ERP Software-Evaluation: Wie finde ich die richtige Immosoftware?

Sie sollten die Wahl einer Lösung für Enterprise Resource Planning (ERP) gut durchdenken, da Sie als Immobilienverwalter:in mit Ihrer Entscheidung eine bedeutsame Weichenstellung für Ihr Unternehmen vornehmen. Erfahren Sie, wie Sie am besten vorgehen können, um mit einer angepassten Immosoftware effiziente Wertschöpfungsprozesse und die Kontrolle der Abläufe für Ihre Immobilien zu optimieren.

Wie finde ich die richtige Immosoftware für ein ERP? Am besten finden Sie die richtige Immosoftware, indem Sie sich mit den verschiedenen Merkmalen einer solchen Software (z.B. Funktionen, Technologien, Preis-Leistungs-Verhältnis) vertraut machen und das Angebot nach Ihren Anforderungen als Immobilienbewirtschafter:in bewerten.

Im Folgenden erfahren Sie, wofür Sie ein ERP-System verwenden können und wie Sie bei der Auswahl der richtigen Immobilien Management Software Schritt für Schritt vorgehen können.

Wozu brauchen Sie ein ERP-System?

Ein ERP-System hilft Ihnen dabei, alle verfügbaren Ressourcen, die Sie als Immobilienbewirtschafter:in haben, so effizient wie möglich zu nutzen. Dazu müssen sie auf die vorhandenen Prozesse verteilt werden, sodass es nicht zu Engpässen in der Versorgung kommt und keine Ressourcen verschwendet werden. Unter Ressourcen versteht man alles, was Ihnen als Unternehmer:in zur Verfügung steht:

• Immobilien
• Personal (z.B. Hausverwalter)
• finanzielle Mittel
• evtl. Arbeitsmaterialien, Werkzeuge und Lagerbestände

Eine ERP-Software ist normalerweise aus mehreren Modulen aufgebaut. Diese Module decken jeweils bestimmte Aufgabenbereiche in Ihrem Unternehmen ab, wie zum Beispiel Finanzen und Personalmanagement.

Um die Prozesse effizienter zu gestalten, bietet eine ERP-Software die Möglichkeit, alle Prozesse digital abzubilden. Dazu werden die Daten in einer zentralen Datenbank gespeichert. Auf diese Weise können Sie die Prozesse für Ihre Immobilienbewirtschaftung vereinfachen, Verzögerungen vermeiden und Ressourcen sparen.

So finden Sie die richtige Immosoftware für die Verwaltung Ihrer Immobilien

Damit Sie alle wichtigen Prozesse für Ihre Immobilien erfolgreich abwickeln können, sollten Sie ein geeignetes ERP-System auswählen. Stellen Sie sich dazu einmal vor, dass Sie einen bunten Blumenstrauss zusammenstellen möchten. Abhängig vom Anlass und Ziel müssen Sie aus einer Vielfalt an Sorten und Arten und verschiedenen Merkmalen die richtige Mischung finden. So können Sie den Blumenstrauss anpassen und ein einzigartiges Ergebnis erzielen.

Es ist wichtig, dass Sie sich bei der Auswahl des ERP-Systems ausreichend Zeit nehmen. Machen Sie sich mit den verschiedenen Merkmalen vertraut und bewerten Sie das Angebot nach Ihren Anforderungen. Dann können Sie sicher sein, dass Sie das bestmögliche ERP-System für die Verwaltung und Bewirtschaftung Ihrer Immobilien auswählen. Die ERP-Systeme unterscheiden sich grundsätzlich in folgenden Merkmalen:

• Branche (Ist das ERP-System auf die Immobilienbranche ausgerichtet?)
• Skalierung auf unterschiedliche Unternehmensgrössen (z.B. die Anzahl 
  der Benutzer, verschiedene Standorte der Immobilien)
• Umfang der Funktionen (z.B. automatische Preisermittlung)
• Erfüllung der Anforderungen der Nutzer:innen (z.B.
• Benutzerfreundlichkeit, Sprache)
• Einsatz von Technologien (z.B. Datenbanken, Betriebssysteme)
• Preis-Leistungs-Verhältnis

Im Folgenden erfahren Sie im Detail, wie Sie Schritt für Schritt vorgehen können, damit Sie bei Ihrer Auswahl alle wichtigen Punkte einbeziehen.

Unsere Empfehlung: Um eine ERP-Software zu finden, die alle Ihre Anforderungen erfüllt, empfiehlt es sich, eine Checkliste zu erstellen. Wir von Fairwalter bieten Ihnen eine vorgefertigte Checkliste kostenlos auf unserer Internetseite an.

