Wie gründen Sie eine Immobilienverwaltung?

Als Immobilienverwalter:in sind Sie für die administrative Verwaltung von Immobilien und Anlagen verantwortlich. Dazu gehören unter anderem das Verwalten von Vermögen, das Bezahlen von Rechnungen und das Beauftragen von Reparaturen. Wenn Sie selbst eine Immobilienverwaltung gründen möchten, sollten Sie ein paar wichtige Dinge beachten.

Also, wie gründen Sie eine Immobilienverwaltung? Um eine Immobilienverwaltung zu gründen, müssen Sie eine Rechtsform wählen, die in der Schweiz gültig ist (AG, GmbH oder ein Einzelunternehmen). Registrieren Sie sich dazu im Handelsregister und bei den zuständigen Behörden. Fordern Sie zudem Ihre Steueridentifikationsnummer und Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer von den örtlichen Steuerbehörden an.

Erfahren Sie mehr über die Rechtsformen und Voraussetzungen, die Sie für die Gründung Ihrer Immobilienverwaltung benötigen. Machen Sie sich mit den Grundlagen zur erfolgreichen Gründung vertraut, damit Sie auf dem Weg zu Ihrer eigenen Immobilienverwaltung bestens vorbereitet sind.

Wer ist ein:e Immobilienverwalter:in?

Immobilienverwalter:innen (auch Hausverwalter:innen genannt) sind das Bindeglied zwischen den Eigentümern und Eigentümerinnen der Wohneinheit und der Mieterschaft. Sie sind Ansprechpartner:innen für alle Probleme, die im Zusammenhang mit der Immobilie stehen. Dazu gehören sowohl Reparaturen als auch Konflikte unter den Mietparteien.

Sie können bei Problemen auf beiden Seiten als Vermittler:innen fungieren und Lösungen finden, die für alle Seiten annehmbar sind. Neben Problemlösungen übernehmen Sie auch administrative Aufgaben und sind für die Inspektion der Immobilie zuständig. In der Immobilienverwaltung werden zwei Zuständigkeitsbereiche unterschieden:

• Mietwohnraum

• Stockwerkeigentum oder Eigentumswohnraum

Welche Aufgaben haben Immobilienverwalter:innen für Mietwohnraum?

Als Immobilienverwalter:in für den Mietwohnraum (auch Mietverwaltung genannt) sind Sie überwiegend für die Administration von Wohnhäusern und -anlagen, Mehrparteienhäusern und gewerblichen Immobilien zuständig. Zusätzlich übernehmen Miet- und Wohnungsverwalter:innen oftmals die Repräsentation der Vermieter:innen und Eigentümer:innen bei der Durchführung administrativer Aufgaben.

Dies beinhaltet insbesondere die Verwaltung und Betreuung von Mietobjekten. Die Mietverwaltung ist zudem dafür verantwortlich, dass ein reibungsloser Ablauf in den betreuten Immobilien gewährleistet wird. Dies beinhaltet beispielsweise:

• Erstellung von Abrechnungen
• Begleichung von anfallenden Rechnungen
• Kontrolle der Mieter:innen
• Organisation von Reparaturen und Instandhaltungsmassnahmen
• Verwaltung von Mietverträgen
• Mietzinsanpassungen
• Budgetplanungen
• Nebenkostenabrechnungen
• Wohnungsabnahmen
• Neuvermietung

Auch die Kommunikation zwischen den Eigentümern und Eigentümerinnen und den Vermietern und Vermieterinnen ist ein wesentlicher Bestandteil der Verwaltertätigkeit.

Welche Aufgaben haben Immobilienverwalter:innen für Stockwerkeigentum oder Eigentumswohnraum (StWEG)?

Für Immobilienverwalter:innen für Stockwerkeigentum oder Eigentumswohnraum (auch StWEG-Verwaltung genannt) sind die Aufgaben laut ZGB 712s Abs. 1 gesetzlich festgelegt. Hier ist der oder die Immobilienverwalter:in das ausführende Organ. 

