Mahnwesen leicht gemacht: Automatische Mietzinsmahnungen in Fairwalter – So geht’s!

Ein effektives Mahnwesen ist das Rückgrat einer gesunden Liquidität für jede Immobilienverwaltung. Doch gerade die manuelle Verfolgung ausstehender Mietzinse kann sich schnell zu einem zeitintensiven und nervenaufreibenden Prozess entwickeln. Fairwalter tritt an, um genau diese Herausforderung zu meistern: Überlassen Sie das zeitaufwändige Mahnwesen unserer intelligenten Software. Sorgen Sie für pünktliche Mieteingänge und einen verbesserten Cashflow. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie das automatisierte Mahnwesen in Fairwalter optimal einrichten und nutzen.

Die Last mit den Listen: Warum ein funktionierendes Mahnwesen Gold wert ist

Ein funktionierendes Mahnwesen ist für Immobilienverwaltungen und Eigentümer:innen ein entscheidender Faktor für die finanzielle Stabilität. Pünktliche Mietzinseinnahmen sichern die Liquidität, die für Betriebskosten, Instandhaltung und Investitionen unerlässlich ist. Ein manueller Mahnprozess stösst hier jedoch schnell an seine Grenzen und birgt diverse Nachteile, die insbesondere grössere Verwaltungen empfindlich treffen können:

• Hoher Zeitaufwand: Die manuelle Identifizierung von Zahlungsausständen, das Erstellen und Versenden von Mahnschreiben sowie die Überwachung von Fristen verschlingen wertvolle Arbeitszeit.
• Fehleranfälligkeit: Bei der manuellen Bearbeitung können leicht Fehler bei Beträgen, Fristen oder der korrekten Anwendung von Mahngebühren passieren.
• Inkonsistenz: Eine uneinheitliche Vorgehensweise kann bei Mieter:innen zu Verunsicherung führen und unprofessionell wirken.
• Übersehene Ausstände: Im hektischen Tagesgeschäft besteht die Gefahr, dass fällige Zahlungen übersehen werden, was zu unnötigen Liquiditätsengpässen führt.

Diese Herausforderungen machen deutlich, dass eine Automatisierung des Mahnwesens für eine effiziente Immobilienbewirtschaftung unerlässlich ist.

Fairwalter nimmt Ihnen die Arbeit ab: Das kann das automatisierte Mahnwesen

Das automatisierte Mahnwesen in Fairwalter wurde entwickelt, um Ihnen genau diese Aufgaben abzunehmen. Hier sind die Kernfunktionen im Überblick:

«Fairwalter hat den ganzen Mahnprozess digitalisiert. In der Software sehe ich für jede:n Mieter:in einen Kontoauszug und eine Offene-Posten-Liste. Anhand dieser Angaben kann ich einen Mahnlauf starten. Das System prüft automatisch die Mahnstufe und bereitet die Mahnungen entsprechend auf. Somit ist dieser Prozess einfach und digital.»
Samuel Baumgartner, Fairwalter AG

• Automatische Erkennung von Zahlungsausständen: Durch den automatischen Bankabgleich mit CAMT-Dateien und die Nutzung von QR-Rechnungen gleicht Fairwalter Zahlungseingänge präzise mit den offenen Posten ab. Bleibt eine Zahlung aus, wird der Posten als überfällig markiert.
• Der automatisierte Mahnzyklus: Fairwalter generiert automatisch Zahlungserinnerungen und abgestufte Mahnschreiben inkl. QR Rechnung.
• Übersichtliches Mahnwesen-Modul: Sie erhalten eine klare und stets aktuelle Übersicht über alle Mieter:innen mit fälligen Rechnungen, den Mahnstatus und die nächsten Schritte. Mehr Informationen zu den Möglichkeiten der Debitorenbuchhaltung finden Sie auch auf unserer Webseite.

Die Konfigurationsmöglichkeiten, insbesondere die Anpassung von Texten, sind abhängig vom gelösten Abonnement. Kund:innen ab dem Abonnement «Basic» haben die Möglichkeit, diese Vorlagen individuell anzupassen. Für alle anderen stehen Branchen konforme Vorlagen zur Verfügung

Schritt für Schritt zum automatisierten Mahnprozess: So richten Sie das Mahnwesen ein

Bevor Sie mit dem Mahnwesen starten, ist es wichtig zu verstehen, wann eine Abmahnung an Mieter:innen generell sinnvoll ist oder welche Schritte bei einer Kündigung bei Zahlungsverzug zu beachten sind.