Schritt 1: Werden Ihre bestehenden und geplanten Prozesse unterstützt?

Die Funktionalität Ihrer neuen ERP-Software ist von grösster Bedeutung. Daher ist es wichtig, dass Sie Ihre Prozesse analysieren, um zu überprüfen, welche davon mit der Immosoftware abgebildet werden können. Dabei müssen Sie bedenken, ob die Software für die Immobilienbranche ausgelegt ist (Denken Sie auch an zukünftige Anforderungen für Ihre Immobilienbewirtschaftung).

Bei der ERP-Auswahl ist es wichtig, dass Sie sich anschauen, welche Branchenerfahrung die unterschiedlichen Anbieter:innen vorweisen können. Wichtige Fragen, die Sie stellen sollten, sind:

• Funktioniert die Software bereits erfolgreich für andere Immobilienbewirtschafter:innen?
• Liegen Berichte von Anwender:innen und Testimonials vor, die den erfolgreichen Einsatz glaubhaft machen?

Wenn Sie sich unsicher sind, sollten Sie bei der ERP-Auswahl eine Beratung in Anspruch nehmen und eventuell diese Fragen stellen.

Schritt 2: Welche funktionalen Anforderungen haben Sie?

Damit Sie bei der Investition in ein neues ERP-System keine böse Überraschung erleben, ist es wichtig, den Total Cost of Change (TCC) über die gesamte Laufzeit der Investition zu ermitteln. Denn neben den Einstiegskosten können noch weitere Kosten auf Sie zukommen, z.B. wenn das ERP-System über die Laufzeit angepasst werden muss, weil sich Abläufe verändern. Folgende Kosten können auftreten:

• die langfristigen Betriebs- und Wartungskosten
• Kosten für das Veränderungsmanagement
• Kosten für die Implementierung
• zukünftige Schulungskosten

Bei der ERP-Software-Auswahl sollten Sie daher die Kosten des Anbieters aufmerksam prüfen. Was erwerben Sie mit einer ERP-Lizenz? Welche Funktionen sind darin enthalten?

Beachten Sie: Eine modulare Lösung ist nicht immer kostengünstiger. Oft werden die Folgekosten nicht offen gelegt und wenn sich später Änderungen oder neue Optimierungswünsche ergeben, müssen Sie dafür zusätzlich bezahlen.

Achten Sie daher bei der ERP-Software-Auswahl darauf, dass die Kosten transparent dargestellt werden, um nicht in eine Kostenfalle zu geraten. Nur so können Sie den Total Cost of Change über die gesamte Laufzeit der Investition richtig einschätzen.

Schritt 3: Welche nicht-funktionalen Anforderungen haben Sie?

Bei der Auswahl einer ERP-Software sind nicht-funktionale Kriterien ebenfalls wichtig. Diese Kriterien beschreiben die Anforderungen an die «Qualität» der Immobiliensoftware.

Werden beispielsweise steuerrelevante Daten und Belege eingebunden? Aufgrund ständiger Veränderungen durch neue Gesetze und Harmonisierung von Rechtsbestimmungen ist es besonders in der Immobilienbranche wichtig, dass Anbieter:innen ihre Software kontinuierlich weiterentwickeln. So bleiben Sie immer auf dem Laufenden und können sicher sein, dass Ihre ERP-Software den aktuellen Standards entspricht.

Darüber hinaus sollte die Software Schnittstellen zu Mobilgeräten besitzen, damit Sie auch von unterwegs auf Geschäftsdaten zugreifen können. So wird die Aktualität der Daten erhöht.

Sie sollten bei der Auswahl eines ERP-Systems ebenfalls auf die Benutzerfreundlichkeit achten. Eine Software gilt als nutzerfreundlich, wenn sie einfach und intuitiv zu bedienen ist. Um den Grad der Benutzerfreundlichkeit beurteilen zu können, sollten Sie folgende Fragen beantworten:

• Können die Aufgaben durch das System effektiv gelöst werden?
• Ist die Benutzung des Systems effizient?
• Sind die Anwender:innen mit der Software zufrieden? Entsprechen die Ergebnisse ihren Erwartungen?

Diese Fragen können Ihnen eine klare Vorstellung davon geben, wie benutzerfreundlich das System ist.

Schritt 4: Wie sieht es mit der Zukunftssicherheit der Immosoftware aus?

