Rechtliche Rahmenbedingungen: Wichtige Gesetze und Vorschriften für Immobilienverwalter:innen in der Schweiz

Rechtliche Kenntnisse sind ein unverzichtbarer Bestandteil des Berufsalltags von Immobilienverwaltern und Immobilienverwalterinnen. Ob es um Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen oder Datenschutz geht – die Einhaltung der Gesetze hat direkte Auswirkungen auf den Erfolg und die Sicherheit der Verwaltung.

Stellen Sie sich vor, Sie bereiten eine Nebenkostenabrechnung vor: Welche gesetzlichen Anforderungen müssen Sie dabei berücksichtigen, um rechtlich auf der sicheren Seite zu bleiben? Oder wie gehen Sie mit sensiblen Daten von Mieter:innen um, ohne gegen Datenschutzbestimmungen zu verstossen?

Von welchen Gesetzen sind Immobilienverwalter:innen in der Schweiz betroffen? Immobilienverwalter:innen in der Schweiz müssen sich an zentrale Gesetze wie das Obligationenrecht (OR) halten, das Regelungen zu Mietverträgen, Kündigungsfristen und Mietzinsanpassungen enthält. Auch das Zivilgesetzbuch (ZGB) spielt eine wichtige Rolle, insbesondere bei Eigentumsfragen und Nachbarschaftsrecht. Ergänzt werden diese nationalen Vorgaben durch kantonale Vorschriften und spezielle Regelungen wie das Datenschutzgesetz (DSG) sowie Art. 1-27 des VMWG.

Dieser Artikel gibt Ihnen einen klaren Überblick über die wichtigsten rechtlichen Grundlagen und zeigt, wie Sie diese im Alltag anwenden. Von den zentralen Gesetzen bis hin zu aktuellen Entwicklungen finden Sie hier alles, was Sie wissen müssen.

Welche zentralen Gesetze regeln die Immobilienverwaltung in der Schweiz?

Das Obligationenrecht (OR): Grundlage des Mietrechts

Das Obligationenrecht (OR) ist das wichtigste Gesetz für das Mietrecht in der Schweiz. Besonders die Artikel 253 bis 273c regeln zentrale Aspekte des Mietverhältnisses. Dazu zählen die Rechte und Pflichten von Vermietern bzw. Vermieterinnen und Mietern bzw. Mieterinnen, die Festlegung von Mietzinsen, Kündigungsfristen und die rechtlichen Rahmenbedingungen für Mietverträge. Immobilienverwalter:innen müssen diese Artikel kennen, um sicherzustellen, dass alle Verträge und Abläufe den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.

Das Zivilgesetzbuch (ZGB): Eigentum und Nachbarschaft

Das Schweizer Zivilgesetzbuch (ZGB) ist ein weiterer zentraler rechtlicher Rahmen für Immobilienverwalter:innen. Es regelt unter anderem das Eigentumsrecht sowie Aspekte des Nachbarschaftsrechts. Fragen zur Nutzung von gemeinschaftlichem Eigentum, zu Servituten oder zur Klärung von Streitigkeiten zwischen Nachbarn und Nachbarinnen finden hier ihre rechtliche Grundlage. Für Immobilienverwalter:innen ist das ZGB unverzichtbar, um Konflikte zu vermeiden und Eigentümer:innen sowie Mieter:innen korrekt zu beraten.

Kantonale Unterschiede: Lokale Regelungen beachten

Neben den nationalen Gesetzen wie dem OR und dem ZGB gibt es kantonale Vorschriften, die Immobilienverwalter:innen berücksichtigen müssen. Diese können Themen wie bauliche Anforderungen, Steuerregelungen oder besondere Mieter:innenschutzgesetze umfassen. Ein:e Immobilienverwalter:in in Zürich muss sich beispielsweise mit anderen kantonalen Bestimmungen auseinandersetzen als ein:e Verwalter:in in Genf. Daher ist es essenziell, die lokalen Gegebenheiten zu kennen und regelmässig auf Änderungen zu prüfen.

