Im Zuge der Modernisierung und Digitalisierung von Unternehmen entstehen immer mehr digitale Lösungen in Bezug auf die Haus- und Immobilienverwaltung. Was bisher in unübersichtlichen Papierbergen endete, lässt sich nun sinnvoll in einer Software darstellen. So entsteht ein optimales digitales Kommunikationsnetzwerk für Mieter:innen, Vermieter:innen, Hausmeister:innen, Dienstleister:innen, Gebäudeversicherungen und Energieversorger. Je nach Funktionen werden in einer solchen Software Buchhaltung, Vermietung und diverse Arten der Verwaltung vereint.
Doch wie erkenne ich das passende Programm für die Hausverwaltung? Um die richtige Software ausfindig zu machen, sollten folgende Aspekte genau bedacht und untersucht werden: 1. Anbieter, 2. Testversion, 3. Kosten, 4. Funktionen, 5. Individualisierung, 6. Handhabung, 7. Schnittstellen, 8. gesetzliche und geschäftliche Anforderung.
Im Folgenden zeigen wir Ihnen auf, welche Vorteile eine solche Software mit sich bringt und woran Sie erkennen, welches Programm für die Hausverwaltung am besten für Ihre Zwecke geeignet ist.
Ein Programm für die Hausverwaltung kann ganz individuelle Funktionen beinhalten. So sorgt es zum Beispiel dafür, dass Anfragen schneller bearbeitet werden können und die gesamte Kommunikation transparenter wird. Was bisher eine Menge Zeit in Anspruch genommen hat, lässt sich durch innovative Technologie schnell und entspannt innerhalb einer App erledigen.
Eine Hausverwaltungs-Software unterstützt Sie bei der Verwaltung von Liegenschaften sowie der Erstellung von Nebenkostenabrechnungen. Ihre Buchhaltung kann in das Programm eingebunden werden und Sie haben den Überblick über sämtliche Daten.
Auch, wenn die Immobilienbranche nicht gerade als Vorreiter der Digitalisierung gilt, so kann sie dennoch massiv von dieser profitieren. Der Einsatz einer professionellen Software eignet sich vordergründig für Personen, welche folgende Bereiche bedienen:
Kurz gesagt: Möchten Sie wichtige Aufgaben, Abrechnungen und Abstimmungen mit Mietern und Mieterinnen automatisieren und übersichtlich darstellen, ist eine Hausverwaltungs-Software genau das Richtige.
Durch ständige Weiterentwicklung gibt es mittlerweile eine Vielzahl an Tools, die in einer Hausverwaltungs-Software integriert sind. Einige davon sind essenziell, andere eher unwichtig. Im Folgenden haben wir einen Leitfaden erstellt, der Ihnen dabei hilft, das richtige Programm zur Hausverwaltung für Ihre Zwecke zu finden.
Grundlegend sollten Sie sich überlegen, wofür Sie die Software tatsächlich benötigen. Hierfür können Sie sich folgende Fragen stellen:
Die Antworten auf diese Fragen bilden die Basis für die Entscheidung, ob eine Hausverwaltungs-Software von Vorteil ist und sich die Suche nach einem Anbieter überhaupt lohnt. Im Folgenden geht es darum, verschiedene Anbieter und deren Leistungen miteinander zu vergleichen. Beachten Sie dabei primär folgende Aspekte:
Bei der Wahl des Anbieters sollten Sie Wert auf dessen Markterfahrung legen. Über einen bereits am Markt etablierten Anbieter werden Sie im Internet zahlreiche Informationen und Rezensionen finden, die Ihnen bei der Entscheidung helfen.
Doch auch neue Anbieter können in Betracht gezogen werden. Achten Sie hierbei auf einen vertrauenswürdigen Eindruck und einen seriösen Online-Auftritt. Lassen Sie Ihr Bauchgefühl hier mit entscheiden. Sehen Sie sich zu diesem Punkt auch unbedingt die Möglichkeiten des Kundensupports an, wie z.B. per E-Mail, Telefon, Chat oder ähnlichem.
Seriöse Anbieter stellen häufig Demoversionen oder Online-Einführungen zur Verfügung. Diese bieten Ihnen einen Einblick in das Programm, die Funktionen und die Benutzerfreundlichkeit. Schliesslich wollen Sie im besten Fall mehrere Jahre mit der Software arbeiten, da sollte das Gesamtbild schon stimmen.
Machen Sie vorab eine genaue Aufstellung Ihrer Ausgaben, um einschätzen zu können, wie finanziell flexibel Sie hinsichtlich eines Programms zur Hausverwaltung sind. Vergleichen Sie nun die Kosten der Anbieter, die für Ihr Vorhaben infrage kommen. Bedenken Sie hierbei neben den Lizenz- und Einführungskosten auch zusätzliche Kosten für regelmässige Updates sowie die Anschaffung der benötigten Geräte oder Kosten für den Support.
