Welches Programm für die Hausverwaltung passt zu mir?

Im Zuge der Modernisierung und Digitalisierung von Unternehmen entstehen immer mehr digitale Lösungen in Bezug auf die Haus- und Immobilienverwaltung. Was bisher in unübersichtlichen Papierbergen endete, lässt sich nun sinnvoll in einer Software darstellen. So entsteht ein optimales digitales Kommunikationsnetzwerk für Mieter:innen, Vermieter:innen, Hausmeister:innen, Dienstleister:innen, Gebäudeversicherungen und Energieversorger. Je nach Funktionen werden in einer solchen Software Buchhaltung, Vermietung und diverse Arten der Verwaltung vereint.

Doch wie erkenne ich das passende Programm für die Hausverwaltung? Um die richtige Software ausfindig zu machen, sollten folgende Aspekte genau bedacht und untersucht werden: 1. Anbieter, 2. Testversion, 3. Kosten, 4. Funktionen, 5. Individualisierung, 6. Handhabung, 7. Schnittstellen, 8. gesetzliche und geschäftliche Anforderung.

Im Folgenden zeigen wir Ihnen auf, welche Vorteile eine solche Software mit sich bringt und woran Sie erkennen, welches Programm für die Hausverwaltung am besten für Ihre Zwecke geeignet ist.

Was kann eine Hausverwaltungs-Software?

Ein Programm für die Hausverwaltung kann ganz individuelle Funktionen beinhalten. So sorgt es zum Beispiel dafür, dass Anfragen schneller bearbeitet werden können und die gesamte Kommunikation transparenter wird. Was bisher eine Menge Zeit in Anspruch genommen hat, lässt sich durch innovative Technologie schnell und entspannt innerhalb einer App erledigen.

Eine Hausverwaltungs-Software unterstützt Sie bei der Verwaltung von Liegenschaften sowie der Erstellung von Nebenkostenabrechnungen. Ihre Buchhaltung kann in das Programm eingebunden werden und Sie haben den Überblick über sämtliche Daten.

Für wen eignet sich ein Programm zur Hausverwaltung?

Auch, wenn die Immobilienbranche nicht gerade als Vorreiter der Digitalisierung gilt, so kann sie dennoch massiv von dieser profitieren. Der Einsatz einer professionellen Software eignet sich vordergründig für Personen, welche folgende Bereiche bedienen:

• Rechnungsverarbeitung
• Datenübertragung zwischen Systemen
• Controlling
• Dokumentenanalyse
• Mieterkommunikation

Kurz gesagt: Möchten Sie wichtige Aufgaben, Abrechnungen und Abstimmungen mit Mietern und Mieterinnen automatisieren und übersichtlich darstellen, ist eine Hausverwaltungs-Software genau das Richtige.

Wie erkenne ich das passende Programm zur Hausverwaltung?

Durch ständige Weiterentwicklung gibt es mittlerweile eine Vielzahl an Tools, die in einer Hausverwaltungs-Software integriert sind. Einige davon sind essenziell, andere eher unwichtig. Im Folgenden haben wir einen Leitfaden erstellt, der Ihnen dabei hilft, das richtige Programm zur Hausverwaltung für Ihre Zwecke zu finden.

Bedarfsanalyse

Grundlegend sollten Sie sich überlegen, wofür Sie die Software tatsächlich benötigen. Hierfür können Sie sich folgende Fragen stellen:

• Welche Prozesse sollen abgedeckt werden?
• Welche Prozesse können optimiert werden?
• Wie viele Benutzer:innen sollen Zugriff auf die Software haben?
• Welche Berichte und Statistiken möchte ich erstellen?
• Kann ich durch den Einsatz der Software zusätzlichen Umsatz gewinnen?

