Mieterwechsel ohne Stress - Fairwalter: Ihr zentrales Cockpit für die lückenlose Wohnungsübergabe

Der Mieterwechsel gehört zu den häufigsten und zugleich komplexesten Vorgängen im Alltag einer Immobilienverwaltung. Er ist zeitkritisch, involviert zahlreiche administrative Schritte und birgt ein hohes Fehlerpotenzial. Fairwalter bietet Ihnen ein digitales Werkzeug, das den gesamten Prozess des Mieterwechsels von der Kündigung bis zur finalen Abrechnung optimiert und als zentrales Cockpit dient. Dieser Beitrag zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Fairwalter Sie in jeder der acht Phasen des Mieterwechsels unterstützt und für einen lückenlosen, stressfreien Übergang sorgt.

Die 8 Phasen des Mieterwechsels

Ein erfolgreicher Mieterwechsel lässt sich in acht klar definierte Phasen unterteilen. Fairwalter begleitet Sie durch jeden einzelnen Schritt und stellt sicher, dass keine Information verloren geht und alle Aufgaben effizient erledigt werden.

Phase 1: Kündigung

Die korrekte Erfassung einer Kündigung legt das Fundament für einen reibungslosen Mieterwechsel. Fairwalter unterstützt Sie dabei durch:

• Dokumentenmanagement: Laden Sie Kündigungsschreiben direkt in Fairwalter hoch und verknüpfen Sie sie mit Liegenschaft und Mietvertrag. Der Kündigungsassistent vereinfacht die strukturierte Erfassung aller Daten. Details finden Sie im Help-Center-Artikel zum Thema Mietvertrag kündigen.
• Fristenprüfung: Bei der Erfassung berechnet Fairwalter automatisch das korrekte Kündigungsdatum basierend auf den Vertragsdaten und gesetzlichen Vorgaben.
• Kündigungsbestätigung: Generieren Sie Kündigungsbestätigungen und Merkblätter direkt aus anpassbaren Vorlagen. Der Assistent berücksichtigt auch verbundene Verträge (z.B. für Parkplätze).

Phase 2: Vorbereitung Neuvermietung

Nach der Kündigung müssen der Objektzustand geprüft und Massnahmen geplant werden. Fairwalter hilft durch:

• Objektdaten & Inventarverwaltung: Fairwalter ist Ihre zentrale Datenbank. Besonders wertvoll ist das digitale Übergabeprotokoll der letzten Wohnungsübergabe aus der Fairwalter Abnahme App, das eine präzise Grundlage für die Planung bietet.
• Aufgabenmanagement: Koordinieren Sie Reparaturen über das Aufgabenmanagement. Sie können Aufgaben erstellen, Verantwortlichkeiten zuweisen und Fristen setzen, um Leerstandszeiten zu minimieren. Mehr zur Vermietungsunterstützung finden Sie hier.

Phase 3: Vermarktung

Für eine schnelle Neuvermietung ist eine optimale und konsistente Präsentation unerlässlich. Fairwalter unterstützt Sie dabei, indem die Software als Ihre zentrale Datenquelle fungiert.

• Verlässliche Datenbasis für Ihre Inserate: Alle relevanten Objektdaten wie Grösse, Zimmeranzahl, Ausstattungsmerkmale, Fotos und der Mietzins sind zentral in Fairwalter gepflegt. Diese geprüften Informationen bilden die perfekte Grundlage, um Ihre Inserate schnell und fehlerfrei auf den gängigen Immobilienportalen zu erstellen. Sie stellen damit eine konsistente und professionelle Objektpräsentation sicher und minimieren den administrativen Aufwand bei der manuellen Erfassung der Inserate.

Phase 4: Interessentenmanagement

Eingehende Anfragen effizient zu bearbeiten, ist entscheidend. Die digitale Warteliste von Fairwalter ist hier Ihr zentrales Werkzeug.

«Unsere digitale Warteliste ermöglicht es Verwaltungen, proaktiv zu agieren. Mietinteressent:innen werden zentral erfasst und gehen nicht mehr verloren. Als Verwaltung haben sie sofort die potenziellen Kandidat:innen im Überblick. Im Idealfall kann so die gesamte öffentliche Ausschreibung umgangen werden, was den Vermietungsprozess erheblich beschleunigt.»