Sie können sich darauf verlassen, dass die Einführung eines ERP-Systems eine der wichtigsten Weichenstellungen für Ihre Immobilienbewirtschaftung darstellt. Daher sollten Sie bei Ihrer Entscheidung auf eine langfristige Lösung achten. Investieren Sie in eine Software, die heute und auch in Zukunft tragfähig ist.

Dazu sollten Sie überprüfen, ob regelmässige Updates angeboten werden. Vergewissern Sie sich, dass die ERP-Architektur erweiterbar ist, um Ihnen die Möglichkeit zu geben, Drittsysteme zu implementieren. Zuletzt sollte auch der Software-Anbieter auf soliden Füssen stehen. Seit wann existiert das Unternehmen? Wieviele Mitarbeiter sind beschäftigt? Ist der Anbieter finanziell gut aufgestellt oder hat er einen starken Partner im Rücken? Ist der Anbieter unabhängig?

Schritt 5: Treffen Sie eine Entscheidung

Als Kleinunternehmer:in können Sie es sich einfach machen, indem Sie das System mit echten Unternehmensdaten testen. Auf diese Weise werden Sie ein klares Bild der Funktionalität der Software erhalten und Sie können sich sicher sein, dass die sehr individuellen Unternehmensabläufe und Anforderungen erfüllt werden.

Verfolgen Sie eine strukturierte und strategische Herangehensweise bei der Auswahl der Software. Spontane Entscheidungen unter Zeitdruck haben meist teure nachträgliche Anpassungen zur Folge.

Cloud- vs. On-Premise-Lösung

Sie als Immobilienverwalter:in möchten ein ERP-System einsetzen und fragen sich, ob die Cloud- oder die On-Premise-Variante die bessere Lösung ist?

On-Premise-ERP-Systeme werden lokal auf Ihrem Server installiert und anschließend von Ihnen verwaltet. Cloud-ERP-Systeme hingegen werden als Service bereitgestellt. Dies bedeutet, dass Anwendungen in der Cloud stattfinden, anstatt dass sie auf Ihren eigenen Servern installiert werden.

Der grösste Vorteil von Cloud-ERP-Systemen ist, dass sie extern gehostet werden und Sie sich keine Sorgen um die Sicherheit Ihrer Systeme machen müssen. Normalerweise erhalten Sie mit Cloud-ERP-Systemen überlegene Leistung und einen besseren Zugang. Ausserdem sind ihre Sicherheits-, Datenwiederherstellungs- und Backup-Verfahren wesentlich kostengünstiger als bei lokalen ERP-Lösungen.

Mehr Informationen dazu erhalten Sie in unserem Artikel «Cloud- vs. On-Premise-Lösung».

Das Wichtigste für Sie in Kürze

Damit Sie als Immobilienbewirtschafter:in alle wichtigen Prozesse für Ihre Immobilien erfolgreich abwickeln können und die verfügbaren Ressourcen so effizient wie möglich nutzen, sollten Sie eine geeignete Immobilienverwaltungssoftware bzw. ein ERP-System auswählen. Die ERP-Systeme unterscheiden sich grundsätzlich in folgenden Merkmalen:

• Branche
• Skalierung auf unterschiedliche Unternehmensgrössen
• Umfang der Funktionen
• Erfüllung der Anforderungen der Nutzer:innen
• Einsatz von Technologien
• Preis-Leistungs-Verhältnis

Dabei gehen Sie am besten Schritt für Schritt vor und nutzen dazu unsere Checkliste auf unserer Internetseite.

1. Unterstützt das ERP-System Ihre bestehenden und geplanten Prozesse? (Branchenerfahrung, Berichte von Anwender:innen)
2. Welche funktionalen Anforderungen haben Sie an das ERP-System? (Total Cost of Change)
3. Welche nicht-funktionalen Anforderungen haben Sie? (Einbindung steuerrelevanter Daten und Belege, Aktualisierung von Gesetzen und Rechtsbestimmungen, Schnittstellen für Mobilgeräte, Bedienerfreundlichkeit)
4. Garantiert das System Ihnen eine Sicherheit für die Zukunft? (regelmässige Updates, Erweiterungsmöglichkeiten der ERP-Architektur, zuverlässiger und finanziell gut aufgestellter Anbieter)
5. Treffen Sie eine Entscheidung ohne Zeitdruck. (Testen Sie das System mit echten Unternehmensdaten)

Stellen Sie sich auch die Frage, ob für Ihr Kleinunternehmen die Cloud oder die On-Premise-Variante die bessere Lösung ist.