Was sind eigentlich Nebenkosten? Das sind Kosten, die mit der Verwendung einer Mietwohnung oder einem Mietshaus entstehen.
Mieter:innen zahlen in der Schweiz einen Mietzins an den Vermieter. Doch damit allein sind in der Regel die anfallenden Kosten auf Vermieterseite noch lange nicht gedeckt. Nicht alle Kosten, die dem Vermieter entstehen, dürfen auf Mieter:innen umgelegt werden. Die Grundgebühren für Wasser und Abwasser sowie Verwaltungskosten sind nicht umlagefähig. Heiz- und Nebenkosten sind nur dann umlagefähig, wenn sie im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart wurden.
Meist erfolgt die Nebenkostenabrechnung in der Schweiz über Akontozahlungen – monatliche Vorauszahlungen des Mieters an den Vermieter. Am Ende der Abrechnungsperiode muss zudem verpflichtend eine Nebenkostenabrechnung erstellt werden und eine Verrechnung der geleisteten mit den tatsächlich entstandenen Kosten erfolgen.
Achtung: Eine Nebenkostenabrechnung ist nur dann verpflichtend, wenn Akontozahlungen vereinbart wurden. Bei einer Pauschale ist keine jährliche Abrechnung nötig. Falls im Mietvertrag keine Nebenkosten vereinbart wurden, gelte diese als im Mietzins inbegriffen.
Nicht selten kommt es gerade hierbei zu Fehlern. Denn oft wissen die Vermieter nicht genau, welche Nebenkosten sie eigentlich abrechnen dürfen.
Was sind eigentlich Nebenkosten? Nebenkosten sind Kosten, die mit der Verwendung einer Mietwohnung oder einem Mietshaus entstehen. Dazu gehören unter anderem die Kosten für den Hauswart, Allgemeinstrom für das Treppenhaus oder die Waschküche, Warmwasser- und Heizkosten, Schneeräumung, Gartenpflege, Gebühren für Kehricht, TV-Gebühren und Abwasser.
Mindestens einmal im Jahr müssen Vermieter hierüber eine Nebenkostenabrechnung erstellen, wenn Akontozahlungen vereinbart wurden. Damit keine Fehler entstehen, empfiehlt es sich, eine Vorlage für die Nebenkostenabrechnung in der Schweiz zu verwenden. Denn gerade Vermieter von kleineren Immobilien, die diese selbst verwalten, können hier schnell überfordert sein.
Die Begriffe zulässige und unzulässige Nebenkosten werden meist in einem Atemzug verwendet. Zu den zulässigen Nebenkosten gehören alle laufenden Kosten einer Mietwohnung, die vom Vermieter auf den oder die Mieter:in in einer jährlichen Abrechnung umgelegt werden dürfen.
Typische zulässige Nebenkosten sind die Kosten für Abwasser, Wasserversorgung, Heizung, Strassenreinigung, Gebäudereinigung, Kaminfeger, Kosten für einen Hauswart oder die Gebühren für einen Antennen- und/oder Kabelanschluss. Keine zulässigen Nebenkosten, bis auf wenige Ausnahmen, sind Verwaltungs- und Instandhaltungskosten. Die Nebenkosten sind laut Art. 257a OR und Art. 4 VMWG das Entgelt für die Leistungen des Vermieters oder eines Dritten, die mit dem Gebrauch einer Immobilie oder eines Grundstücks zusammenhängen. Die Nebenkosten müssen gemäss Mietvertrag abgerechnet werden. Verbrauchsabhängige Nebenkosten (z. B. Heizung, Warmwasser) müssen nach Verbrauch berechnet werden, wenn Zähler vorhanden sind. Verbrauchsunabhängige Kosten (z. B. Reinigung) können nach einem fairen Verteilschlüssel umgelegt werden.
Konkrete Beispiele für zulässige Nebenkosten helfen dabei, Klarheit zu schaffen.
Ergänzend ist es hilfreich zu wissen, welche Nebenkosten Mieter:innen tatsächlich tragen müssen.
Laut Mietrecht kann der Vermieter entscheiden, welche der zulässigen Kosten gemäss Mietrecht auch auf die Mieter:innen wirklich umlegen möchte. Diese Kosten müssen zwingend im Mietvertrag erwähnt werden. Die Verteilung muss einem klar definierten Verteilschlüssel folgen.
