Mietausfälle managen: Wie Immobilienverwaltungen liquide bleiben

Ein unerwarteter Blick auf das Bankkonto, und das Szenario ist Realität: Ein grösserer Mieteingang fehlt. Was bei einer einzelnen Wohnung noch als Ärgernis abgetan werden könnte, entwickelt sich bei grösseren Portfolios schnell zu einem ernsthaften Liquiditätsengpass. Mietausfälle bedeuten nicht nur fehlende Einnahmen, sondern lösen oft eine Kettenreaktion aus teuren Mahnverfahren, rechtlichen Auseinandersetzungen und administrativem Mehraufwand aus.

Für Immobilienverwaltungen und Eigentümer:innen ist Liquidität die Basis operativer Handlungsfähigkeit. Werden Mieten nicht pünktlich überwiesen, geraten Zahlungsverpflichtungen gegenüber Handwerkern, Versorgern oder Banken ins Stocken. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen auf, wie Sie mit einer Kombination aus präventiven Massnahmen, klugen Rückstellungen und konsequenten Prozessen Ihre Liquidität absichern und Mietausfällen die Stirn bieten.

Warum Mietausfälle die Liquidität gefährden

Ein Mietausfall ist weit mehr als nur eine nicht überwiesene Monatsmiete. In der betriebswirtschaftlichen Betrachtung einer Immobilie summieren sich die Kosten eines solchen Ereignisses drastisch. Neben den entgangenen Einnahmen belasten Prozesskosten für Betreibung und Ausweisung sowie mögliche Renovierungskosten bei mutwilliger Beschädigung das Ergebnis. Jeder Zahlungsausfall bindet wertvolle Ressourcen, die an anderer Stelle für die Wertschöpfung fehlen.

In der professionellen Immobilienbewertung wird dieses Risiko oft unterschätzt. Bewertungsgrundsätze kalkulieren das Mietausfallwagnis – also das Risiko von Ertragsminderungen – häufig nur pauschal ein. Dabei sollten Sie beachten, dass ein effektiver Mietausfall auch erhebliche Verwaltungskosten bindet: Ihr Team beschäftigt sich mit Mahnungen, Schlichtungsverfahren und Dossiers statt mit der strategischen Entwicklung des Portfolios.

“Kalkulieren Sie das Risiko realistisch. In der Immobilienbewertung ist das «Mietausfallwagnis» eine etablierte Grösse. Als Branchenstandard gilt, bei Wohnimmobilien rund 2% der Jahresbruttomiete als Wagnis für Mietausfälle anzusetzen. Bei Gewerbeobjekten sind es aufgrund des höheren Risikos 4% bis 5%. Diese Werte aus der Praxis spiegeln nicht nur den potenziellen Leerstand, sondern auch die damit verbundenen Prozess- und Rechtskosten wider.”

– Samuel Baumgartner, CEO der Fairwalter AG

Wenn diese Mittel nicht flüssig sind, muss oft auf andere Reserven zurückgegriffen werden, was die strategische Planung der Liegenschaft (z.B. Sanierungen) empfindlich stören kann.

Prävention: Das beste Mittel gegen Zahlungsausfälle

Die effektivste Strategie gegen Mietausfälle beginnt lange vor der Vertragsunterzeichnung. Durch standardisierte Prozesse in der Mieterselektion und Vertragsgestaltung legen Sie das Fundament für stabile Zahlungsflüsse.

Gründliche Bonitätsprüfung und Referenzen

Verlassen Sie sich nicht auf den ersten guten Eindruck. Ein aktueller Auszug aus dem Betreibungsregister ist in der Schweiz ein unverzichtbarer Standard. Dieser sollte jedoch stets durch Referenzauskünfte des vorherigen Vermieters oder der Verwaltung sowie aktuelle Gehaltsnachweise ergänzt werden. Eine positive Referenz eines professionellen Bewirtschafters ist oft Gold wert. Digitale Bewerbungsprozesse können diese Daten heute effizient erfassen und vorfiltern.