Normalerweise wird zwischen der Stockwerkeigentümergemeinschaft und der StWEG-Verwaltung ein Vertrag vereinbart, in dem die genauen Pflichten und andere Bestimmungen (z.B. Honorare) festgelegt werden. Zum Aufgabenbereich einer StWEG-Verwaltung gehören unter anderem folgende Punkte:

• Anstellung von Reinigungspersonal, Gärtner:innen und Hausmeister:innen
• Abschluss von Mietverträgen mit der Mieterschaft
• Überwachung der Mieterschaft (z.B. Einhaltung der Hausordnung)
• Organisation der Stockwerkeigentümer:innenversammlung
• Verwaltungstätigkeiten für die Stockwerkeigentümer:innen (z.B. Instandhaltungen, Reparaturen, Reinigungen, Pflege der Anlage)
• finanzielle Verwaltung (z.B. Erstellung des Budgets)

Wir von Fairwalter bieten Ihnen eine kostenlose 2-seitige Checkliste, mit der Sie prüfen können, welche Aufgabenbereiche Sie als Immobilienverwalter:in abdecken sollten.

Was dürfen Sie als Immobilienverwalter:in nicht?

Sie dürfen als Immobilienverwalter:in keine Hausordnungen erstellen, welche den Bewohnern und Bewohnerinnen eine Pflicht zu bestimmten Handlungen oder Unterlassungen auferlegt. Dies kann ausschliesslich durch eine Eigentümerversammlung beschlossen werden. Zudem ist es Ihnen nicht erlaubt, die Wohnungen der Eigentümer:innen ohne vorherige Anmeldung zu betreten.

Was benötigen Sie, um Immobilienverwalter:in zu werden?

Müssen Sie eine Berufsausbildung abschliessen?

Nein, Sie müssen keine spezielle Berufsausbildung abschliessen, um Immobilienverwalter:in zu werden. Jedoch brauchen Sie für die Zulassung zur Berufsprüfung als Immobilienverwalter:in entweder:

• eine berufliche Grundbildung von mindestens drei Jahren,
• eine gymnasiale Maturität,
• oder ein Abschluss einer eidgenössisch anerkannten Handelsmittelschule, einer BP, HFP, HF oder FH.

Es ist empfehlenswert, eine Ausbildung zur/zum Immobilienkauffrau oder -mann oder eine zusätzliche Qualifikation als Immobilienassistent:in zu machen. Es empfiehlt sich zudem, einen Hochschulabschluss im Bereich der Immobilienwirtschaft zu absolvieren, um das nötige Grundwissen der Immobilienwelt zu erlangen.

Welche Voraussetzungen sollten Sie erfüllen?

Sie möchten eine Firma für Immobilienverwaltung gründen? Dann sollten Sie vor allem auf Ihre menschlichen Fähigkeiten bauen. Als Immobilienverwalter:in sind Sie für die Verwaltung von fremdem Vermögen und Sachwerten zuständig. Dazu gehört, dass Sie sich Ihren Kunden und Kundinnen gegenüber vertrauenswürdig und kompetent verhalten. Als Immobilienverwalter:in sollten Sie daher die folgenden Fähigkeiten und Kenntnisse mitbringen:

• Professionalität
• Zuverlässigkeit
• ein hohes Mass an Verantwortungsbewusstsein
• eine strukturierte Arbeitsweise
• eine gute Erreichbarkeit
• branchenspezifische Fachkenntnisse
• eine gute Ausdrucksweise (mündlich und schriftlich)
• Führungsstärke
• Kenntnisse über Buchhaltung
• Marketingkenntnisse
• Organisationsfähigkeiten

Eine gute Immobilienverwaltung sollte diese Kriterien in der täglichen Arbeit erfüllen. Dann können Sie sicher sein, dass Sie die Aufgaben effizient und zufriedenstellend erledigen. Bevor Sie eine Immobilienverwaltung gründen, sollten Sie ehrlich Ihre Fähigkeiten einschätzen. Holen Sie sich, wenn nötig, professionelle Unterstützung.

