Worauf sollten Sie bei Mustervorlagen zur Immobilienbewirtschaftung achten?

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Bei der Anzahl an Unterlagen und Formularen zur Immobilienbewirtschaftung verliert man als Vermieter:in schnell den Überblick. Möchten Sie Nebenkostenberechnungen für Ihre Immobilien erstellen oder fragen Sie sich, wie eine offizielle Mahnung aussehen sollte?

In diesem Fall könnte Ihnen möglicherweise eine Mustervorlage bei der Verwaltung Ihrer Immobilien helfen. Die Firma Fairwalter bietet für Vermieter:innen zum Beispiel eine Immobiliensoftware an, in der verschiedene Checklisten und Formulare integriert sind, die Sie individuell anpassen können.

Diese erleichtern Ihnen nicht nur die genaue Aufzeichnung und Organisation, sondern bieten Ihnen ausserdem rechtlichen Schutz. Allerdings sind nicht alle Mustervorlagen zur Immobilienbewirtschaftung, die Sie im Internet finden können, verwendbar.

Also, worauf sollten Sie bei Mustervorlagen zur Immobilienbewirtschaftung achten? Bei Mustervorlagen zur Immobilienbewirtschaftung sollten Sie immer darauf achten, dass sie in der Schweiz sowie ggfls. im Kanton Ihrer Mieter:innen gültig und zulässig sind und sich auf dem aktuellen Stand der Rechtslage befinden. Sie sollten ausserdem sicherstellen, dass es sich bei den Mustervorlagen um anpassbare Dateien (z.B. Word-Dateien) handelt.

Besonders kostenlose Mustervorlagen, die im Internet zur Verfügung stehen, erfüllen nicht immer alle Kriterien und sind daher nicht immer verwendbar. Wenn Sie wissen möchten, wo Sie die passenden Mustervorlagen zur Vermietung Ihrer Immobilien finden können und welche Vorteile diese Vorlagen für Sie haben, dann sollten Sie weiterlesen. Wir haben für Sie alle Informationen zu diesem Thema in diesem Beitrag zusammengefasst.

Welchen Nutzen ziehen Sie aus Mustervorlagen zur Immobilienbewirtschaftung?

Es gibt mehrere Gründe, warum Mustervorlagen Sie bei der Bewirtschaftung Ihrer Immobilien unterstützen können:

Sie können Ihnen eine Menge Zeit sparen und den administrativen Aufwand für die Verwaltung Ihrer Immobilien reduzieren.
Sie helfen Ihnen dabei, Fehler in wichtigen Formularen zu vermeiden.
Sie beschleunigen die Prozesse Ihres Immobilienunternehmens.
Sie werden oftmals anwaltlich geprüft, was Ihnen helfen kann, die staatlichen und lokalen Anforderungen zu erfüllen.

Bedenken Sie, dass Mustervorlagen die Effizienz Ihrer internen Abläufe sowie Ihr professionelles Auftreten verbessern und somit zu höherer Zufriedenheit Ihrer Kunden oder Kundinnen bzw. Mieter:innen führen.

Worauf müssen Sie als Vermieter:in bei Mustervorlagen achten?

Sie sollten wissen, dass nicht jede Mustervorlage für die Vermietung Ihrer Immobilien verwendet werden kann. Worauf sollten Sie also bei den Mustervorlagen zur Immobilienbewirtschaftung achten? Bevor Sie eine Vorlage für Ihre Immobilien verwenden, sollten Sie folgende Fragen klären.

Ist die Vorlage gültig für die Schweiz bzw. für die notwendigen Kantone?

Die Vorlage sollte natürlich dem Schweizer Mietrecht entsprechen und in der Schweiz gültig sein. Die verschiedenen Kantone in der Schweiz haben teilweise unterschiedliche Vorschriften, was die Formulare zur Immobilienbewirtschaftung angeht. Erkundigen Sie sich darum vorab, welche Mustervorlagen Sie im Kanton bzw. in der Ortschaft Ihres Mieters oder Ihrer Mieterin verwenden dürfen.

Ist die Vorlage auf dem aktuellen Stand der Rechtslage?

Mustervorlagen, die z.B. abgelaufene Referenzzinssätze enthalten, können nicht mehr verwendet werden, da sie nicht auf dem aktuellen Stand der Rechtslage sind. Vergewissern Sie sich, dass die Mustervorlagen regelmässig aktualisiert werden, bevor Sie sie kaufen oder kostenlos herunterladen.

Können Sie die Vorlage anpassen?

Eine Mustervorlage im PDF-Format ist weniger effizient, da Sie diese möglicherweise nicht anpassen können und vielleicht sogar selbst abtippen müssen. Gegebenenfalls möchten Sie in Ihr Formular ein Logo einfügen oder bestimmte Sätze abwandeln. Wenn Sie nach Mustervorlagen suchen, die Sie anpassen können, sollten Sie nach Word- oder Excel-Formaten suchen.

