Das Abnahmeprotokoll – eines der wichtigsten Dokumente in der Immobilienbranche

Das Abnahmeprotokoll ist ohne Frage eines der wichtigsten Dokumente in der gesamten Immobilienbranche. Es wird bei der Übergabe und Abnahme von Wohnungen, Häusern und beim Abschluss von Handwerksarbeiten genutzt. Das Abnahmeprotokoll soll gewährleisten, dass beide Parteien sich mit dem Zustand der Immobilie zum Abgabetermin einverstanden erklären.

Was ist das Abnahmeprotokoll? Ein Abnahmeprotokoll ist eine schriftliche Bestätigung, dass Mieter:innen und Vermieter:innen die Wohnungsübergabe gemeinsam und sachgemäss protokolliert haben. Das Dokument kann bei der Übergabe von Häusern und Wohnungen genutzt und sollte jeweils am Anfang und am Ende des Mietvertrags angefertigt werden. In dem Abnahmeprotokoll sollten alle Schäden aufgenommen werden, sowie die Zählerstände von Gas, Wasser und Elektrizität.

Da in der Schweiz Immobilien in der Regel spätestens am letzten Tag des Mietvertrags übergeben werden müssen, ist das Abnahmeprotokoll ein wichtiges Dokument, das die Erfüllung der Vertragsbedingungen bestätigt. Was in einem Abnahmeprotokoll stehen muss und welche Rechte sich daraus ergeben, möchten wir in dem folgenden Text näher erklären.

Was ist der Unterschied zwischen Abnahme- und Übergabeprotokoll?

Die Begriffe Abnahme und Übergabe können leicht verwechselt werden. Rechtlich wird von einer Abnahme gesprochen, wenn ein Werkvertrag beendet wird. Das heisst zum Beispiel, wenn ein:e Handwerker:in eine vertraglich vereinbarte Arbeit übergibt und diese von dem oder der Auftraggeber:in abgenommen wird. Mit dem Abnahmeprotokoll wird dann der Kaufgegenstand oder die Leistung des oder der Handwerker:in abgenommen.

In Verbindung mit Mietverträgen wird auch der Begriff Übergabe verwendet, bei dem Kauf von Immobilien jedoch meistens von der Abnahme gesprochen. Grundsätzlich kann aber bei beiden Fällen ein Übergabe- oder Abnahmeprotokoll verwendet werden. Bei Mietverträgen wird auch meistens bei Beginn und Beendigung der Mietverhältnisse ein Abnahmeprotokoll verwendet.

Was sind die Rechte und Pflichten des Vermieters oder der Vermieterin bei der Wohnungsabnahme?

Durch einen Mietvertrag entstehen für den oder die Mieter:in Pflichten, die bei der Übergabe beachtet werden müssen. Im Mietrecht werden folgende Pflichten festgelegt:

• Die Mieter:innen müssen die Immobilie in dem Zustand übergeben, der sich aus einem vertragsmässigen Gebrauch ergibt (Artikel 267 OR, Absatz 1).
• Vermieter:innen müssen bei der Übergabe der Immobilie dessen Zustand prüfen und Mängel sofort melden (Artikel 267a OR, Absatz 2).
• Werden Mängel nicht sofort gemeldet, verlieren die Mieter den Anspruch auf eine Entschädigung, ausser wenn diese bei einer ordnungsgemässen Untersuchung nicht erkannt werden konnte (Artikel 267a OR, Absatz 2).
• Entdecken Hauseigentümer Mängel, die bei einer ordnungsmässigen Überprüfung nicht erkannt werden konnten, müssen diese sofort gemeldet werden (Artikel 267a OR, Absatz 3).

Zu den Pflichten des Mieters oder der Mieterin gehört es, die Immobilie in einem gründlich gereinigten Zustand zu übergeben. Alle in der Mietzeit auftretenden Verunreinigungen, wie zum Beispiel Kalkablagerungen im Bad oder Fettrückstände an der Dunstabzugshaube, müssen von dem oder der Mieter:in beseitigt werden.

Für welche Schäden müssen Mieter aufkommen?

Nach dem allgemeinen Mietrecht müssen Mieter:innen für folgenden Schäden aufkommen:

Übermässige Abnutzung

In der Regel müssen Mieter nur haften, wenn eine übermässige Abnutzung während der Mietzeit entstanden ist. Treten solche Schäden auf, muss der oder die Mieter:in auch nicht für den gesamten Schaden haften, sondern nur für die extreme Abnutzung. Der Unterschied zwischen normaler und übermässiger Abnutzung ist nicht immer leicht erkennbar und kann unter Umständen den Einsatz eines Spezialisten erfordern, wenn dies finanziell sinnvoll erscheint.

Grössere Beschädigungen

Werden grössere Beschädigungen festgestellt, so haften Mieter:innen dafür. Diese Schäden sollten eigentlich vor der Übergabe gemeldet werden, sodass Fachpersonal dessen Beseitigung vornehmen kann und die Kosten bei der Übergabe der Immobilie feststehen.