Hierzu gibt es folgende Möglichkeiten:
Die Pauschalbeiträge für Nebenkosten müssen dem mutmasslichen Aufwand entsprechen und müssen auf Anfrage auch belegt werden können.
Der oder die Mieter:in zahlt im Voraus einen bestimmten Betrag an Nebenkosten an den Vermieter. Hierzu muss der Vermieter aber zwingend einmal im Jahr eine Nebenkostenabrechnung erstellen. Die Nebenkosten müssen nach einem speziellen Verteilschlüssel abgerechnet werden. Die Verrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten erfolgt in der Regel nach Verbrauch. Oft sind gerade bei dieser Form der Abrechnung Streitigkeiten vorprogrammiert. Zur Absicherung ist die Verwendung einer Vorlage zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung in der Schweiz sinnvoll, wie zum Beispiel diesem kostenfreien Nebenkosten-Tool in Excel.
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Bevor man mit der Erstellung der Nebenkostenabrechnung beginnt, ist es wichtig, den Abrechnungszeitraum genau zu kennen und zu verstehen. Der Zeitraum ist oft im Mietvertrag festgelegt. Oftmals ist der 30.06. oder der 31.12. der Abrechnungsstichtag. Manchmal kann es jedoch von diesem Standard abweichen, insbesondere wenn der Mietvertrag während des Jahres begonnen hat.
Unser kostenloses Nebenkosten-Tool kann Ihnen helfen, diese Informationen effizient zu verwalten und zu prüfen, um sicherzustellen, dass Sie alle Anforderungen erfüllen. Mit automatisierten Erinnerungen und praktischen Vorlagen werden Fehler vermieden und die Genauigkeit der Abrechnungen sichergestellt.
In der Schweiz gibt es keine gesetzlich festgelegte Frist für die Erstellung und Vorlage der Nebenkostenabrechnung. In der Praxis wird jedoch empfohlen, die Abrechnung innerhalb von 12 Monaten nach Ablauf der Abrechnungsperiode vorzulegen, um Transparenz zu gewährleisten. Wird die Abrechnung stark verzögert, kann sich der Mieter unter Umständen auf Verwirkung oder Rechtsmissbrauch berufen.
Während viele Kosten innerhalb eines Jahres abgerechnet werden, unterliegen Nachforderungen des Vermieters der gesetzlichen Verjährungsfrist von 5 Jahren (Art. 128 OR). Dennoch sollte die Abrechnung so zeitnah wie möglich erfolgen, um Streitigkeiten zu vermeiden.
Mehr zum Thema: Wer zahlt die Nebenkosten beim Auszug des Mieters?
Eine korrekte und übersichtliche Abrechnung der Nebenkosten ist unerlässlich, um den Mietern und Mieterinnen Transparenz zu bieten und potenzielle Konflikte zu vermeiden. Dazu gehört eine Gesamtkostenaufstellung und eine Einzelabrechnung für die Mieter. Die Belege und Buchungen sollten digital abgelegt werden, dies hilft bei Anfragen zur Abrechnung. Softwareprodukte wie Fairwalter erstellen die Abrechnung gemäss den Buchungen automatisch und speichern die Belege digital.
Nachdem alle Nebenkosten korrekt erfasst und verbucht wurden, ist es an der Zeit, die Nebenkostenabrechnung an den oder die Mieter:in zu versenden. Dies ist ein entscheidender Schritt, der sorgfältig und professionell durchgeführt werden muss, um eine klare Kommunikation zu gewährleisten und Missverständnisse zu vermeiden.
Sobald die Nebenkostenabrechnung an den Mieter beziehungsweise die Mieterin versendet wurde, ist der nächste Schritt die Überwachung und Sicherstellung des Zahlungseingangs. Die Einhaltung dieses Prozesses ist wichtig, um die Finanzen des Eigentümers oder der Eigentümerin zu sichern und eine reibungslose Beziehung zum Mieter beziehungsweise zur Mieterin zu gewährleisten.
Ein weiterer wichtiger Schritt in der Verwaltung der Nebenkostenabrechnung ist die Anpassung der Akontozahlungen. Diese regelmässigen, meist monatlichen Zahlungen werden als Vorauszahlung auf die Nebenkosten geleistet.
