Effizientes Schadensmanagement: Schäden, Aufträge und Handwerker digital verwalten

Eine unklare Schadensmeldung per SMS, eine dringende Reparatur, die zwischen E-Mails untergeht, und die mühsame Suche nach dem richtigen Auftrag bei der Rechnungsprüfung – kommt Ihnen das bekannt vor? Die analoge Verwaltung von Handwerkeraufträgen ist oft unstrukturiert, zeitaufwendig und intransparent. Mit der Fairwalter Immobiliensoftware gehört dieses Chaos der Vergangenheit an. Managen Sie den gesamten Prozess von der Meldung bis zur bezahlten Rechnung zentral und digital. So gewinnen Sie wertvolle Zeit, schaffen vollständige Transparenz und behalten die volle Kostenkontrolle. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie dieser digitale Workflow in der Praxis funktioniert.

Die täglichen Tücken der analogen Auftragsverwaltung

Stellen Sie sich einen typischen Montagmorgen vor: Das E-Mail-Postfach ist voll, am Telefon meldet ein:e Mieter:in einen Wasserschaden und auf Ihrem Schreibtisch liegt eine handschriftliche Notiz zu einer defekten Heizung von letzter Woche. In diesem Umfeld lauern zahlreiche Effizienzfallen und Risiken, die den Arbeitsalltag erschweren.

• Unstrukturierte Meldungen: Informationen zu Schäden erreichen Sie auf unzähligen Wegen – per Telefon, E-Mail oder sogar per SMS. Wichtige Details wie die genaue Objektnummer oder Fotos des Schadens gehen dabei oft verloren oder müssen mühsam nachgefordert werden.
• Fehlende Statusübersicht: Wer hat den Auftrag erhalten? Wurde die Reparatur bereits ausgeführt? Ohne eine zentrale Übersicht kostet die Klärung des aktuellen Status bei jedem einzelnen Fall wertvolle Zeit und führt zu unnötigen Verzögerungen und im schlimmsten Fall zu Doppelbeauftragungen.
• Mühsame Rechnungsprüfung: Trifft die Rechnung des Handwerkers oder der Handwerkerin ein, beginnt die Suche. Der manuelle Abgleich mit der ursprünglichen Beauftragung in E-Mails oder Notizen ist nicht nur extrem zeitaufwändig, sondern auch eine häufige Fehlerquelle.
• Lückenhafte Dokumentation: Im Streitfall oder bei einer späteren Prüfung fehlt oft eine saubere, chronologische Historie des gesamten Vorgangs. Diese fehlende Nachvollziehbarkeit kann bei Unstimmigkeiten mit Mieter:innen oder Eigentümer:innen zu einem echten Problem mit rechtlichen und finanziellen Konsequenzen werden.

Diese Probleme sind mehr als nur ein tägliches Ärgernis – sie stellen ein Geschäftsrisiko dar. Ineffiziente Prozesse führen zu höheren Kosten, unzufriedenen Mieter:innen und einer unnötigen Belastung für Ihr Team. Eine durchgängig digitale Lösung wie Fairwalter setzt genau hier an.

Der digitale Workflow mit Fairwalter: Vom Schaden zur bezahlten Rechnung

Wir zeigen Ihnen nun, wie der gesamte Prozess – von der ersten Meldung bis zur finalen Verbuchung – in Fairwalter Schritt für Schritt abgebildet wird. Jeder Schritt ist lückenlos dokumentiert und für alle Beteiligten jederzeit nachvollziehbar.

Schritt 1: Strukturierte Schadensmeldung – Schluss mit dem Zettelchaos

Der erste und wichtigste Schritt ist die zentrale Erfassung. Unabhängig davon, wie eine Meldung bei Ihnen eingeht, beginnt der Prozess damit, dass Sie als Verwalter:in den Fall strukturiert im System anlegen. So geht’s:

