Das digitale Übergabeprotokoll mit Fairwalter: Schritt-für-Schritt – Schluss mit Papierchaos!

Die Wohnungsübergabe – ein kritischer Moment im Lebenszyklus einer Immobilie, der oft mit Stress, Papierbergen und potenziellen Unstimmigkeiten verbunden ist. Gerade für professionelle Immobilienverwaltungen und Gesellschaften, die eine Vielzahl von Einheiten betreuen, kann der administrative Aufwand erheblich sein. Doch was wäre, wenn Sie diesen Prozess nicht nur vereinfachen, sondern auch effizienter, transparenter und rechtssicherer gestalten könnten? Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie mit dem digitalen Übergabeprotokoll von Fairwalter genau das erreichen. Entdecken Sie Schritt für Schritt, wie Sie dem Papierchaos ein Ende setzen und Ihre Immobilienverwaltung effizienter machen.

Die Krux mit dem Papier: Warum das analoge Übergabeprotokoll an seine Grenzen stösst

Viele Immobilienverwalter:innen und Eigentümer:innen kennen die Herausforderungen, die ein traditionelles, papierbasiertes Übergabeprotokoll mit sich bringt. Diese Methode ist nicht nur zeitaufwendig, sondern birgt auch zahlreiche Tücken, die insbesondere bei der Verwaltung grosser Portfolios zu erheblichen Problemen führen können:

• Fehlerquellen: Handschriftliche Protokolle sind anfällig für unvollständige Angaben, vergessene Prüfpunkte oder Übertragungsfehler. Was schnell übersehen wird, kann später teuer werden.
• Schlechte Lesbarkeit: Eine unleserliche Handschrift führt oft zu Missverständnissen und erschwert die Nachvollziehbarkeit.
• Geringere Beweiskraft bei Streitigkeiten: Ohne klare, direkt zugeordnete Fotodokumentation ist die Beweisführung bei späteren Diskussionen um Mängel oft schwierig.
• Umständliche Fotoverwaltung: Fotos werden meist separat aufgenommen und müssen nachträglich mühsam den richtigen Punkten im Protokoll und dem korrekten Objekt zugeordnet werden – ein Albtraum bei vielen Übergaben.
• Hoher Zeitaufwand: Die Vorbereitung (Drucken von Vorlagen), Durchführung (manuelle Notizen) und insbesondere die Nachbereitung (Abtippen, Scannen, Archivieren, manuelle Datenübertragung in andere Systeme) verschlingen wertvolle Ressourcen.
• Risiko für spätere Uneinigkeiten und rechtliche Auseinandersetzungen: Unklare Formulierungen oder fehlende Details im Wohnungsübergabe Protokoll Mietwohnung können zu langwierigen und kostspieligen Konflikten mit Mieter:innen führen.
• Ineffiziente Archivierung und Wiederauffindbarkeit: Papierprotokolle füllen Ordner und Aktenschränke. Das Wiederfinden eines spezifischen Protokolls nach einiger Zeit kann zu einer echten Suchaktion ausarten, besonders in grossen Verwaltungen.

Diese Nachteile summieren sich und führen zu Ineffizienz, Frustration und potenziellen finanziellen Verlusten – Probleme, die eine moderne digitale Immobilienverwaltung nicht mehr hinnehmen muss.

Die Lösung heisst digital: Vorstellung der Fairwalter Abnahme App

Fairwalter bietet mit seiner spezialisierten Wohnungsabnahme App eine durchdachte und praxisorientierte Lösung, um den gesamten Prozess der Wohnungsübergabe zu digitalisieren und zu optimieren. Die App ist ein integraler Bestandteil der umfassenden Fairwalter Software für die Immobilienbewirtschaftung.

Die Fairwalter Abnahme App ermöglicht es Ihnen, Übergabeprotokolle direkt vor Ort auf Ihrem mobilen Endgerät zu erstellen - intuitiv, vollständig und rechtssicher. Zu den Kernfunktionen gehören die systematische Erfassung des Objektzustands, die detaillierte Dokumentation von Mängeln inklusive Fotos, die Aufnahme von Zählerständen, die Verwaltung von Schlüsseln und die digitale Unterschrift aller Parteien.