Kleinreparaturen

Unter kleinen Reparaturen bzw. dem «kleinen Unterhalt» versteht man Reparaturen, die kein Fachwissen benötigen und von einem Durchschnittsbürger selbst vorgenommen werden können. Dies kann unter anderem die Reinigung von verstopften Rohrleitungen, den Austausch von Glühbirnen oder das Festdrehen von Schrauben umfassen. Dies beinhaltet auch den Ersatz von verschleissten Kleinteilen im Wert von bis zu CHF 150 wie Schläuchen, Abdichtungen, Glühbirnen und Kochzubehör, um nur einige Beispiele zu nennen. Sollten diese kleinen Reparaturen bei der Übergabe nicht umgesetzt sein, können diese von dem oder der Vermieter:in in Rechnung gestellt werden. (Art. 259 OR)

Was muss in einem Abnahmeprotokoll stehen?

Im Prinzip kann ein Abnahmeprotokoll formlos erstellt werden. Wir raten Ihnen aber, unsere Checkliste Mieterwechsel und Checkliste Wohnungsübergabe dafür zu nutzen, die eine schnelle und komplette Abnahme ermöglichen.

Grundsätzlich sollten folgende Angaben in einem Abnahmeprotokoll aufgenommen werden:

• Name des Vermieters oder der Vermieterin
• Name des Mieters oder der Mieterin
• Adresse des betreffenden Objekts
• Datum und Uhrzeit
• Bei der Übergabe anwesende Personen
• Kurzbeschreibung der Mängel
• Wer die Kosten trägt und wie hoch sie sind
• Bis wann die Mängel behoben werden (wenn der oder die Mieter:in sie übernimmt)
• Unterschrift der Beteiligten

Wer unterschreibt das Abnahmeprotokoll?

Das Abnahmeprotokoll muss von dem oder der Mieter:in und dem oder der Vermieter:in unterschrieben werden. Es ist nur rechtsgültig, wenn dieses von beiden oder einem offiziellen Vertreter unterschrieben wurde. Der oder die Mieter:in hat das Recht, das Protokoll eingehend zu studieren, bevor er oder sie sich für oder gegen eine Unterschrift entscheidet. Sollten Unstimmigkeiten auftreten, können Vorbehalte in dem Protokoll aufgenommen werden. Es sollte dann genau festgelegt werden, mit welchen Punkten sich der oder die Mieter:in bzw. Vermieter:in nicht einverstanden erklären.

Generell gilt ein unterschriebenes Abnahmeprotokoll als Schuldeingeständnis. Mit dem Dokument verpflichten sich Vermieter:in oder Mieter:in eventuelle Reparaturen am Haus vorzunehmen. Wenn sich eine Partei nicht mit dem Abnahmeprotokoll einverstanden erklärt und es nicht unterzeichnet, kann dies im Protokoll aufgenommen werden und alle anwesenden Zeugen dies mit ihrer Unterschrift bestätigen.

Wie verbindlich ist ein Abnahmeprotokoll für Vermieter:innen?

Das Abnahmeprotokoll ist ein verbindliches Dokument, wenn eine Immobilie übergeben wird. Dabei spielt es keine Rolle, ob der oder die Mieter:in die Wohnung oder das Haus übernimmt oder an den oder die Vermieter:in zurückgibt. Mit dem Übergabeprotokoll werden die Schäden festgestellt, die zu diesem Zeitpunkt existieren und wer in welchem Zeitraum für die Behebung dieser Schäden verantwortlich ist. Sobald beide Parteien das Übergabeprotokoll unterschrieben haben, ist es rechtsgültig und bindend. Sollten nachher noch Schäden auftreten, kann der oder die Vermieter:in sie nicht reklamieren, solange sie bei einer ordnungsgemässen Überprüfung hätten gefunden werden müssen.

Genauso ist der oder die Mieter:in nicht verpflichtet, das Abnahmeprotokoll zu unterschreiben, wenn er oder sie sich nicht mit den Angaben einverstanden erklärt. In dem Moment, in dem er oder sie das Übergabeprotokoll unterschreibt, übernimmt er oder sie auch die Verantwortung für die Beseitigung der aufgetretenen Schäden.

Basis für das Abnahmeprotokoll ist immer der Mietvertrag. In diesem sollten alle wichtigen Punkte aufgenommen werden, wie zum Beispiel die Übernahme von Einrichtungsgegenständen. In dem Mietvertrag erklären sich beide Parteien mit den Konditionen einverstanden, die auch bei der Abnahme der Immobilie wichtig sein können. Dazu gehört der Zustand der Immobilie zum Vertragsbeginn und -ende. Auch wenn das Abnahmeprotokoll nicht von beiden Parteien unterschrieben wird, gilt der Mietvertrag als verbindliche, rechtliche Grundlage.

Worauf müssen Vermieter:innen bei der Wohnungsübergabe achten?

Grundsätzlich müssen beide Parteien bei der Abnahme einer Immobilie anwesend sein. Der oder die Vermieter:in sollte darauf achten, dass ihm oder ihr alle Schlüssel übergeben werden und das Übergabeprotokoll vom Einzug vorliegt. Mit dem Übergabeprotokoll können Mängel ausgeschlossen werden, die schon bei der Wohnungsübergabe vorhanden waren. Ausserdem sollte der Mietvertrag vorliegen, der als Basis für die Wohnungsübergabe und das Abnahmeprotokoll dient.