Im Optimalfall erstellen Sie eine Kostenaufstellung für die nächsten 5 Jahre, auch wenn Sie diese nur grob schätzen können.
Der wohl wichtigste Punkt ist die Vielfalt der angebotenen Funktionen. Achten Sie hierbei allerdings nicht nur auf die Menge und Innovativität, sondern vor allem darauf, ob die von Ihnen benötigten Funktionen uneingeschränkt zur Verfügung stehen. Wenn Sie eine solche Software optimal nutzen wollen, sollten Sie bezüglich der Funktionen keine Abstriche machen.
Nachdem Sie zusammengefasst haben, welche Arbeitsabläufe übernommen oder vereinfacht werden sollen, können Sie eine konkrete Liste mit den benötigten Funktionen zusammenstellen. Neben den zwingend benötigten Funktionen kann es nützlich sein, eine weitere Liste zu erstellen. Auf dieser Liste halten Sie Funktionen fest, die Sie zwar nicht zwingend benötigen, Ihrem Geschäft aber dennoch von Vorteil sein können. Diese Liste kann Ihnen beim direkten Vergleich helfen, sich für einen Anbieter zu entscheiden.
Dieser Schritt wird und darf einiges an Zeit in Anspruch nehmen. Mit den hier getroffenen Entscheidungen legen Sie den Grundstein für Ihre zukünftige Arbeit.
Wichtig ist, dass Einstellungen und Parameter flexibel an Ihre Bedürfnisse angepasst werden können. Achten Sie darauf, ob die Benutzeroberfläche so gestaltet werden kann, dass Ihnen die wichtigsten Funktionen auf kurzen Wegen zur Verfügung stehen, ohne dass Sie lange suchen müssen.
Einer der wichtigsten Punkte ist die Handhabung der Software. Innovative und ausgeklügelte Funktionen bringen Ihnen nichts, wenn Sie für jeden Schritt das Handbuch zurate ziehen müssen. Im Optimalfall ist die Handhabung bereits nach kurzer Zeit intuitiv und sämtliche Funktionen leicht zu finden.
Eine Cloud-Lösung kann die Nutzung der Software auf mehreren Geräten stark vereinfachen. Informieren Sie sich beim Anbieter, welche Optionen Ihnen zur Verfügung stehen.
Je nach Grösse Ihres Unternehmens kann es von Vorteil sein, wenn die Software problemlos mit anderen Programmen verknüpft werden kann. Lassen Sie sich hierzu am besten vom Anbieter beraten, um eine allumfassende Lösung für Ihr Anliegen zu erhalten.
Bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden, sollten Sie sich mit den gesetzlichen und geschäftlichen Anforderungen einer solchen Software befassen. Wird beispielsweise eine Schulung für die Verwendung des Programms benötigt, entstehen weitere zeitliche und finanzielle Kosten.
Fairwalter vereint die Expertise aus Immobilienbranche und modernen Tech-Start-Ups und bringt somit die längst überfällige Digitalisierung der Immobilienbranche stark voran. Folgendes können Sie von unserer Hausverwaltungs-Software erwarten:
Die Verwendung eines Programms zur Hausverwaltung automatisiert alltägliche Prozesse und beendet die Zettelwirtschaft. Von folgenden Vorteilen profitieren Sie:
Abschliessend lässt sich zusammenfassen, dass der Einsatz eines Programms für die Hausverwaltung eine hohe Zeitersparnis mit sich bringen kann. Regelmässig anfallende Aufgaben werden schneller und effizienter erledigt und durch digitale Ablagen behalten Sie stets den Überblick.
Achten Sie bei der Wahl des richtigen Anbieters darauf, dass dieser Ihren Ansprüchen entspricht, ohne dass Sie Kompromisse eingehen. Die Oberfläche muss leicht bedienbar sein und die Software muss die für Sie wichtigsten Funktionen beinhalten. Um eine gute Entscheidung zu treffen, reicht das Bauchgefühl nicht aus, auch wenn dieses durchaus einbezogen werden sollte. Bewährt hat sich ein systematischer Ansatz und das Überdenken sämtlicher relevanter Aspekte. Fairwalter hat eine kostenlose Checkliste zur Evaluierung von Immobiliensoftware erstellt.
Zahlreiche Verwaltungsprozesse lassen sich problemlos automatisieren. Selbst wenn Sie bei der Suche nach dem richtigen Anbieter einiges an Zeit investieren, profitieren Sie im Nachhinein von schnelleren und digitalen Prozessen.