Ein grosser Vorteil ist die Mobilität: Die App funktioniert auf Tablets und Smartphones und ist für die gängigen Betriebssysteme iOS, Android und Windows verfügbar. Besonders praktisch für Übergaben in Neubauten, Kellern oder Tiefgaragen: Die Offline-Fähigkeit stellt sicher, dass Sie auch ohne aktive Internetverbindung alle Daten erfassen können. Sobald wieder eine Verbindung besteht, werden die Informationen automatisch synchronisiert.

Ein besonderer Effizienzvorteil für grosse Verwaltungen: Steht eine Wohnung nach einem oder mehreren Jahren erneut zur Übergabe an, kann das vorherige digitale Protokoll als Grundlage wiederverwendet werden. Alle erfassten Bauteile und bereits bekannte Mängel dienen als Basis, was den Prozess bei wiederkehrenden Übergaben desselben Objekts erheblich beschleunigt.

Alle in der App erfassten Daten und das fertige Protokoll werden nahtlos mit der Hauptanwendung von Fairwalter synchronisiert und dort zentral und sicher archiviert. Dies gewährleistet einen durchgängigen digitalen Workflow und eine stets aktuelle Datenbasis für Ihre Immobilienverwaltung. Erfahren Sie mehr über die spezifischen Funktionen der Fairwalter Abnahme App.

In 8 Schritten zum perfekten digitalen Übergabeprotokoll: Die Fairwalter App im Detail

Die Fairwalter Abnahme App ist darauf ausgelegt, Sie intuitiv und sicher durch den gesamten Prozess der Wohnungsübergabe zu führen. Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt Ihnen, wie einfach die Erstellung eines digitalen Übergabeprotokolls ist.

Für weiterführende Informationen, worauf bei einer Wohnungsübergabe generell zu achten ist, empfehlen wir Ihnen auch unseren Blogbeitrag: Worauf Vermieter:innen bei der Wohnungsübergabe achten sollten.

1. Vorbereitung & Start des Protokolls

Bevor Sie mit der eigentlichen Abnahme beginnen, stellen Sie sicher, dass die entsprechenden Voraussetzungen im Fairwalter Hauptsystem erfüllt sind: Der Mietereinzug oder -auszug muss abgeschlossen und der oder die verantwortliche Benutzer:in dem entsprechenden Mandat zugewiesen sein.

Starten Sie die Fairwalter Abnahme App auf Ihrem Tablet oder Smartphone. Im Dashboard der App finden Sie unter dem Reiter «Neu» alle anstehenden Abnahmen, die zur Bearbeitung bereitstehen. Wählen Sie die gewünschte Übergabe aus, um den Prozess zu starten.

2. Mietparteien und Objektstruktur festlegen

Im nächsten Schritt konfigurieren Sie die grundlegenden Parameter des Übergabeprotokolls:

• Art der Übergabe: Wählen Sie, ob es sich um einen Aus- und Einzug, nur einen Einzug oder nur einen Auszug handelt.
• Strukturvorlage: Fairwalter ermöglicht die Nutzung von vordefinierten Strukturvorlagen für verschiedene Objekttypen (z.B. Wohnung, Büro, Parkplatz). Die Auswahl einer passenden Vorlage beschleunigt den Prozess erheblich, da Räume und Bauteile bereits angelegt sind. Diese Vorlagen können bei Bedarf individuell angepasst werden. Bei der nächsten Abnahme können diese Daten wiederverwendet werden.

3. Systematisch durch die Räume: Zustandserfassung leicht gemacht

Die App führt Sie nun systematisch durch alle Räume und deren zugehörige Bauteile (z.B. Wände, Böden, Fenster, Türen, sanitäre Anlagen). Für jedes Bauteil bewerten Sie den Zustand mithilfe eines intuitiven Ampelsystems:

• Grün: In Ordnung (i.O.) – keine Mängel vorhanden.
• Gelb: Normale Abnutzung – entspricht dem vertragsgemässen Gebrauch.
• Rot: Übermässige Abnutzung – ein Schaden oder Mangel liegt vor, der über die normale Abnutzung hinausgeht.

Um Zeit zu sparen, bietet die App die Möglichkeit, einen Zustand pauschal für alle Bauteile eines Raumes zu übernehmen, falls dies zutrifft.

