Der digitale Mieterwechsel: 4 Fairwalter-Funktionen, die Ihnen Stunden sparen

Der Mieterwechsel gehört zu den komplexesten und zeitaufwändigsten Aufgaben in der Immobilienbewirtschaftung. Er erfordert präzise Koordination, lückenlose Kommunikation und vor allem eines – viel Zeit. Eine schweizweit durchgeführte Studie der Verit AG aus dem Jahr 2009 zeigt, dass jeder einzelne Wechsel Kosten zwischen CHF 3'000.00 und CHF 8'000.00 verursachen kann – Leerstandskosten nicht eingerechnet. Wie die Handelszeitung berichtet, entspricht dies dem zwei- bis sechsfachen einer durchschnittlichen Monatsmiete. Die Auswirkung auf den Mietertrag ist dabei direkt an die Fluktuation gebunden: Während die Kosten bei tiefer Fluktuation rund 9% des Mietertrags ausmachen, steigen sie bei hoher Fluktuation auf bis zu 13% an. Dieser Anstieg ist darauf zurückzuführen, dass sich Verwaltungs-, Inserate- und Instandsetzungskosten bei häufigen Wechseln kumulieren. Doch was wäre, wenn Sie diesen aufwändigen Prozess in einen einfachen, digitalen und hocheffizienten Ablauf verwandeln könnten? 

Genau hier setzt Fairwalter an. Anstatt sich in administrativen Details zu verlieren, ermöglicht Ihnen unsere Software, den gesamten Mieterwechselprozess nahtlos und digital zu steuern. Wir zeigen Ihnen vier smarte Funktionen, die Ihren Arbeitsalltag revolutionieren und Ihnen wertvolle Stunden sparen – von der ersten Interessentenanfrage bis zur finalen Kautionsabwicklung.

Vom Chaos zur Kontrolle: Die digitale Warteliste

Das mühsame Verwalten von Mietinteressent:innen in unübersichtlichen Excel-Listen oder verstreuten E-Mail-Ketten gehört der Vergangenheit an. Solche fragmentierten Systeme führen oft zu Informationsverlust, Doppelspurigkeiten und kritischen Verzögerungen bei der Neuvermietung, was die durchschnittliche Insertionsdauer von 18 bis 23 Tagen in der Schweiz unnötig verlängert.

Die digitale Warteliste von Fairwalter schafft hier Abhilfe. In diesem zentralen System behalten Sie alle Interessent:innen, deren Daten und den aktuellen Status jederzeit im Blick. Sobald eine Wohnung frei wird, sehen Sie mit wenigen Klicks, welche Kandidat:innen die Kriterien erfüllen, und können diese gezielt kontaktieren. Branchenstudien zeigen, dass digitale Verwaltungssysteme bis zu 80% der administrativen Aufgaben automatisieren können. Das Ergebnis für Sie – eine deutlich schnellere Wiedervermietung, weniger Leerstand und mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten.

In der Schweiz ist Geschwindigkeit entscheidend, nicht zuletzt, weil neue Mieter:innen innerhalb von 30 Tagen nach Schlüsselübergabe die Anfangsmiete anfechten können. Ein schneller und gut dokumentierter Vermietungsprozess minimiert hier rechtliche Risiken und sorgt für einen reibungslosen Start in das neue Mietverhältnis.

Präzise & papierlos: Die Abnahme App für die Wohnungsübergabe

Termine vor Ort, unleserliche Protokolle auf Papier und anschliessende Diskussionen über die Kostenverteilung sind bekannte Zeitfresser bei der Wohnungsübergabe. Die digitale Wohnungsübergabe mit der Fairwalter Abnahme App macht diesen Prozess präzise, transparent und vollständig papierlos.

Direkt auf dem Tablet dokumentieren Sie den Zustand jedes Raumes mithilfe von praktischen Vorlagen. Mängel werden mit Fotos festgehalten und direkt im Protokoll verortet. Ein besonderer Vorteil ist der integrierte Kostenrechner, der den Ersatz transparent nach der paritätischen Lebensdauertabelle ermittelt. Dies minimiert Streitigkeiten über Reparaturkosten von vornherein.

