Checkliste zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung

Die Verwaltung von Immobilien kann eine komplexe Aufgabe sein, insbesondere in einem vielseitigen und streng regulierten Immobilienmarkt wie der Schweiz. Eine Schlüsselaufgabe in dieser Branche ist die Erstellung und Verwaltung von Nebenkostenabrechnungen.

Dieser Prozess kann für diejenigen, die mit den spezifischen Anforderungen und Standards in der Schweiz nicht vertraut sind, sehr verwirrend und zeitaufwendig sein. In diesem Leitfaden gehen wir auf die Schritte ein, die zur Erstellung einer Nebenkostenabrechnung erforderlich sind, und bieten eine praktische Checkliste für Immobilienverwalter in der Schweiz.

Was muss beim Erstellen der Nebenkostenabrechnung beachtet werden? Prüfen Sie den Abrechnungszeitraum und wenden Sie Kostenpunkte an, halten Sie gesetzliche Fristen ein und sortieren und verbuchen Sie Rechnungen und Belege. Übersenden Sie die Nebenkostenabrechnung fristgerecht an die Mieter:innen und stellen Sie den Zahlungseingang sicher. Zum Schluss passen Sie Akontozahlungen an tatsächliche Aufwände an.

Im Folgenden haben wir Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen der Nebenkostenabrechnung zusammengetragen. Zusätzlich zu dieser Checkliste verraten wir Ihnen, wie Sie Ihre Nebenkostenabrechnungen so effizient wie möglich erstellen können.

Schritt 1: Abrechnungszeitraum und Kostenpositionen überprüfen und anwenden

Bevor man mit der Erstellung der Nebenkostenabrechnung beginnt, ist es wichtig, den Abrechnungszeitraum genau zu kennen und zu verstehen. Der Zeitraum ist im Mietvertrag festgelegt. Oftmals ist der 30.06. der Abrechnungsstichtag, sodass sich der Aufwand auf die Halbjahre verteilt. Im ersten Halbjahr wird die Jahresabrechnung gemacht und im zweiten Halbjahr werden die Nebenkostenabrechnungen erstellt. Manchmal kann es jedoch von diesem Standard abweichen, insbesondere wenn der Mietvertrag während des Jahres begonnen hat.

• Prüfen Sie den Mietvertrag genau auf die Festlegung des Abrechnungszeitraums.
• Notieren Sie den Stichtag der Abrechnung.
• Prüfen Sie auch, welche Kostenpositionen im Mietvertrag aufgeführt sind, da diese die Berechnung der Nebenkosten beeinflussen.
• Stellen Sie sicher, dass alle Kostenpositionen, die zur Abrechnung gebraucht werden sollen, im Mietvertrag korrekt aufgeführt sind.

Unser kostenloses Nebenkosten-Tool kann Ihnen helfen, diese Informationen effizient zu verwalten und zu prüfen, um sicherzustellen, dass Sie alle Anforderungen erfüllen. Mit automatisierten Erinnerungen und praktischen Vorlagen werden Fehler vermieden und die Genauigkeit der Abrechnungen sichergestellt.

Schritt 2: Einhaltung gesetzlicher Fristen

In der Schweiz legen die Mietgesetze klare Fristen für die Erstellung und Vorlage der Nebenkostenabrechnung fest. Die Nichtbeachtung dieser Fristen kann zu Rechtsstreitigkeiten und finanziellen Verlusten führen. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass Immobilienverwalter diese Fristen kennen und einhalten.

• In der Regel muss die Nebenkostenabrechnung innerhalb von 12 Monaten nach Ablauf des Abrechnungsjahres den Mietern vorgelegt werden, jedoch nach dem Abrechnungsstichtag innerhalb von 6 Monaten.
• Wenn es sich um eine Schätzung handelt, sollte diese den Mietern so früh wie möglich mitgeteilt werden, um ihnen genügend Zeit zur Überprüfung und Diskussion zu geben.
• Während die meisten Kosten innerhalb von 12 Monaten nach Ablauf des Abrechnungszeitraums geltend gemacht werden müssen, gibt es einige Ausnahmen, die eine längere Frist erlauben.

Schritt 3: Belege und Rechnungen sortieren und verbuchen

Eine korrekte und übersichtliche Abrechnung der Nebenkosten ist unerlässlich, um den Mietern und Mieterinnen Transparenz zu bieten und potenzielle Konflikte zu vermeiden. Dazu gehört das Sortieren und Verbuchen der Belege und Rechnungen, die im Laufe des Abrechnungszeitraums anfallen.