4. Mängel präzise dokumentieren: Text, Foto und Kostenanteil

Wird ein Bauteil mit «Rot» (übermässige Abnutzung) bewertet, öffnet sich die Detailerfassung für den Mangel:

• Kommentare: Fügen Sie eine präzise Beschreibung des Mangels hinzu.
• Fotos: Über das Plus-Symbol können Sie direkt mit Ihrem Tablet oder Smartphone Fotos des Schadens aufnehmen und dem Bauteil zuordnen. Sie können den Schaden im Bild sogar einkreisen oder markieren, um die genaue Position visuell hervorzuheben.
• Kostenanteile: Hinterlegen Sie direkt den geschätzten Kostenanteil für die Behebung des Mangels. Hier können Sie entweder eine Minderwertanforderung definieren oder die Kosten mithilfe der integrierten paritätischen Lebensdauertabelle des Hauseigentümerverbands (Taschenrechner-Symbol) automatisch berechnen.

Dieser Prozess ist nahtlos in das Fairwalter-Ökosystem integriert. Alle erfassten Mängel, inklusive Fotos und Kommentare, werden automatisch mit der Hauptsoftware synchronisiert. Dies ermöglicht eine durchgängige, digitale Prozesskette.

5. Zählerstände korrekt erfassen (inkl. Fotobeweis)

Die korrekte Erfassung der Zählerstände (z.B. für Wasser, Strom, Gas, Heizung) ist ein unverzichtbarer Bestandteil jedes Übergabeprotokolls, um eine genaue Nebenkostenabrechnung zu ermöglichen. Tragen Sie die abgelesenen Werte in die dafür erstellten Bauteile/Felder ein.

Empfehlung: Nutzen Sie die allgemeine Fotofunktion der App, um zusätzlich zu den eingetragenen Werten auch immer einen Fotobeweis der Zählerstände zu erstellen. Ein Bild des Zählers mit dem ablesbaren Stand erhöht die Beweissicherheit erheblich.

6. Schlüsselübergabe: Alles dokumentiert im Schlüsselverzeichnis

Auch die Schlüsselübergabe wird in der Fairwalter App lückenlos dokumentiert. Überprüfen und erfassen Sie die Anzahl und Art aller übergebenen beziehungsweise zurückgegebenen Schlüssel (z.B. Wohnungs-, Keller-, Briefkastenschlüssel). Sollten Schlüssel fehlen, können Sie hier ebenfalls einen entsprechenden Kostenanteil für den Ersatz festhalten.

7. Finale Prüfung und digitale Unterschrift – Sicher und verbindlich

Bevor das Übergabeprotokoll abgeschlossen wird, gehen Sie in der «Zusammenfassung» nochmals alle erfassten Daten sorgfältig durch. Besprechen Sie insbesondere die rot markierten Punkte (Mängel) mit dem oder der Mieter:in, um Transparenz zu schaffen und mögliche Unklarheiten direkt vor Ort zu klären.

Anschliessend erfolgt die digitale Unterschrift durch alle anwesenden Parteien (z.B. ausziehende:r Mieter:in, einziehende:r Mieter:in, Verwalter:in) direkt auf dem Bildschirm des Tablets oder Smartphones.

Wichtiger Hinweis: Sobald Sie auf «Unterschriften» klicken, werden die Inhalte des Protokolls gesperrt (erkennbar an Schlosssymbolen). Ein nachträgliches Entsperren und Ändern von Inhalten macht die bereits geleisteten Unterschriften ungültig und der Unterschriftenprozess muss wiederholt werden.

8. Automatischer Versand und zentrale Archivierung: Das Protokoll ist im Kasten!

Nachdem alle Parteien digital unterschrieben haben, kümmert sich die Fairwalter App um den Rest:

• PDF-Erstellung: Es wird automatisch ein umfassendes PDF-Dokument des Übergabeprotokolls generiert, das alle erfassten Daten, Kommentare, Fotos und die digitalen Unterschriften enthält.
• E-Mail-Versand: Das PDF-Protokoll wird direkt aus der App per E-Mail an alle beteiligten Personen (Mieter:innen, Verwalter:in) versendet.
• Archivierung: Gleichzeitig wird das Protokoll automatisch im Fairwalter Hauptsystem archiviert und dem entsprechenden Objekt und Mietverhältnis zugeordnet. So haben Sie jederzeit und von überall Zugriff auf alle relevanten Dokumente.