Welche gesetzlichen Zulassungen benötigen Sie?

Sie sollten sich vorab gut über die verschiedenen Rechtsformen informieren und sich überlegen, welche für Ihre Immobilienverwaltung am besten geeignet ist. In der Schweiz sind drei Rechtsformen (AG, GmbH und das Einzelunternehmen) für Immobilienverwaltungen gültig. In der folgenden Tabelle haben wir für Sie die Unterschiede bezüglich des Mindestkapitals und der Haftung zusammengefasst:

Eine Beratung durch eine:n Steuerberater:in kann hierbei sehr hilfreich sein. Bedenken Sie, dass eine spätere Änderung der Rechtsform einen erheblichen finanziellen und administrativen Aufwand bedeuten kann. Daher ist es wichtig, die richtige Wahl schon bei der Gründung zu treffen.

So gründen Sie eine Immobilienverwaltung

Um Ihre Immobilienverwaltung zu registrieren, gehen Sie am besten folgendermassen vor:

1. Bereiten Sie die Gründungsunterlagen vor.
2. Registrieren Sie sich im Handelsregister und bei den zuständigen Behörden.
3. Fordern Sie Ihre Steueridentifikationsnummer und Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer von den örtlichen Steuerbehörden an.

Wie wichtig ist der Standort für meine Immobilienverwaltung?

Suchen Sie sich anschliessend einen geeigneten Ort, um Ihre Angestellten sowie Kunden und Kundinnen zu treffen. Als Immobilienverwalter:in sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass regelmässige Präsenz wichtig ist. Daher ist es ratsam, den Standort Ihrer Immobilienverwaltung an einem Ort zu wählen, der Ihnen die Ausführung Ihrer Aufgaben erleichtert. Sie sollten sorgfältig abwägen, bevor Sie sich für einen Standort entscheiden.

Wie werde ich mit meiner Immobilienverwaltung erfolgreich?

Aller Anfang ist schwer und erfordert viel Aufmerksamkeit und Zeitaufwand. Doch wenn Sie Ihre selbstständige Tätigkeit strukturiert und effizient angehen, werden Sie zukünftig für Ihren Aufwand belohnt. Um diese Regelmässigkeit zu erreichen, sollten Sie sich am Anfang nicht zu viel Arbeit aufhalsen.

Überlegen Sie sich für jeden Auftrag eine langfristige Objektstrategie. Planen Sie gezielt Ihr Vorgehen und die einzelnen Abläufe und nutzen Sie die Zeit, um Prozesse zu beschleunigen. Dies wird Ihnen nicht nur mehr Zufriedenheit Ihrer Kunden und Kundinnen sichern, sondern auch für mehr Entspannung im eigenen Unternehmen sorgen.

Zudem ist es wichtig, dass Sie Alleinstellungsmerkmale ausfindig machen, um sich von der Konkurrenz abzugrenzen. Erfahren Sie dazu mehr in unserem Beitrag «Wie können Sie als Immobilienverwaltung mit Alleinstellungsmerkmalen (USPs) Aufträge gewinnen?».

Wie gewinne ich erfolgreich neue Kunden und Kundinnen?

Um erfolgreich neue Kunden und Kundinnen für Ihre Immobilienbewirtschaftung zu gewinnen, ist es wichtig, dass Sie eine Webseite erstellen. Diese sollte aus folgenden Elementen bestehen:

• Ihre Dienstleistungen und Kernkompetenzen
• Ihre Alleinstellungsmerkmale
• Ihre Kontaktdaten
• Eine Über-uns-Seite, die Informationen über Ihre Immobilienverwaltung enthält
• Ein Impressum

Ausserdem sollten Sie über ein ansprechendes Logo, sowie ggfls. ein Firmenschild, nachdenken. Mit einer suchmaschinenoptimierten Internetseite können Sie schnell Neukunden und Neukundinnen gewinnen. Erfahren Sie dazu mehr in unserem Beitrag «Wie können Sie als Hausverwalter:in Kunden und Kundinnen mit Suchmaschinenoptimierung (SEO) werben?».