Robuste Sicherheiten und Garantien

Die Mietkaution (Mietzinsdepot) ist Ihre erste Verteidigungslinie. Sie darf bei Wohnräumen gemäss Obligationenrecht maximal drei Monatsmieten betragen. Alternativ akzeptieren immer mehr Verwaltungen Mietkautionsversicherungen (z.B. SwissCaution oder FirstCaution). Dies erhöht die Attraktivität eines Objekts für potenzielle Mieter:innen, ohne die Sicherheit zu senken – vorausgesetzt, die Zertifikate sind valide und die Bedingungen klar.

Frühwarn- und Monitoring-Systeme

In vielen Verwaltungen fallen Rückstände erst auf, wenn die Buchhaltung den Monatsabschluss macht. Das ist zu spät. Moderne Softwarelösungen erlauben eine weitgehend automatisierte Debitorenbuchhaltung.

Durch API-Schnittstellen zu den Bankkonten kann Ihre Immobiliensoftware Zahlungseingänge täglich abgleichen. Fehlt eine Zahlung zum vereinbarten Stichtag (z.B. dem 5. des Monats), löst das System automatisch einen Alarm oder direkt die erste Mahnstufe aus. So können Sie sofort reagieren, statt wertvolle Wochen zu verlieren.

Rückstellungen & Liquiditätspuffer

Selbst die beste Prävention schützt nicht zu 100% vor Ausfällen. Daher ist ein strategisches Liquiditätsmanagement essenziell. Es empfiehlt sich, gezielte Reserven für Forderungsausfälle aufzubauen.

Trennen Sie diese Mittel strikt von den regulären Instandhaltungsrücklagen. Ein bewährter Ansatz ist der Aufbau eines Liquiditätspuffers, der mindestens zwei bis drei Monatsmietzinseinnahmen des Gesamtportfolios abdeckt. Dies sichert Ihre Handlungsfähigkeit gegenüber Kreditoren, auch wenn auf der Einnahmenseite temporär ein Loch klafft. Führen Sie separate Konten für Mietzinsdepots, das laufende Bewirtschaftungskonto und die Rücklagen, um jederzeit Transparenz über die tatsächlich verfügbare Liquidität zu haben.

Versicherungen & Absicherungen

Für bestimmte Risikoprofile – etwa bei Gewerbeimmobilien oder Luxusobjekten mit hohen Mietzinsen – kann der Abschluss einer Mietverlustversicherung sinnvoll sein.

Diese Policen decken in der Regel Mietausfälle ab, die durch die Zahlungsunfähigkeit der Mieter:innen entstehen, sowie oft auch Sachschäden durch Vandalismus. In der Schweiz liegen die Prämien hierfür meist zwischen 1% und 3% der jährlichen Mieteinnahmen, abhängig vom Deckungsumfang. Beachten Sie jedoch Wartefristen (Karenzzeiten), die häufig drei Monate betragen, bevor die Versicherung leistet.

Wägen Sie Kosten und Nutzen genau ab: Bei einem breit diversifizierten Portfolio mit vielen kleinen Einheiten ist das Risiko oft durch die Masse gestreut (Selbstversicherung). Bei Klumpenrisiken (wenige, teure Objekte) ist die Versicherung hingegen ein valides Instrument zur Risikominimierung. Detaillierte Informationen finden Sie in unserem Beitrag zum Thema Mietverlustversicherung.

Reaktive Strategien: Wenn der Mietausfall eingetreten ist

Ist der Zahlungsrückstand eingetreten, ist schnelles und rechtssicheres Handeln gefragt. Zögern wird hier oft als Schwäche ausgelegt und erhöht den finanziellen Schaden.