Um ein Abnahmeprotokoll anfertigen zu können, sollte der oder die Vermieter:in darauf achten, dass sich die Wohnung in einem vollständig geräumten Zustand befindet und – je nach Vereinbarung – besenrein oder gründlich gereinigt übergeben werden kann. Aus diesem Grund sollte eine Übergabe auch immer nur bei Tageslicht vorgenommen werden, damit alle Mängel erkannt werden können.

Im Abnahmeprotokoll sollten alle aktuellen Zählerstände notiert werden, um eine genaue Abrechnung zu ermöglichen. Bei der Übergabe sollten alle Abnutzungserscheinungen, die über die normale Nutzung hinaus gehen, behoben sein.

Sind all diese Voraussetzungen für eine Abnahme der Immobilie gegeben, kann eine Überprüfung beider Parteien durch einen Rundgang mit gründlicher Kontrolle stattfinden. Alle Mängel werden dann in dem Abnahmeprotokoll schriftlich festgehalten. Zusätzlich sollten noch Fotos oder Videos gemacht werden. Nachdem alle Mängel festgestellt wurden, können beide Parteien über die Behebung der Probleme diskutieren. Die Kostenhöhe oder der Zeitpunkt kann dann für die Behebung festgelegt und im Abnahmeprotokoll aufgenommen werden.

Wer trägt die Kosten für eventuelle Schäden?

Im Abnahmeprotokoll sollte genau festgelegt werden, wer für die Schäden verantwortlich ist, die bei einem gemeinschaftlichen Rundgang gefunden wurden. Grundsätzlich müssen die Mieter:innen die Immobilie in dem Zustand zurückgeben, in dem sie ihnen übergeben wurde. Von dem oder der Vermieter:in können zwar kleinere Abnutzungserscheinungen toleriert werden, grössere sollten aber auf alle Fälle im Abnahmeprotokoll festgehalten werden.

Es ist dann wichtig, festzuhalten, wer die Kosten zur Beseitigung der Mängel übernimmt. Dabei muss der oder die Mieter:in nicht unbedingt den gesamten Anteil der Kosten übernehmen. Es kann auch eine prozentuale Beteiligung festgelegt werden. Diese Vereinbarung sollte in dem Abnahmeprotokoll enthalten sein, damit die Mängel schnell vor dem Beginn des nächsten Mietverhältnisses behoben werden können.

Bei der Festlegung der Kosten können unter Umständen Meinungsverschiedenheiten auftreten. Daher ist es auch möglich festzuhalten, dass sich die Parteien nicht über die Kostenübernahme einig geworden sind. Da der Vermieter das Recht hat, die Kaution so lange zurückzuhalten, bis die Schäden behoben und bezahlt wurden, gilt das Abnahmeprotokoll nur als rechtliche Absicherung. Sollten Konflikte entstehen, kann der oder die Vermieter:in zu jeder Zeit einen rechtlichen Beistand aufsuchen, der auf Basis des Abnahmeprotokolls seine oder ihre Rechte vertritt.

Allgemein wird dazu geraten, dass Vermieter:innen den Weg des geringsten Widerstands suchen sollten. In den meisten Fällen ist es günstiger, die Mängel selbst zu beheben, als einen Rechtsstreit mit dem oder der Mieter:in zu beginnen. Trotzdem ist das Abnahmeprotokoll eines der wichtigsten Dokumente, wenn Probleme in einem Mietverhältnis auftreten. Es dient dazu, den Zustand der Immobilie in dem Moment genau festzuhalten, indem sie übergeben oder wieder an den oder die Vermieter:in zurückgegeben wurde. Achten Sie also darauf, dass Sie das Abnahmeprotokoll gewissenhaft ausfüllen, sodass keine Probleme bei der Übergabe der Immobilie entstehen können.

Fazit – Abnahmeprotokoll

Die Abnahme einer Wohnung oder eines Hauses sollte schon vor dem Vertragsabschluss oder spätestens bei der Übergabe geklärt werden. Die Mieterin oder der Mieter sollten schon lange vor der Wohnungsübergabe über den Zustand informiert werden, in dem die Wohnung übergeben werden sollte. So können Missverstände schon im Vorfeld ausgeräumt werden und die Wohnungsübergabe ohne jegliche Probleme ablaufen. Dafür sollte eine Checkliste verwendet werden, die Sie hier bei Fairwalter herunterladen können.

Sollten bei der Wohnungsübergabe doch Schäden festgestellt werden, kann sich über die Beseitigung oder die dadurch entstehenden Kosten in Ruhe unterhalten werden. Die Einigung kann dann schriftlich festgehalten werden, um spätere Missverständnisse auszuschliessen. Sollte keine Einigung erzielt werden, können Spezialisten hinzugezogen werden, die die Schäden unabhängig begutachten. Auch wenn solche Situationen vermieden werden sollten, kann dies bei grösseren Schäden unter Umständen notwendig werden.