Sie sollten sich zudem ein Netzwerk aufbauen, um neue Kunden und Aufträge zu akquirieren. Nehmen Sie deshalb an branchenrelevanten Veranstaltungen teil und machen Sie auf sich aufmerksam. Seien Sie stets mit Visitenkarten ausgestattet und verteilen Sie diese in Ihrem Umfeld. Bewerben Sie sich und Ihre Immobilienverwaltung auch im Internet und nutzen Sie jede Möglichkeit, um neue Kontakte zu knüpfen.

Dabei sollten Sie vor allem auf Werbung über Social Media setzen. Schauen Sie sich dazu unseren Beitrag «Wie können Sie als Immobilienverwalter:in mit Social Media Kunden und Kundinnen gewinnen?» an.

Ihr Werbeauftritt ist für die Kundengewinnung und die Erhaltung Ihres Kundenstammes besonders wichtig. Ein kreatives Marketingkonzept ist für den Erfolg Ihres Unternehmens deshalb unerlässlich. In unserem Beitrag «Wie setzen Sie als Immobilienverwalter:in ein eigenes Marketingkonzept auf?» finden Sie alle wichtigen Informationen dazu.

Mit welchen Kosten muss ich rechnen?

Wenn Sie eine AG oder eine GmbH gründen möchten, müssen Sie das Mindestkapital beachten. Bei einer AG beträgt das Mindestkapital 100'000 CHF und bei einer GmbH 20'000 CHF. Wählen Sie als Rechtsform ein Einzelunternehmen, so müssen verhältnismässig wenig Geld aufwenden. Sie benötigen lediglich einen Laptop, ein Telefon und einen Schreibtisch. Möglicherweise müssen Sie auch mit Kosten für die Webseite und ggfls. für die Immobiliensoftware rechnen, falls Sie eine nutzen möchten.

Allerdings müssen Sie sich auf höhere laufende Kosten einstellen, darunter fallen beispielsweise:

• Versicherungskosten

• Sozialversicherungsbeiträge

• Werbekosten

• Steuern

• ggfls. Personalkosten

Wir empfehlen Ihnen, Fördermittel wie Gründungszuschüsse oder Gründerkredite zu prüfen. Sie sollten sich bewusst sein, dass besonders am Anfang der Gründung Kosten an Ihren Ersparnissen nagen können. Viele Gründer:innen unterschätzen diese und scheitern deshalb.

Halten Sie Ihr Risiko gering und erstellen Sie einen Businessplan

Damit Sie auf der sicheren Seite sind, ist ein exakter Businessplan unerlässlich. Er hilft Ihnen, die Ausgaben und die Gewinne einzuschätzen, welche Ihre Liegenschaftsverwaltung einbringen muss. Darin sollten folgende Punkte berücksichtigt werden:

• Die Gründerperson(en) und Ihre gewählte Rechtsform
• Ihre Geschäftsidee mit den dazugehörigen Alleinstellungsmerkmalen und Ihrem Leistungsangebot
• Ihre Konkurrenz
• Marketingstrategien
• Ihre Risiken und Chancen
• Ihre Finanzplanung

Als Gründer:in einer Immobilienverwaltung können Sie Ihr Unternehmen zunächst nebenberuflich betreiben, um einen Kundschaftsstamm aufzubauen. Dadurch vermeiden Sie das finanzielle Risiko, welches besonders zu Beginn besteht, wenn Ihre Ausgaben Ihre Einkünfte übersteigen. Für Ihren Erfolg als selbstständige:r Immobilienverwalter:in ist zudem ein umfangreiches Versicherungspaket unerlässlich.

Welche Versicherungen benötigen Sie?