Die Kenntnis dieser zentralen Gesetze und deren praktische Anwendung schafft nicht nur Rechtssicherheit, sondern stärkt auch das Vertrauen von Eigentümern bzw. Eigentümerinnen und Mietern bzw. Mieterinnen in Ihre Arbeit.

In unserem Leitfaden für Immobilienverwalter:innen erfahren Sie mehr über die Rechte und Pflichten der Vermieter:innen und Mieter:innen.

Welche Pflichten haben Immobilienverwalter:innen gegenüber Mietern bzw. Mieterinnen und Eigentümern bzw. Eigentümerinnen?

Immobilienverwalter:innen in der Schweiz spielen eine entscheidende Rolle in der Verwaltung von Mietobjekten. Sie agieren als Bindeglied zwischen Mietern bzw. Mieterinnen und Eigentümern bzw. Eigentümerinnen und müssen dabei rechtliche, organisatorische und kommunikative Anforderungen erfüllen.

Pflichten gemäss Obligationenrecht (OR)

Das Obligationenrecht (OR) definiert klare Pflichten für Immobilienverwalter:innen, insbesondere in Bezug auf Mietverhältnisse. Zu den zentralen Aufgaben gehören:

• Mietzinsfestlegung und Anpassung: Der bzw. die Verwalter:in sorgt dafür, dass der Mietzins den gesetzlichen Vorgaben entspricht und eventuelle Anpassungen korrekt umgesetzt werden.
• Kündigungsfristen einhalten: Die ordnungsgemässe Einhaltung der Kündigungsfristen gemäss OR gewährleistet Rechtssicherheit für beide Parteien.
• Vertragsmanagement: Immobilienverwalter:innen erstellen, überprüfen und aktualisieren Mietverträge, um diese rechtssicher und transparent zu gestalten.

Insbesondere um rechtliche Risiken bei der Kündigung von Mietverträgen zu vermeiden, sollten Verwalter:innen immer auf dem neuesten Stand der gesetzlichen Gegebenheiten bleiben.

Vermittlerrolle zwischen Mietern bzw. Mieterinnen und Eigentümern bzw. Eigentümerinnen

Eine der wichtigsten Aufgaben eines Immobilienverwalters bzw. einer Immobilienverwalterin ist die Vermittlung zwischen Mietern bzw. Mieterinnen und Eigentümern bzw. Eigentümerinnen. Dies erfordert eine neutrale Haltung und das Verständnis für beide Seiten. Beispiele:

• Kommunikation: Verwalter:innen klären Fragen zu Mietverträgen, Abrechnungen oder Instandhaltungsarbeiten und vermitteln bei Unstimmigkeiten.
• Konfliktlösung: Bei Differenzen, etwa zu Nebenkostenabrechnungen, agieren sie als Vermittler:in, um einvernehmliche Lösungen zu finden.

Transparenz und rechtliche Vorgaben in der Kommunikation

Ein essenzieller Bestandteil der Tätigkeit ist die transparente und gesetzeskonforme Kommunikation. Dazu zählen:

• Informationen bereitstellen: Mieter:innen und Eigentümer:innen haben Anspruch auf verständliche und vollständige Informationen, etwa zu Mietanpassungen oder Abrechnungen.
• Rechtssicherheit gewährleisten: Verwalter:innen sorgen dafür, dass alle Korrespondenzen und Prozesse den rechtlichen Vorgaben entsprechen, um Streitigkeiten zu vermeiden.

Durch die Erfüllung dieser Pflichten tragen Immobilienverwalter:innen dazu bei, ein harmonisches und rechtlich sicheres Verhältnis zwischen Mietern bzw. Mieterinnen und Eigentümern bzw. Eigentümerinnen zu schaffen.

Weitere Informationen und Tipps, wie Sie rechtliche Konflikte mit Mietern und Mieterinnen vermeiden können, finden Sie in unserem Blog.

Welche Vorschriften gelten für die Nebenkostenabrechnung?

Nebenkostenabrechnungen spielen eine wesentliche Rolle in der Immobilienverwaltung. Sie müssen präzise, transparent und nachvollziehbar sein, um den gesetzlichen Anforderungen in der Schweiz zu genügen und das Vertrauen der Mieter:innen zu gewährleisten.