Die Antworten auf diese Fragen bilden die Basis für die Entscheidung, ob eine Hausverwaltungs-Software von Vorteil ist und sich die Suche nach einem Anbieter überhaupt lohnt. Im Folgenden geht es darum, verschiedene Anbieter und deren Leistungen miteinander zu vergleichen. Beachten Sie dabei primär folgende Aspekte:

Wahl des Anbieters

Bei der Wahl des Anbieters sollten Sie Wert auf dessen Markterfahrung legen. Über einen bereits am Markt etablierten Anbieter werden Sie im Internet zahlreiche Informationen und Rezensionen finden, die Ihnen bei der Entscheidung helfen.

Doch auch neue Anbieter können in Betracht gezogen werden. Achten Sie hierbei auf einen vertrauenswürdigen Eindruck und einen seriösen Online-Auftritt. Lassen Sie Ihr Bauchgefühl hier mit entscheiden. Sehen Sie sich zu diesem Punkt auch unbedingt die Möglichkeiten des Kundensupports an, wie z.B. per E-Mail, Telefon, Chat oder ähnlichem.

Testversionen

Seriöse Anbieter stellen häufig Demoversionen oder Online-Einführungen zur Verfügung. Diese bieten Ihnen einen Einblick in das Programm, die Funktionen und die Benutzerfreundlichkeit. Schliesslich wollen Sie im besten Fall mehrere Jahre mit der Software arbeiten, da sollte das Gesamtbild schon stimmen.

Kosten

Machen Sie vorab eine genaue Aufstellung Ihrer Ausgaben, um einschätzen zu können, wie finanziell flexibel Sie hinsichtlich eines Programms zur Hausverwaltung sind. Vergleichen Sie nun die Kosten der Anbieter, die für Ihr Vorhaben infrage kommen. Bedenken Sie hierbei neben den Lizenz- und Einführungskosten auch zusätzliche Kosten für regelmässige Updates sowie die Anschaffung der benötigten Geräte oder Kosten für den Support.

Im Optimalfall erstellen Sie eine Kostenaufstellung für die nächsten 5 Jahre, auch wenn Sie diese nur grob schätzen können.

Funktionen

Der wohl wichtigste Punkt ist die Vielfalt der angebotenen Funktionen. Achten Sie hierbei allerdings nicht nur auf die Menge und Innovativität, sondern vor allem darauf, ob die von Ihnen benötigten Funktionen uneingeschränkt zur Verfügung stehen. Wenn Sie eine solche Software optimal nutzen wollen, sollten Sie bezüglich der Funktionen keine Abstriche machen.

Nachdem Sie zusammengefasst haben, welche Arbeitsabläufe übernommen oder vereinfacht werden sollen, können Sie eine konkrete Liste mit den benötigten Funktionen zusammenstellen. Neben den zwingend benötigten Funktionen kann es nützlich sein, eine weitere Liste zu erstellen. Auf dieser Liste halten Sie Funktionen fest, die Sie zwar nicht zwingend benötigen, Ihrem Geschäft aber dennoch von Vorteil sein können. Diese Liste kann Ihnen beim direkten Vergleich helfen, sich für einen Anbieter zu entscheiden.

Dieser Schritt wird und darf einiges an Zeit in Anspruch nehmen. Mit den hier getroffenen Entscheidungen legen Sie den Grundstein für Ihre zukünftige Arbeit.

Individualisierung

Wichtig ist, dass Einstellungen und Parameter flexibel an Ihre Bedürfnisse angepasst werden können. Achten Sie darauf, ob die Benutzeroberfläche so gestaltet werden kann, dass Ihnen die wichtigsten Funktionen auf kurzen Wegen zur Verfügung stehen, ohne dass Sie lange suchen müssen.

Handhabung

Einer der wichtigsten Punkte ist die Handhabung der Software. Innovative und ausgeklügelte Funktionen bringen Ihnen nichts, wenn Sie für jeden Schritt das Handbuch zurate ziehen müssen. Im Optimalfall ist die Handhabung bereits nach kurzer Zeit intuitiv und sämtliche Funktionen leicht zu finden.