In der Schweiz sind Sie als Immobilienverwalter:in, unabhängig von der Rechtsform, die Sie gewählt haben, dazu verpflichtet, eine Betriebshaftpflichtversicherung abzuschliessen. In Bezug auf die Haftpflichtarten, die für Sie als Immobilienverwalter:in relevant sind, sind folgende Gesetzesparagrafen zu beachten:

Neben einer üblichen Betriebshaftpflichtversicherung empfehlen wir Ihnen unbedingt auch eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung abzuschliessen.

Welche Werkzeuge können für Ihre Immobilienverwaltung nützlich sein?

Bei der Verwaltung von Immobilien sind eine gute Organisation und eine saubere Dokumentation unverzichtbar sind. Dabei spielen die richtigen Werkzeuge eine entscheidende Rolle.

Eine Immobiliensoftware

Eine gute Software kann hier einen enormen Unterschied machen und den täglichen Ablauf als Immoblienverwalter:in deutlich vereinfachen. Stellen Sie sich vor dem Kauf die folgenden Fragen:

• Ist die Software auf die Grösse meines Unternehmens ausgelegt?

• Erfüllt die Software meine individuellen Ansprüche?

• Entspricht der Preis für die Software meinem Budget?

Wir von Fairwalter bieten Ihnen eine Immobiliensoftware an, mit der Sie Ihre Abläufe effizient planen und einen guten Überblick behalten können. Je nach Paket können Sie unterschiedlich viele Mandate erfassen. Überzeugen Sie sich selbst!

Überlegen Sie, ob eine Cloud- oder eine On-Premise-Lösung besser für Sie geeignet ist? In unserem Beitrag «Cloud- vs. On-Premise-Lösung – Was ist der Unterschied?» erfahren Sie alles über die Unterschiede sowie die Vor- und Nachteile beider Varianten.

Weitere Werkzeuge

Des Weiteren empfehlen wir Ihnen ein eigenes Fahrzeug, um schnell zu Mietobjekten zu gelangen, sowie ein Handy, um gut erreichbar zu sein. Möglicherweise möchten Sie auch Gebrauch von weiteren technischen Geräten machen, wie zum Beispiel einem Tablet, um  die Wohnungsübergabe digital abzuwickeln.

Das Wichtigste für Sie in Kürze

Um eine Immobilienverwaltung zu gründen, müssen Sie eine Rechtsform wählen, die in der Schweiz gültig ist. Sie können zwischen den folgenden Rechtsformen wählen:

Registrieren Sie sich dazu im Handelsregister und bei den zuständigen Behörden. Fordern Sie zudem Ihre Steueridentifikationsnummer und Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer von den örtlichen Steuerbehörden an.

Um mit Ihrer Immobilienverwaltung erfolgreich zu sein und Kunden und Kundinnen zu gewinnen, sollten Sie folgende Punkte beachten:

• Identifizieren Sie Ihre Alleinstellungsmerkmale.
• Erstellen Sie eine suchmaschinenoptimierte Internetseite und ein Marketingkonzept, um Neukunden und -kundinnen zu gewinnen.
• Bauen Sie über Social Media und branchenrelevanten Veranstaltungen ein Netzwerk auf.
• Nutzen Sie Werkzeuge, wie zum Beispiel eine Immobiliensoftware, mit der Sie Ihre Abläufe effizient planen und einen guten Überblick behalten.

Um den Überblick über Ihre Finanzen nicht zu verlieren, sollten Sie an Ihrem Businessplan festhalten. Als Immobilienverwalter:in sind Sie zudem dazu verpflichtet eine Betriebshaftpflichtversicherung abzuschliessen. Zusätzlich empfehlen wir eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung.

Den ersten Schritt in die Selbstständigkeit zu wagen, erfordert besonders Mut. Versuchen Sie sich Ziele zu setzen und kontinuierlich an Ihrer Selbstständigkeit zu arbeiten. Experten und Expertinnen können Sie dabei unterstützen und Ihnen wertvolle Ratschläge geben.