1. Mahnwesen-Modul

Alle relevanten Einstellungen finden Sie zentral unter «Mahnwesen». Für detaillierte Anleitungen empfehlen wir, das Fairwalter Help-Center zu konsultieren, da sich Details in der Software weiterentwickeln können.

2. Von sanft bis bestimmt: Mahnstufen und Fristen definieren

In Fairwalter haben Sie die Flexibilität, verschiedene Mahnstufen zu definieren, z.B.:

• Zahlungserinnerung
• 1. Mahnung
• 2. Mahnung / Letzte Mahnung ((OR) Art. 257d)

Für jede Stufe können Sie spezifische Fristen und Texte festlegen. Fairwalter bietet bewusst nicht nur «Best-Practice»-Vorlagen an, sondern die Freiheit, die Konfiguration individuell an die Bedürfnisse und die Philosophie Ihrer Verwaltung anzupassen. Sie können auch den Versand per Einschreiben aktivieren, was ab der zweiten Mahnstufe empfohlen wird.

3. Klare Worte: Mahntexte anpassen und Vorlagen nutzen

Fairwalter bietet anpassbare Textvorlagen für jede Mahnstufe. Sie können auf Standardvorlagen zurückgreifen und diese an Ihren Kommunikationsstil anpassen.

Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass Fairwalter aktuell keine spezifischen Textbausteine oder Formulierungshilfen für typische Einwände von Mieter:innen (z.B. bei Mietzinsreduktionen) anbietet. Die Textvorlagen sind allgemein gehalten und können von Ihnen individualisiert werden.

4. Zahlungen im Griff: Wie der Bankabgleich das Mahnwesen steuert

Der automatische Bankabgleich ist das Kernstück des Prozesses. Fairwalter liest Ihre CAMT-Dateien ein und gleicht Zahlungen automatisch mit den offenen Posten ab. Wird eine Zahlung zugeordnet, stoppt das System den Mahnprozess für diese Forderung automatisch. So werden keine unnötigen Mahnungen versendet. Für seltene Fälle ohne eindeutige Zuordnung bietet die Software komfortable manuelle Abgleichfunktionen.

5. Alles im Blick: Überwachung und Reporting im Mahnwesen

Fairwalter bietet Ihnen jederzeit eine aktuelle Offene-Posten-Liste und eine klare Anzeige des Mahnstatus für jede Forderung. Zudem können Sie für einzelne Mieter:innen detaillierte Mieterkontoauszüge als PDF exportieren, um maximale Transparenz zu gewährleisten.

Die Vorteile sprechen für sich: Warum sich das automatisierte Mahnwesen mit Fairwalter auszahlt

• Enorme Zeitersparnis: Die Reduktion des manuellen Aufwands setzt wertvolle Ressourcen frei.
• Keine übersehenen Ausstände mehr: Das System arbeitet zuverlässig und sorgt für eine konsequente Verfolgung von Aussenständen.
• Konsistente und professionelle Kommunikation: Einheitliche Vorlagen gewährleisten einen professionellen Auftritt.
• Verbesserter und planbarerer Cashflow: Schnellere Zahlungseingänge verbessern Ihre Liquidität.
• Reduktion von Fehlern: Automatisierte Prozesse minimieren das Risiko menschlicher Fehler.
• Weniger Stress und mehr Kontrolle: Ein zuverlässiges System reduziert den Stress für Ihr Team, während Sie die volle Kontrolle behalten.

Fazit: Mahnwesen? Macht Fairwalter für Sie – einfach, effizient und sicher!

Das Management von Mietzins Mahnungen gehört zu den kritischsten Aufgaben in der Immobilienbewirtschaftung. Fairwalter transformiert diesen Prozess in einen weitgehend automatisierten, effizienten und transparenten Ablauf. Sie sparen Zeit, minimieren Fehler und verbessern Ihren Cashflow. Die Anpassungsmöglichkeiten stellen sicher, dass der Prozess optimal auf die Bedürfnisse Ihrer Verwaltung zugeschnitten werden kann und tragen so zu einem professionelleren Auftritt und einem stressfreieren Arbeitsalltag bei.

Jetzt Ihr Mahnwesen optimieren und profitieren!

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• Haben Sie Fragen zur Konfiguration oder wünschen eine persönliche Beratung? Unser Support-Team ist gerne für Sie da.
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Wir freuen uns darauf, Sie dabei zu unterstützen, Ihr Mahnwesen und Ihre gesamte Immobilienverwaltung effizienter und erfolgreicher zu gestalten.