Checkliste zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung

Die Verwaltung von Immobilien kann eine komplexe Aufgabe sein, insbesondere in einem vielseitigen und streng regulierten Immobilienmarkt wie der Schweiz. Eine Schlüsselaufgabe in dieser Branche ist die Erstellung und Verwaltung von Nebenkostenabrechnungen.

Dieser Prozess kann für diejenigen, die mit den spezifischen Anforderungen und Standards in der Schweiz nicht vertraut sind, sehr verwirrend und zeitaufwendig sein. In diesem Leitfaden gehen wir auf die Schritte ein, die zur Erstellung einer Nebenkostenabrechnung erforderlich sind, und bieten eine praktische Checkliste für Immobilienverwalter in der Schweiz.

Was muss beim Erstellen der Nebenkostenabrechnung beachtet werden? Prüfen Sie den Abrechnungszeitraum und wenden Sie Kostenpunkte an, halten Sie gesetzliche Fristen ein und sortieren und verbuchen Sie Rechnungen und Belege. Übersenden Sie die Nebenkostenabrechnung fristgerecht an die Mieter:innen und stellen Sie den Zahlungseingang sicher. 

Im Folgenden haben wir Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen der Nebenkostenabrechnung zusammengetragen. Zusätzlich zu dieser Checkliste verraten wir Ihnen, wie Sie Ihre Nebenkostenabrechnungen so effizient wie möglich erstellen können.

Schritt 1: Abrechnungszeitraum und Kostenpositionen überprüfen und anwenden

Bevor man mit der Erstellung der Nebenkostenabrechnung beginnt, ist es wichtig, den Abrechnungszeitraum genau zu kennen und zu verstehen. Der Zeitraum ist oft im Mietvertrag festgelegt. Oftmals ist der 30.06. oder der 31.12. der Abrechnungsstichtag. Manchmal kann es jedoch von diesem Standard abweichen, insbesondere wenn der Mietvertrag während des Jahres begonnen hat.

• Prüfen Sie den Mietvertrag genau auf die abzurechnenden Kosten und weiteren Vereinbarungen.
• Notieren Sie den Stichtag der Abrechnung.
• Prüfen Sie auch, welche Kostenpositionen im Mietvertrag aufgeführt sind, da diese die Berechnung der Nebenkosten beeinflussen.
• Stellen Sie sicher, dass alle Kostenpositionen, die zur Abrechnung gebraucht werden sollen, im Mietvertrag korrekt aufgeführt sind.

Unser kostenloses Nebenkosten-Tool kann Ihnen helfen, diese Informationen effizient zu verwalten und zu prüfen, um sicherzustellen, dass Sie alle Anforderungen erfüllen. Mit automatisierten Erinnerungen und praktischen Vorlagen werden Fehler vermieden und die Genauigkeit der Abrechnungen sichergestellt.

Schritt 2: Einhaltung gesetzlicher Fristen

In der Schweiz gibt es keine gesetzlich festgelegte Frist für die Erstellung und Vorlage der Nebenkostenabrechnung. In der Praxis wird jedoch empfohlen, die Abrechnung innerhalb von 12 Monaten nach Ablauf der Abrechnungsperiode vorzulegen, um Transparenz zu gewährleisten. Wird die Abrechnung stark verzögert, kann sich der Mieter unter Umständen auf Verwirkung oder Rechtsmissbrauch berufen.

Während viele Kosten innerhalb eines Jahres abgerechnet werden, unterliegen Nachforderungen des Vermieters der gesetzlichen Verjährungsfrist von 5 Jahren (Art. 128 OR). Dennoch sollte die Abrechnung so zeitnah wie möglich erfolgen, um Streitigkeiten zu vermeiden.

Schritt 3: Belege und Rechnungen sortieren und verbuchen

Eine korrekte und übersichtliche Abrechnung der Nebenkosten ist unerlässlich, um den Mietern und Mieterinnen Transparenz zu bieten und potenzielle Konflikte zu vermeiden. Dazu gehört eine Gesamtkostenaufstellung und eine Einzelabrechnung für die Mieter. Die Belege und Buchungen sollten digital abgelgt werden, dies hilft bei Anfragen zur Abrechnung. Softwareprodukte wie Fairwalter erstellen die Abrechnung gemäss den Buchungen automatisch und speichern die Belege digital.

• Prüfen Sie alle Rechnungen und stellen Sie sicher, dass diese gemäss Vertrag und Mietrecht abgerechnet werden dürfen.
• Buchen Sie diese Kosten ordnungsgemäss in Ihre Immobiliensoftware ein. Dabei ist es wichtig, dass die Verbuchung den im Mietvertrag festgelegten Kostenpositionen entspricht und die richtigen Konten verwendet werden. Ein aussagekräftiger Buchungstext hilft für eine gute Übersicht.
• Vergleichen Sie die Gesamtkosten und die einzelnen Einzelabrechnungen an die Mieter:innen und validieren Sie diese zum Beispiel mit dem Vorjahr. 