• Zentrale Erfassung: Erfassen Sie den neuen Fall direkt in Fairwalter. Damit ist die Information sofort an einem zentralen Ort gesichert. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie hier: «Schäden und Reparaturen direkt in Fairwalter erfassen». 
• Präzise Zuordnung: Der Fall wird exakt der Liegenschaft, dem Mietobjekt und bei Bedarf sogar einem spezifischen Asset – wie der Heizungsanlage oder dem Lift – zugeordnet. Dies schafft eine lückenlose und granulare Historie pro Bauteil.
• Alle Details an einem Ort: Sie hinterlegen eine genaue Beschreibung, die vermutete Ursache und definieren die Dringlichkeit des Auftrags. Dies ist entscheidend für die Priorisierung: Nutzen Sie die Status-Funktion, um zwischen «hoher» Dringlichkeit für Notfälle wie einen Wasserschaden und «niedriger» Dringlichkeit für kleinere Instandhaltungsarbeiten zu unterscheiden. So behalten Sie stets den Überblick und können Ihre Ressourcen gezielt einsetzen.
• Visuelle Dokumentation: Fotos, Videos oder andere relevante Dokumente, die Sie von Mieter:innen erhalten haben, können Sie direkt zum Fall hochladen.

Wichtig: Der Prozess in Fairwalter beginnt bei Ihnen, in der Verwaltung. Sie zentralisieren die eingehenden Informationen und schaffen so von Beginn an eine saubere Datengrundlage.

Schritt 2: Klare Beauftragung – Handwerker auswählen und alles dokumentieren

Sobald der Schaden erfasst ist, folgt die Beauftragung. Auch hier sorgt Fairwalter für maximale Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

• Dienstleister auswählen: Sie wählen den passenden Handwerker oder die passende Handwerkerin direkt aus Ihrer hinterlegten Dienstleister-Datenbank in Fairwalter aus. Dort sind alle relevanten Kontaktdaten und Informationen zentral oder pro Liegenschaft gespeichert.
• Auftrag dokumentieren: Der entscheidende Punkt ist die lückenlose Dokumentation. Nachdem Sie den Handwerker oder die Handwerkerin wie gewohnt – zum Beispiel per E-Mail oder Telefon – beauftragt haben, laden Sie relevante Dokumente oder eine kurze Telefonnotiz direkt im entsprechenden Schadensfall hoch. So ist die Beauftragung für alle Teammitglieder jederzeit nachvollziehbar im digitalen Dossier des Falles hinterlegt.
• Angebote vergleichen: Auch die Einholung mehrerer Offerten für grössere Reparaturen lässt sich hier effizient abbilden. Laden Sie einfach alle eingehenden Angebote als PDF-Dateien zum selben Schadensfall hoch. In den Notizen können Sie den Vergleich und Ihre Entscheidung dokumentieren, bevor Sie die finale Beauftragung ebenfalls hinterlegen. So bleibt der gesamte Beschaffungsprozess transparent an einem Ort gebündelt.

Schritt 3: Lückenlose Nachverfolgung – Den Status immer im Blick

Die Zeiten, in denen Sie den Status von Aufträgen mühsam in Excel-Listen oder Notizbüchern verfolgen mussten, sind vorbei.

• Zentrale Übersicht: In der Übersicht «Schäden und Reparaturen» sehen Sie alle laufenden und abgeschlossenen Fälle auf einen Blick. Diese Echtzeit-Übersicht ist Ihr Cockpit für das gesamte Reparaturmanagement.
• Status-Filter: Sie können die Aufträge einfach nach ihrem aktuellen Status filtern, z.B. «Offen», «In Arbeit» oder «Erledigt». So identifizieren Sie sofort, wo Handlungsbedarf besteht.
• Proaktives Management: Diese Übersicht ermöglicht es Ihnen, proaktiv zu handeln, Engpässe zu erkennen, bei Handwerker:innen nachzufassen und schnelle, fundierte Auskünfte gegenüber Mieter:innen und Eigentümer:innen zu geben.

Schritt 4: Digitale Rechnungsprüfung – Schnell, transparent und fehlerfrei

Die eingehende Handwerkerrechnung wird nicht mehr zum administrativen Umweg, sondern fügt sich nahtlos in den digitalen Prozess ein. Dies geschieht über den integrierten Kreditorenworkflow von Fairwalter.