Installation oder Cloud-Lösung?

Eine Cloud-Lösung kann die Nutzung der Software auf mehreren Geräten stark vereinfachen. Informieren Sie sich beim Anbieter, welche Optionen Ihnen zur Verfügung stehen.

Schnittstellen

Je nach Grösse Ihres Unternehmens kann es von Vorteil sein, wenn die Software problemlos mit anderen Programmen verknüpft werden kann. Lassen Sie sich hierzu am besten vom Anbieter beraten, um eine allumfassende Lösung für Ihr Anliegen zu erhalten.

Gesetzliche und geschäftliche Anforderungen

Bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden, sollten Sie sich mit den gesetzlichen und geschäftlichen Anforderungen einer solchen Software befassen. Wird beispielsweise eine Schulung für die Verwendung des Programms benötigt, entstehen weitere zeitliche und finanzielle Kosten.

Fairwalter für Immobilienverwalter:innen

Fairwalter vereint die Expertise aus Immobilienbranche und modernen Tech-Start-Ups und bringt somit die längst überfällige Digitalisierung der Immobilienbranche stark voran. Folgendes können Sie von unserer Hausverwaltungs-Software erwarten:

• Zugriffsrechte für Kunden sowie Kundinnen und Mitarbeiter:innen durch Mandate und Nutzer-Rollen
• Sämtliche Informationen sind digital abrufbar, unabhängig vom Standort des Nutzers
• KI-basierte Erfassung von Lieferantenrechnungen, welche zu einer enormen Zeitersparnis führt
• Monatliche Sollstellung sämtlicher Mietzinsen
• Unkomplizierte Erstellung von Dokumenten mit eigenem Logo für einen professionellen Auftritt
• Set-up-Assistent für unkomplizierte Einrichtung
• Buchhaltung auch über Treuhänder:innen möglich
• Hohe Datensicherheit durch Fairwalter in der Cloud

Vorteile eines Programms für die Hausverwaltung

Die Verwendung eines Programms zur Hausverwaltung automatisiert alltägliche Prozesse und beendet die Zettelwirtschaft. Von folgenden Vorteilen profitieren Sie:

• optimale Abstimmung mit Handwerkern oder Bewohnern
• Nutzer erhalten Zugriff auf wichtige Informationen
• Dokumente und Daten können digital gelagert werden
• Regelmässig anfallende Aufgaben, wie Abrechnungen lassen sich automatisieren und sind schnell erledigt
• steigende Zufriedenheit der Mieter:innen
• Mehrere Objekte können mit weniger Zeitaufwand verwaltet werden

Fazit

Abschliessend lässt sich zusammenfassen, dass der Einsatz eines Programms für die Hausverwaltung eine hohe Zeitersparnis mit sich bringen kann. Regelmässig anfallende Aufgaben werden schneller und effizienter erledigt und durch digitale Ablagen behalten Sie stets den Überblick.

Achten Sie bei der Wahl des richtigen Anbieters darauf, dass dieser Ihren Ansprüchen entspricht, ohne dass Sie Kompromisse eingehen. Die Oberfläche muss leicht bedienbar sein und die Software muss die für Sie wichtigsten Funktionen beinhalten. Um eine gute Entscheidung zu treffen, reicht das Bauchgefühl nicht aus, auch wenn dieses durchaus einbezogen werden sollte. Bewährt hat sich ein systematischer Ansatz und das Überdenken sämtlicher relevanter Aspekte. Fairwalter hat eine kostenlose Checkliste zur Evaluierung von Immobiliensoftware erstellt.

Zahlreiche Verwaltungsprozesse lassen sich problemlos automatisieren. Selbst wenn Sie bei der Suche nach dem richtigen Anbieter einiges an Zeit investieren, profitieren Sie im Nachhinein von schnelleren und digitalen Prozessen.