Gesetzliche Anforderungen an Nebenkostenabrechnungen

Das schweizerische Obligationenrecht (OR) beinhaltet wichtige Gesetze für Immobilienverwalter:innen und legt fest, dass Nebenkosten nur dann erhoben werden dürfen, wenn diese ausdrücklich im Mietvertrag vereinbart sind. Die Abrechnung muss:

• transparent sein: Alle aufgelisteten Kosten sind klar erkennbar und verständlich.
• nachvollziehbar sein: Mieter:innen haben das Recht, die Berechnungen und deren Grundlage vollständig nachzuvollziehen und Einsicht zu erhalten.
• im angemessenen Zeitraum erfolgen: Die Abrechnung sollte innerhalb eines Jahres nach Ende der Abrechnungsperiode vorgelegt werden, um Streitigkeiten zu vermeiden.

Verteilschlüssel und rechtliche Grundlagen

Nebenkosten werden anhand festgelegter Verteilschlüssel oder nach effektivem Verbrauch auf die Mieter:innen umgelegt. Diese Schlüssel müssen im Mietvertrag geregelt und den Mietern sowie Mieterinnen bekannt sein. Typische Verteilschlüssel umfassen:

• Flächenanteil: Verteilung der Kosten basierend auf der Wohnfläche der einzelnen Einheiten.
• Individuelle Messungen: Einsatz von Zählern für spezifische Verbrauchskosten wie Heizung oder Wasser. (Neovac, Techem, Rapp)
• Wertquote: Verteilung noch Wertquoten oder individuellen Schlüsseln.
• Abzurechnende Kosten: Sämtliche abzurechnende Kosten, z.B. für Hauswart, müssen im Mietvertrag erwähnt sein, um über die Nebenkosten verrechnet werden zu können.

Die gewählte Methode muss fair und einheitlich angewendet werden. Kostenpositionen, die nicht im Mietvertrag festgehalten sind, dürfen nicht abgerechnet werden.

Bestimmte Kosten, wie Reparaturen und Unterhaltskosten, die nicht zu den umlagefähigen Nebenkosten gehören und daher nicht auf die Mieter:innen abgewälzt werden dürfen, müssen berücksichtig werden und dem Eigentümer belastet werden.

Rechte der Mieter:innen

Mieter:innen haben gemäss OR das Recht, die Nebenkostenabrechnung zu überprüfen. Dazu gehören:

• Einsicht in Unterlagen: Verwalter:innen müssen Belege und Rechnungen, die den Nebenkosten zugrunde liegen, auf Anfrage vorlegen.
• Korrekturen einfordern: Sollten Fehler oder unberechtigte Posten entdeckt werden, haben Mieter:innen das Recht, eine Überarbeitung der Abrechnung zu verlangen.
• angemessene Frist: Den Mietern und Mieterinnen muss ausreichend Zeit zur Prüfung eingeräumt werden, um etwaige Fragen zu klären.

Eine sorgfältige und rechtssichere Erstellung der Nebenkostenabrechnung schützt nicht nur die Interessen der Mieter:innen, sondern minimiert auch potenzielle Konflikte und rechtliche Risiken für Immobilienverwalter:innen.

Welche gesetzlichen Anforderungen bestehen im Bereich der Instandhaltung und Sicherheit von Immobilien?

Die Instandhaltung und Sicherheit von Immobilien ist in der Schweiz durch eine Vielzahl von Gesetzen und Verordnungen geregelt. Immobilienverwalter:innen tragen die Verantwortung, diese Vorschriften einzuhalten, um den Wert der Immobilie zu erhalten und die Sicherheit der Nutzer:innen zu gewährleisten.