• Sortieren Sie alle Belege und Rechnungen nach der Art der Nebenkosten. Dies kann beispielsweise Heizung, Jahresabrechnung der Liegenschaft, Rechnungen für Kleinreparaturen, Wasser, Abwasser, Abfallbeseitigung, Allgemeinstrom, Gebäudeversicherung, Hauswartung etc. sein.
• Buchen Sie diese Kosten ordnungsgemäss in Ihre Finanzsysteme ein. Dabei ist es wichtig, dass die Verbuchung den im Mietvertrag festgelegten Kostenpositionen entspricht.
• Behalten Sie den Überblick über alle Belege, Kontoauszüge Ihres Vermietungskontos und Rechnungen und achten Sie darauf, dass alle Kostenpositionen vollständig erfasst und korrekt verbucht sind.

Schritt 4: Übersenden der Nebenkostenabrechnung an den oder die Mieter:in

Nachdem alle Nebenkosten korrekt erfasst und verbucht wurden, ist es an der Zeit, die Nebenkostenabrechnung an den oder die Mieter:in zu versenden. Dies ist ein entscheidender Schritt, der sorgfältig und professionell durchgeführt werden muss, um eine klare Kommunikation zu gewährleisten und Missverständnisse zu vermeiden.

• Stellen Sie sicher, dass die Nebenkostenabrechnung klar und verständlich ist. Sie sollte alle Kostenpositionen, die Beträge, den Abrechnungszeitraum und den Gesamtbetrag, der vom Mieter beziehungsweise von der Mieterin zu zahlen ist, deutlich ausweisen.
• Übermitteln Sie die Nebenkostenabrechnung fristgemäss. In der Schweiz müssen die Nebenkostenabrechnungen in der Regel innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungsjahres an den Mieter gesendet werden (VMWG Art. 4).
• Verwenden Sie einen zuverlässigen und nachvollziehbaren Versandweg, wie z.B. per Einschreiben. So haben Sie einen Nachweis, dass die Abrechnung an den Mieter gesendet wurde.

Schritt 5: Zahlungseingang sicherstellen

Sobald die Nebenkostenabrechnung an den Mieter beziehungsweise die Mieterin versendet wurde, ist der nächste Schritt die Überwachung und Sicherstellung des Zahlungseingangs. Die Einhaltung dieses Prozesses ist wichtig, um die Finanzen des Eigentümers oder der Eigentümerin zu sichern und eine reibungslose Beziehung zum Mieter beziehungsweise zur Mieterin zu gewährleisten.

• Überprüfen Sie regelmässig, ob die Zahlungen der Mieter:innen eingegangen sind. Beachten Sie hierbei die im Mietvertrag festgelegte Zahlungsfrist.
• Im Falle von verspäteten oder fehlenden Zahlungen sollten Sie den Mieter oder die Mieterin kontaktieren und an die Zahlung der Nebenkosten erinnern.
• Wenn die Zahlung auch nach mehreren Mahnungen nicht eingegangen ist, sollten Sie rechtliche Schritte in Betracht ziehen. Hierbei sollten Sie sich an eine:n Rechtsberater:in wenden, um die korrekten Verfahren einzuhalten.

Schritt 6: Akontozahlungen an tatsächliche Aufwände anpassen

Ein weiterer wichtiger Schritt in der Verwaltung der Nebenkostenabrechnung ist die Anpassung der Akontozahlungen. Diese regelmässigen, meist monatlichen Zahlungen werden als Vorauszahlung auf die Nebenkosten geleistet. Sie sollten jährlich überprüft und an die tatsächlichen Aufwendungen angepasst werden, um zu vermeiden, dass Mieter:innen zu viel oder zu wenig bezahlen.

• Vergleichen Sie die Akontozahlungen mit den tatsächlichen Nebenkosten des abgelaufenen Jahres. Stellen Sie sicher, dass sie ein genaues Bild der anfallenden Kosten widerspiegeln.
• Falls erforderlich, passen Sie die Höhe der Akontozahlungen an, um sie mit den tatsächlichen Kosten in Einklang zu bringen. Dies sollte auf eine faire und transparente Weise geschehen.
• Kommunizieren Sie die angepassten Akontozahlungen klar und rechtzeitig an die Mieter:innen. Es ist wichtig, die Gründe für die Anpassung zu erläutern, um Verständnis und Akzeptanz bei den Mietern zu fördern.

Fazit

Die Erstellung und Verwaltung der Nebenkostenabrechnung ist ein wesentlicher Aspekt der Immobilienverwaltung, insbesondere im regulierten Umfeld der Schweiz. Sie erfordert Genauigkeit, Transparenz und die strikte Einhaltung von Fristen und rechtlichen Vorgaben. Die oben genannten Schritte bilden eine grundlegende Checkliste, die Immobilienverwalter:innen bei diesem Prozess unterstützt.

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Ob Sie ein:e erfahrene:r Immobilienverwalter:in sind oder gerade erst in der Branche beginnen, die Nutzung einer Softwarelösung kann einen entscheidenden Unterschied in Ihrem Geschäft machen. Es hilft Ihnen, einen professionellen, transparenten und effektiven Nebenkostenabrechnungsprozess zu gewährleisten, der sowohl für Sie als auch für Ihre Mieter:innen vorteilhaft ist.