Damit die Nebenkostenabrechnung in der Schweiz als richtig gilt, sollten bei einer verwendeten Vorlage folgende Mindestvoraussetzungen beachtet werden:
Die Massgabe laut Obligationenrecht erlaubt die Umlage aller Kosten, die sich aus dem Gebrauch der Mietsache ergeben. Das sind:
Nicht alle Nebenkosten dürfen auf Mieter:innen umgelegt werden. Grundgebühren für Wasser, Abwasser sowie Verwaltungs- und Instandhaltungskosten sind nicht umlagefähig. Laut Art. 257a OR dürfen nur ausdrücklich im Mietvertrag vereinbarte Betriebskosten an Mieter:innen weitergegeben werden.
Hierzu stellen viele Verbände, wie der Hauseigentümerverband Schweiz, Muster-Mietverträge zur Verfügung. Darin sind die häufigsten Nebenkosten bereits angegeben. Ausserdem lohnt es sich, stehts alle Immobilienkosten im Überblick zu behalten - dazu zählen beispielsweise auch die Unterhalt & Nebenkosten.
Die Verordnung über die Miete und Pacht von Wohn- und Geschäftsräumen (VMWG) regelt, inwieweit Heiz- und Warmwasserkosten umlagefähig sind. So zählen laut Art. 5 Abs. 1 VMWG zu den Heizkosten nicht nur die Aufwendungen für den Brennstoff, sondern auch alle anderen Kosten, die direkt mit dem Betrieb der Heizungsanlage oder der zentralen Warmwasseraufbereitungsanlage zusammenhängen.
Das sind beispielsweise laut Art. 5, Abs. 2 VMWG:
Bei den Wartungs- und Verwaltungskosten kann der Vermieter entweder die tatsächlichen angefallenen Kosten verrechnen oder eine Pauschale, die laut Art. 4 Abs. 3 VMWG im Rahmen der üblichen Ansätze liegen muss. Die meisten Vermieter verwenden hierzu in ihrer Vorlage zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung in der Schweiz einen Ansatz von ca. 3 Prozent.
Nicht umgelegt werden können Reparatur- oder Instandhaltungskosten bei der Heizungsanlage (Art. 6 VMWG).
Alle Vermieter müssen bei der Nebenkostenabrechnung sämtliche Ausgaben und entstandenen Kosten genau benennen und die Berechnung hierzu aufschlüsseln und erklären. Damit die Mietenden die Abrechnung nachvollziehen können, müssen alle abgerechneten Positionen detailliert aufgeführt sein. Da die Mieter:innen ein Recht auf Dokumenteneinsicht haben, sollten alle Hauseigentümer die Rechnungen, die zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung herangezogen wurden, aufbewahren. Denn können die Kosten nicht belegt werden, muss der oder die Mieter:in sie gegebenenfalls auch nicht bezahlen.
Ein häufiger Streitpunkt ist in den meisten Fällen aber der zugrunde gelegte Verteilschlüssel (Umlageschlüssel). Dieser bestimmt, wie die anfallenden Nebenkosten auf die einzelnen Mietparteien verteilt werden.
Hierzu haben Vermieter vier Möglichkeiten:
Der entsprechende Verteilschlüssel sollte für eine korrekte Berechnung der Nebenkostenabrechnung in der Schweiz bereits in der Vorlage einstellbar sein.
Bei den Nebenkosten wird zwischen verbrauchsabhängigen und verbrauchsunabhängigen Kosten unterschieden. Die Art der Abrechnung richtet sich nach der Art der Kosten und den gesetzlichen Vorgaben.
Zu den verbrauchsabhängigen Nebenkosten zählen insbesondere Heiz- und Warmwasserkosten. Diese sollten idealerweise nach dem tatsächlichen Verbrauch der einzelnen Mietparteien abgerechnet werden. Damit dies möglich ist, müssen entsprechende Messgeräte in den Wohnungen installiert sein, die den individuellen Verbrauch erfassen.
Gemäß den gesetzlichen Bestimmungen zur verbrauchsabhängigen Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung (VHKA) sollen Energiekosten möglichst verursachergerecht verteilt werden. In vielen Kantonen besteht daher eine Pflicht zur verbrauchsabhängigen Abrechnung für Neubauten ab einer bestimmten Anzahl von Wohneinheiten, meist ab fünf Einheiten. Auch bei umfassenden Sanierungen kann eine Nachrüstung mit Messgeräten vorgeschrieben sein.