Konsequentes Mahnwesen

Nutzen Sie die Möglichkeiten der Digitalisierung. Wenn die Miete ausbleibt, sollte der Mahnprozess sofort und automatisiert starten. In der Praxis hat es sich bewährt, administrative Umtriebe, die durch den Mehraufwand entstehen, dem oder der Mieter:in zu belasten, sofern dies vertraglich als pauschalisierter Schadenersatz (z.B. CHF 20.00 pro Mahnstufe) vereinbart wurde und verhältnismässig ist. Dies fördert die Zahlungsmoral.

Der rechtliche Weg nach Schweizer Recht

Das Schweizer Mietrecht gibt einen klaren Fahrplan vor. Bei Zahlungsrückstand können Sie dem oder der Mieter:in eine Zahlungsfrist setzen und die Kündigung androhen.

Wichtig: Gemäss Art. 257d OR müssen Sie bei Wohn- und Geschäftsräumen eine schriftliche Mahnung mit einer Zahlungsfrist von mindestens 30 Tagen zustellen. In diesem Schreiben muss die Kündigung bei Nichteinhaltung der Frist explizit angedroht werden. Zahlt der oder die Mieter:in nicht, können Sie mit einer Frist von weiteren 30 Tagen auf das Ende eines Monats kündigen. Dieser Prozess muss formal absolut fehlerfrei ablaufen, da Formfehler im Schlichtungsverfahren oft zur Nichtigkeit der Kündigung führen und den Prozess um Monate verlängern – Monate, in denen keine Miete fliesst.

Kooperation vor Konfrontation?

In manchen Fällen – etwa bei langjährigen, zuverlässigen Mieter:innen, die unverschuldet in eine Notlage geraten sind – kann eine Ratenzahlungsvereinbarung wirtschaftlich sinnvoller sein als eine Kündigung mit folgendem Leerstand. Dies gilt besonders, wenn eine schnelle Neuvermietung unsicher ist. Dokumentieren Sie solche Vereinbarungen immer schriftlich.

Reporting & Kommunikation mit Eigentümer:innen

Transparenz schafft Vertrauen. Eigentümer:innen reagieren oft empfindlich auf sinkende Ausschüttungen. Ein proaktives Reporting ist daher Pflicht. Weisen Sie die Ausfallquote (Vacancy Rate und Collection Loss) in Ihren monatlichen oder quartalsweisen Berichten explizit aus und zeigen Sie auf, welche Massnahmen (Mahnstufen, Betreibung, Rechtsweg) eingeleitet wurden.

Simulieren Sie zudem Worst-Case-Szenarien, insbesondere wenn Sie einen Notfallplan für steigende Nebenkosten erstellt haben, da hohe Nachzahlungen oft der Auslöser für Zahlungsausfälle sind. Wenn Eigentümer:innen sehen, dass Sie das Problem aktiv managen («Wir haben Mahnstufe 2 ausgelöst und das Dossier für die Betreibung vorbereitet»), stärkt dies die Mandatsbeziehung enorm.

Fazit: Liquiditätsresilienz durch strategisches Management

Mietausfälle lassen sich nie vollständig ausschliessen, aber ihre Auswirkungen auf die Liquidität können Sie massiv steuern. Der Schlüssel liegt in der Professionalisierung der Prozesse:

1. Prävention: Strenge Bonitätsprüfung und vertragliche Absicherung.
2. Monitoring: Automatisierte Überwachung der Zahlungseingänge durch Software.
3. Absicherung & Reaktion: Bildung adäquater Rückstellungen und schnelles, rechtssicheres Handeln bei Verzug.

Starten Sie heute mit den «Low Hanging Fruits»: Überprüfen Sie Ihre aktuellen Mahnprozesse. Sind diese automatisiert? Werden Fristen überwacht? Nutzen Sie die Möglichkeiten einer modernen Immobiliensoftware, um Ihre Liquidität zu schützen und den Kopf frei für das Wesentliche zu haben.

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