Wer zahlt die Nebenkosten-Abrechnung, wenn der oder die Mieter:in auszieht?

Betriebskosten – gemeinhin auch als Nebenkosten bezeichnet – sind die Kosten, die einem Vermieter durch den Besitz, die Instandhaltung und die Verwaltung seiner Immobilie entstehen. Sie können teilweise auf Mieter:innen übertragen werden. Doch wie ist das, wenn der oder die Mieter:in auszieht?

Wer zahlt die Nebenkostenabrechnung, wenn der oder die Mieter:in auszieht? Wenn der oder die Mieter:in unter dem Jahr auszieht, besteht kein Anspruch auf eine vorzeitige Zwischenabrechnung. Daher bekommt der oder die Mieter:in erst am Ende des Jahres eine Rechnung für die Nebenkosten. In der Zeit, wo die Wohnung leer steht, trägt der Vermieter die Kosten für die Nebenkosten, insofern welche entstehen. Der oder die Mieter:in wohnt z.B. bis Ende September in der Wohnung und zieht dann aus. Somit muss er oder sie nur 9/12 der gesamten Nebenkosten zahlen.

In den folgenden Absätzen zeigen wir Ihnen, was Sie als Vermieter machen können, wenn der oder die Mieter:in unter dem Jahr auszieht.

Wichtige Fachbegriffe im Zusammenhang einer Nebenkostenabrechnung und ihre Bedeutung

Um eine Nebenkostenabrechnung und ihre Begrifflichkeiten richtig zu lesen und zu verstehen, ist es wichtig, diese und ihre Bedeutung zu kennen.

Dazu gehören:

• Nebenkostenvereinbarung
• Nebenkostenvorauszahlung (auch Akontozahlung) und Nebenkostenpauschale
• Abrechnungszeitraum und Abrechnungsperiode
• Abrechnungsfrist
• Einwendungsfrist und Widerspruchsfrist

1. Nebenkostenvereinbarung, Nebenkostenvorauszahlung und Nebenkostenpauschale

Zunächst müssen Sie verstehen, was eine Nebenkostenvereinbarung ist und was der Unterschied zwischen Nebenkostenvorauszahlung und Nebenkostenpauschale ist. Nebenkostenvereinbarungen werden auch als Betriebskostenvereinbarungen bezeichnet. Das heisst, im Mietvertrag steht, dass der oder die Mieter:in die anfallenden Kosten zu tragen hat. Der oder die Mieter:in ist nur dann zur Nachzahlung verpflichtet, wenn ein solcher Absatz im Mietvertrag zu finden ist.

Bei einer Nebenkostenpauschale einigen sich Mieter:in und Vermieter:in unabhängig von der tatsächlichen Höhe der Nebenkostenpauschale auf einen bestimmten Festbetrag. Bei monatlichen Nebenkostenabrechnungen wird hingegen vereinbart, die geschätzten Nebenkosten in einer Summe zu zahlen, die dann jährlich durch eine Nebenkostenabrechnung abzurechnen sind. Wenn Sie auf Ihrer Abrechnung keine Angaben zu den von Ihnen getätigten Zahlungen gelesen haben, ist die Abrechnung zumindest formal ungültig.

2. Abrechnungszeitraum und Abrechnungsperiode

Ein weiterer bedeutungsvoller Begriff ist die Zahlungsfrist, auch bekannt als Zahlungsziel. Das Gesetz schreibt vor, dass der Abrechnungszeitraum 12 Monate betragen muss. Abweichungen von der Frist sind gesetzlich nur zulässig, wenn die Zahlungsfrist verkürzt und nicht zum Nachteil der Mieter:innen verändert wird.

Im Übrigen, wenn der Abrechnungszeitraum grösser als ein Jahr ist, bleiben die Nebenkostenabrechnungen unberührt, es sei denn, dass zwischen Mieter:in und Vermieter:in aus sachlichen Gründen eine besondere Änderung vereinbart wird. Ein solcher Grund könnte beispielsweise ein Mieterwechsel sein.

In einer Nebenkostenabrechnung sehen Sie typischerweise den Abrechnungszeitraum als Teil der Angabe des Zeitraums, in dem die Nebenkosten angefallen sind: Das Wort „Abrechnungszeitraum“ kommt in der Regel nicht vor. Es wird viel eher „Nebenkostenaufstellung für den Zeitraum ab 01.01.2021 - 31.12.2021“ verwendet.

Wenn die Abrechnungsperiode nicht angegeben ist, ist die Rechnung ungültig.