• Automatisierte Datenerfassung: Sie laden die eingehende Rechnung – idealerweise als QR-Rechnung – hoch. Das System liest alle relevanten Daten wie Kreditor, Betrag, Liegenschaft und Zahlungsreferenz automatisch aus.
• Effiziente Prüfung: Dank einer geteilten Bildschirmansicht sehen Sie links den digitalen Beleg und rechts die Buchungsmaske. Sie können die Rechnungspositionen direkt mit dem ursprünglich dokumentierten Auftrag im System abgleichen. Der häufigste Fehler neuer Nutzer:innen ist, die Rechnung nur der Liegenschaft, nicht aber dem spezifischen Schadensfall zuzuordnen. Achten Sie darauf, die Verknüpfung zum Fall herzustellen, um den Prozess lückenlos abzuschliessen.
• Freigabe per Klick: Ist alles korrekt, geben Sie die Zahlung mit nur einem Klick frei.

Schritt 5: Nahtlose Verbuchung – Der direkte Draht in die Buchhaltung

Der letzte Schritt erfolgt vollautomatisch und schliesst den Kreis von der Meldung bis zur bezahlten Rechnung.

• Automatische Übergabe: Nach Ihrer Freigabe wird die Kreditorenrechnung nahtlos an die integrierte Liegenschaftsbuchhaltung übergeben.
• Korrekte Verbuchung: Die Software verbucht den Betrag automatisch auf dem korrekten Konto und der richtigen Kostenstelle, also der entsprechenden Liegenschaft oder sogar dem spezifischen Mietobjekt.
• Fehler minimieren: Doppelte Dateneingaben und die damit verbundenen Buchungsfehler gehören der Vergangenheit an. Der gesamte Prozess ist abgeschlossen – schnell, sicher und revisionssicher.

Die Vorteile auf einen Blick: Mehr als nur eine digitale Ablage

Der Umstieg auf ein digitales Schadensmanagement mit Fairwalter ist mehr als nur eine Umstellung von Papier auf digital. Es ist eine strategische Entscheidung für mehr Effizienz und Professionalität.

• Vollständige Transparenz: Alle beteiligten Mitarbeitenden – von der Sachbearbeitung bis zur Buchhaltung – haben jederzeit denselben Informationsstand.
• Reduzierter Administrationsaufwand: Durch die zentrale Datenhaltung und die Automatisierung von Routineaufgaben sparen Sie und Ihr Team wertvolle Zeit.
• Bessere Kostenkontrolle: Jede Ausgabe ist einem spezifischen Auftrag, Objekt und Konto zugeordnet. Das schafft eine klare Grundlage für Auswertungen und Budgetierungen.
• Schnellere Bearbeitungszeiten: Strukturierte und transparente Prozesse erhöhen die Effizienz, was letztlich auch die Zufriedenheit Ihrer Mieter:innen steigert.

“Eine kleine Verwaltung mit rund 500 Objekten berichtete uns, dass sie durch die Digitalisierung des Prozesses die durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Kreditorenrechnung – vom Eingang bis zur Zahlungsfreigabe – von über 10 Minuten auf unter 2 Minuten reduzieren konnte. Dies entspricht einer Zeitersparnis von über 80% allein bei diesem Teilschritt und sorgt für eine jederzeit nachvollziehbare, rechtssichere Historie inkl. digital abgespeicherten Belege.”

– Samuel Baumgartner, CEO der Fairwalter AG

Fazit: Professionalisieren Sie Ihr Schadensmanagement 

Analoge, unstrukturierte Prozesse sind in der heutigen Immobilienbewirtschaftung nicht nur ineffizient, sondern auch ein Geschäftsrisiko. Sie führen zu Fehlern, Intransparenz und Frustration bei allen Beteiligten. Fairwalter bietet Ihnen die Werkzeuge, um Ihr Schadensmanagement auf ein neues, professionelles Niveau zu heben. Der gesamte Prozess wird unkompliziert, effizient und übersichtlich in einer zentralen Plattform abgebildet. Damit positionieren Sie Ihre Verwaltung zukunftssicher und schaffen Freiräume für die wirklich wichtigen Aufgaben. Statt sich mit Zettelchaos zu befassen, können Sie sich auf die strategische Entwicklung Ihres Portfolios und die Betreuung Ihrer Kund:innen konzentrieren. Vergleichen Sie selbst, wie sich dieser Ansatz von anderen Lösungen unterscheidet und entdecken Sie die beliebtesten Anbieter von Immobiliensoftware.

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