Die genaue Umsetzung dieser Vorschriften obliegt den kantonalen Behörden, weshalb es wichtig ist, sich über die lokalen Bestimmungen zu informieren.
Zu den verbrauchsunabhängigen Nebenkosten gehören Kosten, die nicht direkt vom individuellen Verbrauch abhängen. Typische Beispiele sind:
Für diese Kosten muss der Vermieter einen nachvollziehbaren und sachgerechten Verteilschlüssel wählen. Übliche Methoden sind:
Der gewählte Verteilschlüssel sollte im Mietvertrag klar festgelegt sein, um Transparenz für alle Mietparteien zu gewährleisten.
Eine korrekte und transparente Nebenkostenabrechnung schafft Vertrauen zwischen Vermieter:innen und Mieter:innen und sorgt für eine faire Kostenverteilung innerhalb eines Mietobjekts.
Dafür setzt der Vermieter die Gesamtwohnfläche sämtlicher Mietwohnungen an, auf die die Nebenkosten verteilt werden. Dabei sind große Wohnungen in der Regel im Nachteil. Denn bei der Umlage der Kosten nach diesem Verteilschlüssel gilt: Je größer die Wohnung, desto höher sind auch die anteilig zu zahlenden Nebenkosten. Demnach ist eine Wohnung mit 100 Quadratmeter Wohnfläche bei einer Gesamtwohnfläche von 1’000 Quadratmetern mit einem Anteil von 100/1000 (10 %) an den Nebenkosten beteiligt. Mit anderen Worten: Der Anteil der Mietwohnung an der Gesamtfläche entspricht 10 Prozent der Nebenkosten. In der Regel wird in der Schweiz oftmals bei älteren Wohnliegenschaften, für die die Pflicht zur verbrauchsabhängigen Erhebung der Heiz- und Warmwasserkosten nicht gilt, eine Nebenkostenabrechnung auf Basis dieses Verteilschlüssels erstellt. Leerstehende Wohnungen müssen genauso berücksichtigt werden, wobei in diesem Fall der Eigentümer die Nebenkosten anteilsmässig tragen muss.
Bezüglich der Heizkosten gilt in der Schweiz zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung folgende Regelung: Mindestens 50 und maximal 70 Prozent können verbrauchsabhängig berechnet werden. Die übrigen 30 bis 50 Prozent müssen verbrauchsunabhängig verteilt werden. Meist wird hier die Wohnfläche zugrunde gelegt. Auch hierzu kann es sinnvoll sein, eine Vorlage zur richtigen Erstellung der Nebenkostenabrechnung in der Schweiz zu verwenden oder eine professionelle Immobiliensoftware einzusetzen.
Die Einhaltung von Fristen ist ein entscheidender Faktor bei der Nebenkostenabrechnung. Fragen wie "Wer zahlt Nebenkosten beim Auszug des Mieters?" werden in der Schweiz ganz klar gesetzlich geregelt und sind sowohl für Vermieter:innen als auch für Mieter:innen relevant.
Für gewöhnlich müssen Sie die Nebenkostenabrechnung innerhalb eines Jahres nach Ende der Abrechnungsperiode an die Mieter:innen übermitteln. Wird diese Frist nicht eingehalten, können Vermieter:innen unter Umständen ihre Ansprüche auf Nachzahlungen verlieren.
Nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung haben Mieter:innen 30 Tage Zeit, um Einspruch gegen die Abrechnung einzulegen. Ist diese Frist abgelaufen, gilt die Abrechnung automatisch als akzeptiert.
Möchte der oder die Vermieter:in neue Nebenkosten einführen oder bestehende ändern, muss er oder sie dies schriftlich ankündigen und begründen. Mieter:innen haben dann 30 Tage Zeit, um bei der Schlichtungsbehörde des Wohnbezirks Einspruch einzulegen, sollten sie die Änderungen nicht akzeptieren.
Falls die Nebenkostenabrechnung ein Guthaben für die Mieter:innen ausweist, müssen Sie dieses in der Regel innerhalb von 30 Tagen zurückerstatten.
Die Einhaltung dieser Fristen ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern trägt auch zu einem reibungslosen und fairen Mietverhältnis bei. Mit der Unterstützung von Fairwalter können Sie diese Fristen problemlos verwalten und einhalten, sodass sowohl Vermieter:innen als auch Mieter:innen stets den Überblick behalten.
