit unleserlichen handschriftlichen Notizen, unauffindbaren Fotos und zeitraubender Nachbearbeitung. Stattdessen profitieren Sie von einem standardisierten, effizienten und rechtssicheren Verfahren, das Ihnen hilft, Zeit und Kosten zu sparen und gleichzeitig die Zufriedenheit Ihrer Mieter:innen und die Professionalität Ihrer Verwaltung zu steigern.
Die digitale Erfassung und zentrale Archivierung des Übergabeprotokolls fügt sich nahtlos in eine moderne, auf digitale Immobilienverwaltung ausgerichtete Strategie ein. Es ist ein weiterer wichtiger Baustein, um Ihre Prozesse zu optimieren und Ihr Unternehmen zukunftssicher aufzustellen. Entdecken Sie die Möglichkeiten auf www.fairwalter.com.
Sind Sie bereit, Ihre Wohnungsübergaben auf das nächste Level zu heben und die Vorteile der Digitalisierung voll auszuschöpfen?
Wir freuen uns darauf, Sie auf dem Weg zu einer effizienteren und stressfreieren Immobilienbewirtschaftung zu begleiten.