Welche Mustervorlagen für Vermieter:innen gibt es?

Als Vermieter:in möchten Sie den Verwaltungsprozess für Ihre Immobilien sowie die Beziehungen zu Ihren Mieter:innen natürlich bestmöglich unterstützen. Dazu können Sie zum Beispiel Briefvorlagen, Erklärungen, Checklisten, Formulare und Excel-Rechner verwenden.

In der folgenden Tabelle finden Sie Beispiele für nützliche Mustervorlagen in der Fairwalter Immobiliensoftware, die Sie zu Beginn, während bzw. zum Ende des Mietverhältnisses verwenden können.

Zu Beginn des Mietverhältnisses	Begleitbrief Begleitbrief für Gewerbe Begleitbrief für Parkplatz Mietvertrag Mietvertrag für Gewerbe Mietvertrag für Parkplatz Wohnungsausweis Allgemeine Bedingungen Gartenordnung Hausordnung Merkblatt zum Lüften und Pflegen Merkblatt zur Wohnungsübergabe
Während des Mietverhältnisses	Rechnung Rechnung 1. Mahnung Rechnung 2. Mahnung Rechnung 3. Mahnung Nebenkostenberechnungen Begleitbrief Vertragsanpassung
Zum Ende des Mietverhältnisses	Kündigungsbestätigung Kündigungsbestätigung für Gewerbe Kündigungsbestätigung für Parkplatz Kündigungsbestätigung mit Auflagen

Wichtig: Wenn Sie ein Kündigungsformular verwenden möchten, müssen Sie zwingend die offiziellen Kündigungsformulare des jeweiligen Kantons verwenden. Mehr Informationen dazu finden Sie in unserem Beitrag «Wie kündigen Sie einem oder einer Mieter:in?».

Wo finden Sie diese Mustervorlagen?

Mustervorlagen zur Immobilienbewirtschaftung finden Sie unter anderem im Internet bei unterschiedlichen Anbietern.

Fairwalter bietet zum Beispiel eine Software, die verschiedene Checklisten und schweizweit gültige Formulare enthält, welche Ihnen bei der Vermietung und Verwaltung von Liegenschaften helfen können. Diese Mustervorlagen sind auf Ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnitten und können personalisiert und angepasst werden (z.B. können Logos eingefügt und Formulierungen abgeändert werden).

Die Software kann Ihnen dabei helfen, Zeit zu sparen und Ihre Immobilienbewirtschaftung effizienter zu gestalten, indem Informationen automatisch in die jeweiligen Vorlagen, wie Mietverträge und Mahnungen, eingefügt werden. Somit erledigen Sie die bürokratischen Angelegenheiten zur Bewirtschaftung Ihrer Immobilien schnell, unkompliziert und vor allem fehlerfrei.

Des Weiteren finden Sie diverse kostenpflichtige Mustervorlagen zur Immobilienbewirtschaftung auf der Internetseite des Hauseigentümerverbands Schweiz.

Wo finden Sie kostenlose Mustervorlagen für Vermieter:innen?

Kostenlose Mustervorlagen finden Sie ebenfalls im Internet. Beachten Sie aber, dass viele kostenlose Mustervorlagen oftmals veraltet sind und dies rechtliche Fallstricke zur Konsequenz haben kann, welche sich zu einem Bumerang entwickeln können.

Aktuelle und kostenlose Checklisten, die Sie für die Vermietung und Verwaltung Ihrer Liegenschaften verwenden können, finden Sie unter anderem unter den folgenden Links:

Das Wichtigste für Sie in Kürze

Wenn Sie Mustervorlagen zur Verwaltung Ihrer Liegenschaften verwenden möchten, sollten Sie vor allem darauf achten, dass sie in der Schweiz und im jeweiligen Kanton des Mieters oder der Mieterin gültig und erlaubt sind und sich auf dem aktuellen Stand der Rechtslage befinden. Stellen Sie zudem sicher, dass Sie Dateien erwerben, die Sie anpassen können.

Mit Mustervorlagen zur Bewirtschaftung Ihrer Immobilien können Sie eine Menge Zeit sparen und den administrativen Aufwand reduzieren. Anhand von Briefvorlagen, Erklärungen, Checklisten, Formularen und Excel-Rechnern können Sie beispielsweise Mahnungen und Mietverträge rasch und fehlerfrei aufsetzen und bei Ihren Mieter:innen
einreichen. Auf diese Weise steigern Sie die Effizienz Ihrer Immobilienbewirtschaftung und gewährleisten Zufriedenheit bei Ihren Kunden oder Kundinnen.