Das Nichtbezahlen der Nebenkostenabrechnung ist ein ernst zu nehmendes Problem, welches rechtliche Konsequenzen für die betroffenen Mieter:innen haben kann. In der Schweiz gelten hierfür klare gesetzliche Regelungen.
Die Verwaltung von Fristen und die Übersicht über Zahlungen kann für Vermieter:innen komplex sein. Fairwalter ermöglicht es jedoch, all diese Prozesse zu vereinfachen. Mit der integrierten Software und hilfreichen Checklisten zur Nebenkostenabrechnung können Sie nicht nur Mietverträge einfach erstellen, sondern auch Fristen und Zahlungsverzüge übersichtlich verwalten.
Ein Sonderfall: Was passiert mit der Nebenkostenabrechnung nach Tod eines Mieters?
Das Schreiben einer Nebenkostenabrechnung wird immer komplizierter. Nicht nur, dass gewisse Kosten nicht auf die Mietparteien umgelegt werden dürfen. Es muss den umlagefähigen Kosten auch immer ein korrekter Verteilschlüssel zugrunde gelegt werden. Damit die Mieter:innen eine nachvollziehbare und korrekte Abrechnung erhalten, sollte eine Vorlage für die Nebenkostenabrechnung verwendet werden. In den mittlerweile vielfältig verfügbaren Dokumenten können nicht nur die Verteilschlüssel zuverlässig eingetragen werden. Damit ist auch die Wahrung der gesetzlichen Vorgaben gewährleistet und ein mögliches Schlichtungsverfahren wird verhindert. Je nach Anbieter können die Vorlagen online, in einem Cloud-Service gepflegt werden, oder es gibt eine Desktop-Variante. Egal, welche der Optionen gewählt wird, der zeitliche Aufwand lässt sich deutlich reduzieren.
So ist die Fairwalter AG aus der Schweiz ein Pionier in Bezug auf die Automatisierung der Nebenkostenabrechnung online. Dank ihrer Software können Sie als Vermieter Ihre Buchhaltung verknüpfen, was zu einer einwandfreien Erfassung aller Belege und Kosten führt. Sie sparen dadurch den Aufwand, Stammdaten, Verteilschlüssel und weitere Daten für die Nebenkostenabrechnung jedes Jahr neu zu erfassen. Fairwalter bietet eine kostenlose Excel-Vorlage sowie eine internetbasierte Software an, die 14 Tage gratis getestet werden kann.
Mehr dazu: Sind Excel-Vorlagen zur Nebenkostenabrechnung geeignet?
Die Nebenkostenabrechnung ist für viele Immobilienverwalter:innen und Vermieter:innen eine der komplexesten und zeitintensivsten Aufgaben des Jahres. Fairwalter erleichtert diesen Prozess durch eine Reihe von leistungsstarken Funktionen:
Ergänzende Inhalte:
Die korrekte Erstellung und Prüfung der Nebenkostenabrechnung sind wesentliche Bestandteile jedes Mietverhältnisses in der Schweiz. Dies ist nicht nur für die finanzielle Planung von Mieter:innen und Vermieter:innen wichtig, sondern auch gesetzlich vorgeschrieben. Hinsichtlich der steigenden Energiepreise und der zunehmenden Komplexität der Nebenkosten ist es umso nötiger, diesen Prozess transparent und verständlich zu gestalten.
Fairwalter unterstützt Sie in diesem Bereich ganzheitlich. Mit unserer Software gestalten Sie die jährliche Nebenkostenabrechnung so effizient wie nie zuvor. Von der Erstellung des Mietvertrags mit klar definierten Nebenkosten bis zur automatisierten Verbuchung der relevanten Rechnungen im Kreditorenmodul – alle Schritte werden vereinfacht und optimiert. Weiterhin unterstützt Sie Fairwalter auch im Falle von Zahlungsverzügen und bietet eine klare Übersicht über Fristen und anfallende Kosten. Unsere frei zugänglichen Checklisten, etwa zur Nebenkostenabrechnung, können Ihnen eine weitere Stütze sein.
So bleibt die Nebenkostenabrechnung kein Hexenwerk, sondern wird zu einem transparenten und fairen Prozess für alle Beteiligten.