Dieser digitale Ansatz ist nicht nur effizient, sondern auch rechtssicher. In der Schweiz hat ein:e Vermieter:in eine äusserst kurze Frist von nur zwei bis drei Werktagen, um Mängel nach der Abgabe schriftlich zu rügen. Wird diese Frist verpasst, verfallen in der Regel sämtliche Ansprüche auf Schadenersatz. Ein handschriftliches Protokoll, das erst Tage später im Büro abgetippt und versendet wird, reicht oft nicht aus. Ein digitales Protokoll hingegen, das sofort vor Ort von beiden Parteien eingesehen und direkt im Anschluss per E-Mail zugestellt wird, erfüllt die gesetzlichen Anforderungen und dient gemäss Schweizer Zivilprozessordnung (Art. 177 ZPO) als beweiskräftige Urkunde. Studien belegen, dass digitale Übergabelösungen die Bearbeitungszeit um rund zwei Drittel reduzieren und etwa 70% der späteren Streitigkeiten verhindern.

Nie wieder nachmessen: Digitale Namensschilder-Bestellung (Quickschild)

Ein oft unterschätzter administrativer Aufwand im Mieterwechselprozess ist die Bestellung von Namens- und Sonnerieschildern. Das Ausmessen vor Ort, telefonische Rückfragen und fehlerhafte Angaben kosten pro Wechsel schnell 30 bis 60 Minuten.

Mit der Quickschild-Integration in Fairwalter gehört dieser Aufwand der Vergangenheit an. Nach einer einmaligen und kostenlosen Aufnahme aller Schildermasse Ihrer Liegenschaft durch eine Fachperson von Quickschild sind sämtliche Daten im System hinterlegt. Künftige Bestellungen lösen Sie dann mit wenigen Klicks direkt aus Fairwalter aus. Die Namen der neuen Mieter:innen werden automatisch aus dem Mietvertrag übernommen, und die Bestellung wird fehlerfrei übermittelt. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für einen professionellen ersten Eindruck bei der neuen Mieterschaft. Diese nahtlose Integration ist ein perfektes Beispiel dafür, wie eine gute Software für Vermieter:innen wiederkehrende Aufgaben vollständig automatisiert.

Schnell & sicher: Die digitale Kautionsabwicklung (Zinsli)

Das Warten auf die Einzahlung der Mietkaution und der administrative Aufwand für die Eröffnung und Verwaltung von Kautionskonten sind weitere Hürden im Mieterwechsel. Die Lösung ist die vollständig digitale Abwicklung über unseren Partner Zinsli, die nahtlos in Fairwalter integriert ist. So können Sie die Mietkaution digital über Zinsli abwickeln und den Prozess um bis zu 80% beschleunigen.

Gemäss Schweizer Mietrecht (Art. 257e OR) darf die Kaution maximal drei Monatsmieten betragen. Der traditionelle Weg über eine Bank ist oft langwierig. Mit der Zinsli-Integration wird der Prozess für alle Beteiligten einfacher und sicherer. Beim Anlegen eines Mietvertrags in Fairwalter aktivieren Sie die digitale Kautionsabwicklung. Die Mieterschaft erhält automatisch eine Einladung, kann online ihr gewünschtes Depotprodukt wählen und die Einzahlung vornehmen – oft innerhalb von 24 Stunden.

Sie werden automatisch über den Zahlungseingang informiert und behalten jederzeit den Überblick. Als regulierter Finanzintermediär, der mit etablierten Schweizer Banken zusammenarbeitet, ist die Plattform zudem vollständig konform mit dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG), was Ihnen zusätzliche Rechtssicherheit gibt. Für Kund:innen von Fairwalter ist die Nutzung dieser Integration kostenlos.

Fazit: Ihr digitaler Mieterwechsel aus einer Hand

Der Mieterwechsel muss kein administrativer Marathon sein. Die vier vorgestellten Funktionen – die digitale Warteliste, die Abnahme App, die Quickschild-Integration und die digitale Kautionsabwicklung mit Zinsli – zeigen, wie die entscheidenden Schritte des Prozesses nahtlos digitalisiert werden.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Schnellere Nachvermietung und weniger Leerstand.
• Reduzierte Papierarbeit und weniger manuelle Fehler.
• Mehr Übersicht und Kontrolle über den gesamten Prozess.
• Gesteigerte Professionalität und bessere Mieterlebnisse.

Studien von Deloitte belegen, dass integrierte digitale Workflows die Prozesseffizienz um bis zu 70% steigern können. Für eine Verwaltung bedeutet dies eine jährliche Zeitersparnis von 100 bis 200 Stunden – Zeit, die Sie für das Wachstum Ihres Portfolios und die Betreuung Ihrer Kund:innen nutzen können. Mit einem modernen Werkzeug wie Fairwalter wird der digitale Mieterwechsel zur Realität.

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