Damit ist der Prozess der Wohnungsübergabe vollständig automatisiert abgeschlossen – effizient, digital und nachvollziehbar.

Die Vorteile auf einen Blick: Warum sich der Umstieg auf Fairwalter lohnt

Die Nutzung des digitalen Übergabeprotokolls mit Fairwalter bietet eine Fülle von Vorteilen, die sich gerade für Immobilienverwaltungen mit umfangreichen Portfolios schnell bezahlt machen:

• Zeitersparnis: Der gesamte Prozess von der Vorbereitung bis zur Archivierung wird drastisch beschleunigt. Kein Abtippen, kein Scannen, kein manuelles Ablegen mehr. Dies setzt wertvolle Ressourcen für andere wichtige Aufgaben frei.
• Vollständigkeit & Genauigkeit: Die strukturierte Erfassung und die geführte Navigation durch Räume und Bauteile stellen sicher, dass keine wichtigen Punkte vergessen werden. Die Zustandsbeschreibung ist klar und eindeutig.
• Klare Dokumentation (Bilder!): Fotos von Mängeln werden direkt dem jeweiligen Bauteil zugeordnet und im Protokoll integriert. Dies schafft eine objektive und unmissverständliche Beweislage.
• Erhöhte Rechtssicherheit & Beweiskraft: Ein detailliertes, digital unterschriebenes Protokoll mit Fotodokumentation bildet eine solide Grundlage bei Meinungsverschiedenheiten und minimiert das Risiko kostspieliger Rechtsstreitigkeiten.
• Zentrale und sichere Archivierung: Alle Übergabeprotokolle sind digital im Fairwalter System gespeichert, revisionssicher und jederzeit schnell auffindbar.
• Minimale Einarbeitung dank «Plug and Play»-Philosophie: Fairwalter ist so intuitiv gestaltet, dass in der Regel keine aufwendigen Schulungen nötig sind. Mitarbeiter:innen werden schrittweise durch den Prozess geführt. Für zusätzliche Unterstützung stehen ein digitales Help Center, eine KI-gestützte Hilfe und erklärende YouTube-Videos zur Verfügung.

«Unsere Philosophie bei Fairwalter ist ‹Plug and Play›. Die Abnahme-App ist extrem intuitiv und kann von jeder Mitarbeiterin und jedem Mitarbeiter selbstständig bedient werden - man wird Schritt für Schritt durchgeführt.»
Samuel Baumgartner, Fairwalter AG

• Professioneller Auftritt: Die Nutzung einer modernen, digitalen Lösung für die Wohnungsübergabe hinterlässt einen kompetenten und effizienten Eindruck bei Ihren Mieter:innen und Geschäftspartner:innen. Dies stärkt das Image Ihrer Immobilienverwaltung.

Fazit: Digitale Übergabe mit Fairwalter – Einfach, schnell und zukunftssicher

Das digitale Übergabeprotokoll mit Fairwalter revolutioniert einen der traditionell aufwendigsten Prozesse in der Immobilienbewirtschaftung. Die intuitive Fairwalter Abnahme App macht Schluss mit unleserlichen handschriftlichen Notizen, unauffindbaren Fotos und zeitraubender Nachbearbeitung. Stattdessen profitieren Sie von einem standardisierten, effizienten und rechtssicheren Verfahren, das Ihnen hilft, Zeit und Kosten zu sparen und gleichzeitig die Zufriedenheit Ihrer Mieter:innen und die Professionalität Ihrer Verwaltung zu steigern.

Die digitale Erfassung und zentrale Archivierung des Übergabeprotokolls fügt sich nahtlos in eine moderne, auf digitale Immobilienverwaltung ausgerichtete Strategie ein. Es ist ein weiterer wichtiger Baustein, um Ihre Prozesse zu optimieren und Ihr Unternehmen zukunftssicher aufzustellen. Entdecken Sie die Möglichkeiten auf www.fairwalter.com.

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