Schritt 4: Übersenden der Nebenkostenabrechnung an den oder die Mieter:in

Nachdem alle Nebenkosten korrekt erfasst und verbucht wurden, ist es an der Zeit, die Nebenkostenabrechnung an den oder die Mieter:in zu versenden. Dies ist ein entscheidender Schritt, der sorgfältig und professionell durchgeführt werden muss, um eine klare Kommunikation zu gewährleisten und Missverständnisse zu vermeiden.

• Stellen Sie sicher, dass die Nebenkostenabrechnung klar und verständlich ist. Sie sollte alle Kostenpositionen, die Beträge, den Abrechnungszeitraum, die Verteilschlüssel und den Gesamtbetrag, der vom Mieter beziehungsweise von der Mieterin zu zahlen ist, deutlich ausweisen.
• In der Schweiz gibt es keine gesetzliche Frist für die Zustellung der Nebenkostenabrechnung. In der Praxis wird jedoch empfohlen, die Abrechnung innerhalb von 12 Monaten nach Ende der Abrechnungsperiode zu erstellen, um Transparenz zu gewährleisten. Eine übermässig verspätete Abrechnung kann dazu führen, dass der Mieter die Zahlung verweigert oder sich auf Verwirkung beruft. Nachforderungen des Vermieters unterliegen einer gesetzlichen Verjährungsfrist von 5 Jahren (Art. 128 OR)

Schritt 5: Zahlungseingang sicherstellen

Sobald die Nebenkostenabrechnung an den Mieter beziehungsweise die Mieterin versendet wurde, ist der nächste Schritt die Überwachung und Sicherstellung des Zahlungseingangs. Die Einhaltung dieses Prozesses ist wichtig, um die Finanzen des Eigentümers oder der Eigentümerin zu sichern und eine reibungslose Beziehung zum Mieter beziehungsweise zur Mieterin zu gewährleisten.

• Überprüfen Sie regelmässig, ob die Zahlungen der Mieter:innen eingegangen sind. 
• Im Falle von verspäteten oder fehlenden Zahlungen sollten Sie den Mieter oder die Mieterin schriftlich Mahnen und an die Zahlung der Nebenkosten erinnern.
• Wenn die Zahlung auch nach mehreren Mahnungen nicht eingegangen ist, sollten Sie rechtliche Schritte in Betracht ziehen. (z.B. Art. 257f OR)

Schritt 6: Akontozahlungen an tatsächliche Aufwände anpassen

Ein weiterer wichtiger Schritt in der Verwaltung der Nebenkostenabrechnung ist die Anpassung der Akontozahlungen. Diese regelmässigen, meist monatlichen Zahlungen werden als Vorauszahlung auf die Nebenkosten geleistet. 

• Vergleichen Sie die Akontozahlungen mit den tatsächlichen Nebenkosten des abgelaufenen Jahres. Stellen Sie sicher, dass sie ein genaues Bild der anfallenden Kosten widerspiegeln.
• Falls erforderlich, passen Sie die Höhe der Akontozahlungen an, um sie mit den tatsächlichen Kosten in Einklang zu bringen. Beachten Sie hierfür die gesetzlichen Bestimmungen.
• Es ist wichtig, die Gründe für die Anpassung zu erläutern, um Verständnis und Akzeptanz bei den Mietern zu fördern.

Fazit

Die Erstellung und Verwaltung der Nebenkostenabrechnung ist ein wesentlicher Aspekt der Immobilienverwaltung, insbesondere im regulierten Umfeld der Schweiz. Sie erfordert Genauigkeit, Transparenz und die strikte Einhaltung von Fristen und rechtlichen Vorgaben. Die oben genannten Schritte bilden eine grundlegende Checkliste, die Immobilienverwalter:innen bei diesem Prozess unterstützt.

Mit einer spezialisierten Softwarelösung zur Nebenkostenabrechnung wie z.B. von Fairwalter kann dieser Prozess erheblich optimiert und automatisiert werden. Die Software kann helfen, den Abrechnungszeitraum und die Kostenpositionen zu prüfen, Fristen einzuhalten und vieles mehr, indem sämtliche Kosten über das Jahr erfasst werden. Mit unserer Software ist es möglich, die Nebenkostenabrechnung automatisch zu erstellen, was Ihnen viel Zeit und Arbeit spart. Durch Automatisierung können Fehler vermieden, die Effizienz verbessert und wertvolle Zeit und Ressourcen gespart werden.

Ob Sie ein:e erfahrene:r Immobilienverwalter:in sind oder gerade erst in der Branche beginnen, die Nutzung einer Softwarelösung kann einen entscheidenden Unterschied in Ihrem Geschäft machen. Es hilft Ihnen, einen professionellen, transparenten und effektiven Nebenkostenabrechnungsprozess zu gewährleisten, der sowohl für Sie als auch für Ihre Mieter:innen vorteilhaft ist.