Immobilienverwalter:innen sind verpflichtet, die Gebäude regelmässig zu warten und in einem gebrauchstauglichen Zustand zu halten. Dazu gehören:

• Prüfung und Wartung technischer Anlagen: Heizungs-, Lüftungs- und Sanitärsysteme müssen in regelmässigen Intervallen gewartet werden, um Ausfälle oder Schäden zu vermeiden.
• Gebäudeinspektionen: Fassade, Dach und Fenster sollten auf Schäden überprüft werden, insbesondere nach extremen Wetterbedingungen.
• Reparaturen und Renovierungen: Kleinere Mängel müssen zeitnah behoben werden, grössere Sanierungen sind rechtzeitig zu planen, um langfristige Schäden zu vermeiden.

Das Obligationenrecht (OR) und das Zivilgesetzbuch (ZGB) verpflichten Eigentümer:innen, ihren Unterhaltspflichten nachzukommen. Diese Massnahmen tragen dazu bei, Konflikte mit Mietern und Mieterinnen zu vermeiden und den Wert der Immobilie zu sichern.

Sicherheitsanforderungen

Die Sicherheit der Nutzer:innen steht im Mittelpunkt der gesetzlichen Regelungen. Immobilienverwalter:innen müssen sicherstellen, dass:

• Brandschutzvorschriften eingehalten werden: Dies umfasst die Installation von Rauchmeldern, Feuerlöschern und Brandschutztüren gemäss den Vorgaben der Vereinigung Kantonaler Feuerversicherungen (VKF).
• Baunormen beachtet werden: Sicherheitsvorschriften für Treppen, Geländer oder Fluchtwege sind gesetzlich geregelt und müssen regelmässig kontrolliert werden.
• Aufzüge und technische Anlagen geprüft werden: Regelmässige Inspektionen durch zertifizierte Fachkräfte gewährleisten die Sicherheit.

Konsequenzen bei Nichteinhaltung

Verstösse gegen gesetzliche Vorgaben können schwerwiegende Folgen haben:

• Rechtliche Sanktionen: Bussgelder und Klagen durch Mieter:innen oder Behörden sind mögliche Konsequenzen.
• Erhöhte Haftungsrisiken: Immobilienverwalter:innen können im Schadensfall haftbar gemacht werden, etwa bei Verletzungen durch vernachlässigte Wartung.
• Imageverlust: Mängel bei der Instandhaltung und Sicherheit können das Vertrauen von Mietern bzw. Mieterinnen und Eigentümern bzw. Eigentümerinnen nachhaltig beeinträchtigen.

Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben für Immobilienverwalter:innen ist nicht nur eine Pflicht, sondern auch eine Investition in den Werterhalt und die Sicherheit der Immobilie. Ein strukturierter Wartungsplan und der Einsatz moderner Technologien helfen dabei, den Überblick zu bewahren und Risiken zu minimieren.

Welche Datenschutzbestimmungen müssen Immobilienverwalter:innen beachten?

Datenschutz ist ein zentraler Bestandteil der Immobilienverwaltung in der Schweiz, insbesondere da Immobilienverwalter:innen täglich mit sensiblen personenbezogenen Daten arbeiten. Das schweizerische Datenschutzgesetz in der Schweiz (DSG) stellt klare Anforderungen an die Erhebung, Verarbeitung und Speicherung dieser Informationen.

Das DSG verlangt von Immobilienverwaltern und Immobilienverwalterinnen, personenbezogene Daten wie Name, Adresse, Kontaktdaten oder Bankverbindungen der Mieter:innen und Eigentümer:innen rechtmässig und transparent zu verarbeiten. Die wesentlichen Grundsätze umfassen:

• Zweckbindung: Daten dürfen nur für den festgelegten Zweck, wie etwa die Mietverwaltung, genutzt werden.
• Datenminimierung: Es dürfen nur jene Informationen erhoben werden, die tatsächlich notwendig sind.
• Verhältnismäßigkeit: Die Verarbeitung von Daten muss angemessen und gerechtfertigt sein.

Die Sicherheit der personenbezogenen Daten erfordert technische und organisatorische Massnahmen:

• Datenverschlüsselung: Elektronisch gespeicherte Informationen sollten verschlüsselt werden, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
• Zugriffskontrollen: Nur autorisierte Personen sollten Zugang zu sensiblen Daten erhalten. Eine klare Rollenverteilung innerhalb des Teams ist hierbei entscheidend.
• Regelmässige Backups: Um Datenverluste zu vermeiden, sollten regelmässige Sicherungen auf geschützten Servern erstellt werden.