3. Abrechnungsfrist

Ein ebenfalls wichtiger Begriff, den Sie nicht auf Ihrer Nebenkostenabrechnung finden, der aber für die Effizienz Ihrer Rechnung entscheidend ist, ist die sogenannte Abrechnungsfrist.

Vermieter müssen sicherstellen, dass die Mieter:innen die Nebenkostenabrechnungen innerhalb eines Jahres nach dem letzten Tag der Zahlungsfrist erhalten. Wenn ein oder eine Mieter:in beispielsweise für das Kalenderjahr vom 1. Januar 2021 bis zum 31. Januar 2021 eine Rechnung bezahlen muss, muss der Vermieter die zusätzlichen Kostendetails bis zum 31. Dezember 2022 erstellen. Überschreitet der Vermieter diese Frist, kann er keine weiteren Zahlungsansprüche geltend machen.

In der Abrechnung für entstandene Spesen finden Sie keinen bestimmten Berichtszeitraum: Ausschlaggebend ist das Datum, an dem Sie die Abrechnung für entstandene Ausgaben erhalten haben, und die mit der Abrechnung für entstandene Ausgaben verbundene Zahlungsfrist.

Daher müssen Sie als Vermieter:in immer auch die Versandzeit einrechnen, da das Empfangsdatum ausschlaggebend ist. Wenn die Mieter im Urlaub sind und das genaue Datum nicht kennen, wird der Poststempel geprüft und die Einzahlungsfrist mit 3 Tagen hinzugefügt, um ein ungefähres Datum zu erhalten.

4. Verteil- bzw. Umlageschlüssel

Damit die Abrechnungen gut verständlich und lesbar sind, verlangt die Rechtsprechung für jede Abrechnung der angefallenen Kosten die richtige Benennung und Auslegung des sogenannten Verteil- bzw. Umlageschlüssels. Dieser Verteilschlüssel / Umlageschlüssel ist nichts anderes als die entsprechende Berechnungsgrundlage für die Umlage des Mieteranteils an den Gesamtnebenkosten.

Hier ist zum Beispiel die Kostenzuordnung:

• Nach Wohnfläche bzw. Quadratmeter der Mietwohnung
• Nach Anzahl der Personen in der Wohnung
• Dem die Wohnung betreffenden Miteigentumsanteil
• Basierend auf tatsächlichem Verbrauch und Mieterkausalität

In der Nebenkostenabrechnung selbst finden Sie den Verteilschlüssel bzw. Umlageschlüssel immer an mindestens zwei Stellen:

• In einer Einführung und Erläuterung der Verteilschlüssel
• In der Liste der nach Mietern verrechneten Kostenstellen

Beachten Sie, dass die Begriffe Verteil- bzw. Umlageschlüssel je nach Art der Abrechnung unterschiedliche Abkürzungen haben können.

Typische Abkürzungen:

• Gesamtfläche – (Gfl)
• Wohnfläche – (Wfl.)
• Quadratmeter – (qm)
• Personenanzahl – (PA)
• Wohneinheiten – (WE)
• Verbrauch – (V)

Unklarheiten und Ungenauigkeiten beim Umlageschlüssel können immer die Unwirksamkeit der Nebenkostenabrechnung nach sich ziehen.

5. Einwendungsfrist und Widerspruchsfrist

Ein wichtiger Punkt, der sich beim richtigen Lesen der Nebenkostenabrechnung nicht ausdrücklich zeigt, aber immer zu beachten und zu vermerken ist, ist die sogenannte Einwendungs- beziehungsweise Widerspruchsfrist.

Für Mieter ergibt sich demzufolge eine Frist, in der die Vermieterrechnung beanstandet werden kann, spätestens jedoch nach Ablauf von 12 Monaten nach Zusendung.

Wichtig für Mieter:innen: Die Widerspruchsfrist beträgt 12 Monate. Die Frist beginnt mit Zusendung der Nebenkostenabrechnung bei dem oder der Mieter:in. Erhebt der oder die Mieter:in innerhalb dieser 12 Monate keinen Widerspruch, wird er oder sie vom Widerspruch ausgeschlossen: Das bedeutet zum Beispiel, dass er oder sie auch Nachzahlungen leisten muss, die eigentlich nicht korrekt sind. Eine Ausnahme wird zugunsten der Mieter:innen nur dann gemacht, wenn ihnen die nicht rechtzeitige Erledigung unverschuldet zuzuschreiben ist.

In diesem Fall kann es zu Beanstandungen kommen: Als Mieter:in finden Sie den Widerspruchszeitraum nicht auf der Rechnung selbst, sondern nur den Zeitraum, in dem dieser begonnen hat: dem Datum, an dem Sie die Abrechnung erhalten haben. Notieren Sie dieses Datum und fügen Sie 12 Monate hinzu. Mit Ablauf des letzten Tages der zwölf Monate läuft die Frist ab, innerhalb derer Sie die Richtigkeit und Gültigkeit der Zahlung anfechten müssen.