Samuel Baumgartner, Fairwalter AG

Mit dieser Funktion haben Sie alle Interessent:innen und deren Status stets im Blick und können Anfragen schneller bearbeiten.

Phase 5: Auswahl & Vertrag

In dieser Phase wird der oder die passende neue Mieter:in ausgewählt und der Vertrag erstellt.

• Bonitätsprüfung: Sie können extern eingeholte Bonitätsauskünfte (z.B. Betreibungsauszüge) sicher und zentral im Dokumentenmanagement von Fairwalter ablegen.
• Vertragserstellung: Fairwalter stellt Ihnen eine Bibliothek mit amtlichen und branchenüblichen Vorlagen zur Verfügung, wie z.B. Mietverträge, AGBs oder kantonale Formulare (z.B. das Anfangsmietzins-Formular für Zürich). Diese sind hinterlegt und können direkt mit den erfassten Objekt- und Interessentendaten befüllt werden, was den Prozess beschleunigt und Fehler reduziert.

Phase 6: Kaution & Übergabe Altmieter

Vor dem Einzug müssen die Kaution gesichert und der Zustand des Objekts beim Auszug dokumentiert werden.

• Kautionsverwaltung: Informationen zum Mietzinsdepot können direkt im Mietvertrag erfasst und nachverfolgt werden.
• Digitales Übergabeprotokoll (Auszug): Die Fairwalter Abnahme App ist das Schlüsselwerkzeug für eine rechtssichere Wohnungsübergabe. Sie dokumentieren den Zustand, unterscheiden Abnutzung von Schäden, belegen dies mit Fotos und lassen alle Parteien digital unterschreiben. Das PDF-Protokoll wird automatisch an alle versandt und zentral archiviert. Mehr zur Abnahmeerstellung finden Sie hier.

Phase 7: Übergabe Neumieter

Auch beim Einzug wird der Zustand präzise dokumentiert, um eine faire Ausgangsbasis zu schaffen.

• Digitales Übergabeprotokoll (Einzug): Die Fairwalter Abnahme App wird auch hier genutzt. Ein entscheidender Effizienzvorteil ist die Wiederverwendbarkeit von Daten: Wenn eine Wohnung nach einiger Zeit erneut übergeben wird, kann das vorherige digitale Protokoll mit allen erfassten Räumen, Bauteilen und Schäden als Vorlage für die neue Wohnungsabnahme wiederverwendet werden. Das spart enorm Zeit und sorgt für Konsistenz. Entdecken Sie die Vorteile der digitalen Wohnungsübergabe mit Fairwalter.

Phase 8: Abschluss

Der letzte Schritt umfasst alle administrativen und finanziellen Aufgaben.

• Kautionsabrechnung: Die Buchhaltungsfunktionen, kombiniert mit den Kautionsinformationen und den Schadenskosten aus der Abnahme App, ermöglichen eine korrekte Kautionsabrechnung. Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass der Prozess der Kautionsverwaltung derzeit vor allem die Hinterlegung der Informationen in der Software umfasst. Eine voll digitalisierte Abwicklung des Kautionsprozesses, z.B. über eine Schnittstelle, wird aktuell in Zusammenarbeit mit einem Partnerunternehmen angestrebt.
• Stammdaten & Mietzinskonto: Der Prozess des «Mietereinzugs» wird systemseitig unterstützt, um den oder die neue Mieter:in schnell zu aktivieren. Fairwalter ermöglicht zudem die automatisierte Sollstellung der Miete und Nebenkosten.
  

Fazit

Der Mieterwechsel ist ein vielschichtiger Prozess. Fairwalter agiert als Ihr zentrales Cockpit, das Ihnen hilft, alle acht Phasen effizient, lückenlos und transparent zu managen. Von der Kündigung über die digitale Wohnungsübergabe bis zur finalen Abrechnung bietet Ihnen Fairwalter die Werkzeuge, um Zeit zu sparen, Fehler zu reduzieren und die Professionalität Ihrer Verwaltung zu steigern.

Indem alle Informationen an einem Ort gebündelt werden, vermeiden Sie Medienbrüche und doppelte Dateneingaben. Managen Sie den gesamten Mieterwechsel effizient und lückenlos – Fairwalter ist Ihr zentrales Tool für alle Phasen.

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