Darüber hinaus ist es wichtig, analoge Dokumente, wie Mietverträge oder Abrechnungen, sicher zu verwahren. Dies kann durch abschliessbare Schränke oder Zugangsbeschränkungen im Büro gewährleistet werden.

Informationspflichten gegenüber Mietern bzw. Mieterinnen und Eigentümern bzw. Eigentümerinnen

Immobilienverwalter:innen sind verpflichtet, Mietern bzw. Mieterinnen und Eigentümern bzw. Eigentümerinnen auf Anfrage Auskunft über die gespeicherten Daten zu geben. Dies umfasst:

• Datenverarbeitungstransparenz: Betroffene müssen darüber informiert werden, welche Daten zu welchem Zweck erhoben und wie lange gespeichert werden.
• Rechte der Betroffenen: Mieter:innen und Eigentümer:innen haben das Recht, fehlerhafte Informationen korrigieren oder löschen zu lassen, sofern keine rechtlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Die Einhaltung dieser Datenschutzbestimmungen schützt nicht nur die Rechte der Betroffenen, sondern minimiert auch das rechtliche Risiko für Immobilienverwalter:innen. Durch den Einsatz moderner Immobiliensoftware können diese Anforderungen effizient umgesetzt werden, etwa durch integrierte Verschlüsselung und automatisierte Zugriffsprotokolle.

Welche aktuellen Entwicklungen und Gesetzesänderungen sind für Immobilienverwalter:innen relevant?

Die Immobilienbranche in der Schweiz steht vor einer Reihe von rechtlichen und gesellschaftlichen Veränderungen, die auch für Immobilienverwalter:innen von zentraler Bedeutung sind. Neue Gesetzesinitiativen und branchenspezifische Trends verlangen von Verwaltern bzw. Verwalterinnen, sich kontinuierlich weiterzubilden und ihre Arbeitsprozesse anzupassen.

Neue oder geplante Gesetzesänderungen

• Reform des Mietrechts: Anpassungen im schweizerischen Mietrecht, wie beispielsweise neue Regelungen zur Mietzinsanpassung bei energetischen Sanierungen, sind ein wesentlicher Aspekt. Verwalter:innen müssen sicherstellen, dass die Berechnungen und Mitteilungen an Mieter:innen korrekt erfolgen.
• Neues Datenschutzgesetz: Seit 2023 gilt in der Schweiz ein modernisiertes Datenschutzgesetz (DSG). Immobilienverwalter:innen sind verpflichtet, Datenschutzbestimmungen bei der Verarbeitung von Mieter:innen- und Eigentümer:innendaten strikt einzuhalten.
• Nachhaltigkeitsvorgaben: Die zunehmende Bedeutung von ökologischen Standards, wie beispielsweise Energieeffizienzklassen bei Gebäuden, beeinflusst auch die Immobilienverwaltung. Neue Richtlinien erfordern eine Anpassung bei Renovierungs- und Sanierungsprojekten.

Auswirkungen auf die Immobilienverwaltung

• Erhöhter Verwaltungsaufwand: Gesetzesänderungen führen häufig zu einem Anstieg des Dokumentations- und Berichtswesens. Beispielsweise erfordert das neue Datenschutzgesetz die Einführung klarer Prozesse für den Umgang mit personenbezogenen Daten.
• Anpassung der Mietverträge: Änderungen im Mietrecht verlangen von Verwaltern und Verwalterinnen eine Überprüfung und ggf. Aktualisierung bestehender Verträge, um rechtliche Risiken zu vermeiden.
• Umsetzung ökologischer Standards: Nachhaltigkeitsvorgaben beeinflussen die langfristige Strategie der Immobilienverwaltung, z. B. durch die Integration von Energiebilanzierung und umweltfreundlichen Materialien.