Nebenkostenabrechnung, nachdem der oder die Mieter:in ausgezogen ist

Aufwendungen nach Auszug des Mieters, soweit sie verbrauchsunabhängig sind, sind vom Mieter zu tragen. Diese Gebühren können nach Mietzeitraum aufgeschlüsselt in Rechnung gestellt werden. Dies sind nutzungsbezogene Kosten, die nach dem Umzug, aber vor Ende des Mietverhältnisses anfallen.

Umgang mit Nebenkosten

Wenn der oder die Mieter:in auszieht und der oder die neue Mieter:in einzieht, ändert das nichts an der regulären Nebenkostenabrechnung des Vermieters. Das bedeutet, dass für den gesamten Abrechnungszeitraum von einem Jahr wie gewohnt Betriebskostenabrechnungen erstellt werden.

Aufteilung der Gesamtnebenkosten

Der einzige Unterschied besteht darin, dass der Vermieter die gesamten Nebenkosten der Mieteinheit für das Jahr des Auszugs entsprechend der Mietvertragslaufzeit des Mieters umlegen muss. Beispielsweise erhalten Neu- und Bestandsmieter die gleiche Rechnung, zahlen aber unterschiedliche Anteile. Hier ist ein Beispiel:

Mieter:in A ist Mitte Mai ausgezogen und der Mietvertrag läuft am 31.05.2018 aus. Mieter:in B ist am 01.06.2018 eingezogen. Beide erhielten für das Jahr 2018 eine Nebenkostenabrechnung. Danach wird der Vermieter den gesamten Nebenkosten der Mietwohnung für das Jahr 2018 auf Basis der Mietdauer umlegen. Für Mieter:in A bedeutet dies, dass er oder sie 5/12 der Kosten trägt. Mieter:in B trägt somit 7/12 der Kosten.

In der Praxis könnte das bedeuten, dass beispielsweise Mieter:innen, die vor Sommerbeginn ausziehen, zur Gartenpflege einen Prozentsatz zahlen. Andersherum, der Mieter, der erst im Sommer einzieht, könnte auch anteilig Kosten des Winterdienstes tragen. Da diese Kosten nicht verbrauchsabhängig sind, können Vermieter diese Kosten problemlos anteilig auf ausziehende Mieter:innen umwälzen.

ACHTUNG: Bei verbrauchsabhängigen Heiz- und Warmwassertarifen sollte immer nach Verbrauch abgerechnet werden. Ist für einen Mieterwechsel ein Zwischenzählerstand erforderlich, gilt dies für alle anderen verbrauchsabhängigen Nebenkosten, sodass auch der Verbrauch abgerechnet werden kann.

Nebenkosten für eine leerstehende Wohnung?

Zieht der oder die Mieter:in aus und die Wohnung steht leer, ändert dies nichts an der Verteilung der Nebenkosten. Kosten, die während des Leerstands der Mietwohnung entstehen, gehen nach Auszug und Beendigung des Mietverhältnisses immer zulasten des Vermieters. Häufig fallen zusätzliche Kosten an, insbesondere Verbrauchskosten wie Allgemeinstrom oder Heizung bei aktiviertem Frostschutz im Winter.

Fazit

Aufwendungen sind auch nach dem Auszug des Mieters, soweit der Mieter vor dem Ende des Mietverhältnisses ausgezogen ist und die Aufwendungen verbrauchsunabhängig sind, stets vom Mieter zu tragen. Diese Gebühren können nach Mietzeitraum aufgeschlüsselt in Rechnung gestellt werden. Sollten die Mieter:innen vor Ablauf der Kündigungsfrist ausziehen und die Wohnung im Leerstand bleiben, dann sind die verbrauchsunabhängigen und zulässigen Nebenkosten anteilig bis zum Ende des Mietverhältnisses von diesen zu tragen. Dies sind nutzungsbezogene Kosten, die nach dem Umzug, aber vor Ende des Mietverhältnisses anfallen.

Wenn ein Mieter oder eine Mieterin sich nicht sicher ist, ob eine auf der Nebenkostenabrechnung aufgeführte Position nach dem Auszug richtig verteilt wurde, hat er oder sie das Recht, diese prüfen zu lassen. Als Vermieter können Sie am besten Aufschluss darüber geben, warum die einzelne Gebühr in die Gebührenordnung aufgenommen wurde.