Ausblick: Trends wie Nachhaltigkeit und Digitalisierung

• Digitalisierung: Immobiliensoftware spielt eine zentrale Rolle, um den steigenden Anforderungen gerecht zu werden. Automatisierte Prozesse und cloudbasierte Systeme helfen, die Einhaltung neuer Vorschriften effizient umzusetzen.
• Nachhaltigkeit: Der Fokus auf ESG-Kriterien (Umwelt, Soziales, Governance) wird die Immobilienverwaltung nachhaltig prägen. Verwalter:innen, die diese Standards proaktiv umsetzen, sichern langfristig den Wert der betreuten Liegenschaften.
• Flexibilität durch Gesetzesänderungen: Die Fähigkeit, sich schnell an neue Regelungen anzupassen, wird für Immobilienverwalter:innen immer wichtiger. Fortbildungen und die Zusammenarbeit mit rechtlichen Experten und Expertinnen unterstützen dabei.

Durch den Einsatz moderner Lösungen für Immobilienverwalter:innen wie Fairwalter können Verwalter:innen nicht nur den gestiegenen Anforderungen gerecht werden, sondern auch von Effizienzgewinnen profitieren. Tools zur Verwaltung von Mietverträgen, Abrechnungen und Datenschutzmassnahmen bieten einen entscheidenden Vorteil, um in einer sich wandelnden Branche rechtlich sicher zu agieren.

Fazit: Wie können Immobilienverwalter in der Schweiz rechtliche Risiken minimieren?

Die Immobilienverwaltung in der Schweiz erfordert ein tiefes Verständnis des Immobilienrechts der Schweiz, darunter das Obligationenrecht, das Datenschutzgesetz und kantonale Vorschriften. Diese Gesetze regeln zentrale Aufgaben wie Mietvertragsmanagement, Nebenkostenabrechnungen und Instandhaltungsmassnahmen. Durch die Einhaltung dieser Regelungen schützen Immobilienverwalter:innen nicht nur ihre Klienten bzw. Klientinnen, sondern minimieren auch potenzielle rechtliche Risiken.

Praktische Tipps zur Verbesserung der Compliance

1. Fortlaufende Weiterbildung: Verwalter:innen sollten sich regelmässig über Gesetzesänderungen und neue Vorschriften informieren. Fachkurse oder Branchenveranstaltungen können dabei unterstützen.
2. Professionelle Beratung: Die Zusammenarbeit mit Experten und Expertinnen, wie Rechtsanwälten bzw. Rechtsanwältinnen oder Steuerberatern bzw. Steuerberaterinnen, hilft, komplexe Themen wie Nebenkostenabrechnungen oder Datenschutz korrekt umzusetzen.
3. Standardisierte Prozesse: Der Einsatz von Immobiliensoftware erleichtert die Einhaltung rechtlicher Vorgaben, indem sie Prozesse automatisiert und Dokumentationen übersichtlich speichert.
4. Prüfung der Verträge: Bestehende Mietverträge und Vereinbarungen sollten regelmässig auf ihre Rechtskonformität hin überprüft und aktualisiert werden.

Ein effizientes Compliance-Management ist ohne digitale Unterstützung kaum noch vorstellbar. Tools wie Fairwalter bieten integrierte Lösungen, die nicht nur die Verwaltung vereinfachen, sondern auch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben gewährleisten. Funktionen wie automatisierte Dokumentenverwaltung oder DSG-konforme Datenverarbeitung schaffen Sicherheit und sparen Zeit.

Immobilienverwalter:innen, die proaktiv handeln, regelmässige Fortbildungen wahrnehmen und auf digitale Unterstützung setzen, schaffen die Grundlage für rechtssicheres und effizientes Arbeiten. Die kontinuierliche Überprüfung und Anpassung der Prozesse an gesetzliche Entwicklungen ist dabei entscheidend, um langfristig erfolgreich zu bleiben.

In unserem Blog finden Sie weitere Themen rund um die Verwaltung von Immobilien. In unserem Beitrag “Wie sinnvoll ist Rechtsschutz für Eigentümer:innen“ zeigen wir etwa auf, wie Sie sich im Falle eines Rechtsstreits am besten schützen.