Vorlage für eine richtige Nebenkostenabrechnung in der Schweiz

Mieter:innen zahlen in der Schweiz einen Mietzins an den Vermieter. Doch damit allein sind in der Regel die anfallenden Kosten auf Vermieterseite noch lange nicht gedeckt. So muss der Vermieter beispielsweise bei der Beschäftigung eines Hauswarts für dessen Lohnkosten aufkommen, er trägt die Grundgebühren für Kalt- und Abwasser und die Heizgebühren. All diese Mietnebenkosten dürfen auf den oder die Mieter:in umgelegt werden.

Meist erfolgt die Nebenkostenabrechnung in der Schweiz über Akontozahlungen – monatliche Vorauszahlungen des Mieters an den Vermieter. Am Ende der Abrechnungsperiode muss zudem verpflichtend eine Nebenkostenabrechnung erstellt werden und eine Verrechnung der geleisteten mit den tatsächlich entstandenen Kosten erfolgen.

Nicht selten kommt es gerade hierbei zu Fehlern. Denn oft wissen die Vermieter nicht genau, welche Nebenkosten sie eigentlich abrechnen dürfen.

Was sind eigentlich Nebenkosten? Nebenkosten sind Kosten, die mit der Verwendung einer Mietwohnung oder einem Mietshaus entstehen. Dazu gehören unter anderem die Kosten für den Hauswart, Allgemeinstrom für das Treppenhaus oder die Waschküche, Warmwasser- und Heizkosten, Schneeräumung, Gartenpflege, Gebühren für Kehricht, TV-Gebühren und Abwasser.

Mindestens einmal im Jahr müssen Vermieter hierüber eine Nebenkostenabrechnung erstellen. Damit keine Fehler entstehen, empfiehlt es sich, eine Vorlage für die Nebenkostenabrechnung in der Schweiz zu verwenden. Denn gerade Vermieter von kleineren Immobilien, die diese selbst verwalten, können hier schnell überfordert sein.

Was ist der Unterschied zwischen zulässigen und unzulässigen Nebenkosten?

Die Begriffe zulässige und unzulässige Nebenkosten werden meist in einem Atemzug verwendet. Zu den zulässigen Nebenkosten gehören alle laufenden Kosten einer Mietwohnung, die vom Vermieter auf den oder die Mieter:in in einer jährlichen Abrechnung umgelegt werden dürfen.

Typische zulässige Nebenkosten sind die Kosten für Abwasser, Wasserversorgung, Heizung, Strassenreinigung, Gebäudereinigung, Kaminfeger, Kosten für einen Hauswart oder die Gebühren für einen Antennen- und/oder Kabelanschluss. Keine zulässigen Nebenkosten, bis auf wenige Ausnahmen, sind Verwaltungs- und Instandhaltungskosten. Die Nebenkosten sind laut Art. 257a OR und Art. 4 VMWG das Entgelt für die Leistungen des Vermieters oder eines Dritten, die mit dem Gebrauch einer Immobilie oder eines Grundstücks zusammenhängen.

Wie werden zulässige Nebenkosten in der Schweiz abgerechnet?

Laut Mietrecht kann der Vermieter entscheiden, welche der zulässigen Kosten er auch auf die Mieter:innen wirklich umlegen möchte und zu welchem Anteil.

Hierzu gibt es folgende Möglichkeiten:

• Alle Kosten sind bereits im Mietpreis inklusive.
• Nach Abrechnung (effektive Kosten – Akontozahlungen)
• Pauschalbeitrag
• Direktzahlungen an Dritte

Pauschalbeiträge

Die Pauschalbeiträge für Nebenkosten müssen dem mutmasslichen Aufwand entsprechen. Dabei müssen die Durchschnittswerte aus den drei letzten aufeinanderfolgenden Jahren bestimmt werden. Eine Abrechnung darüber wird nicht erstellt.

Akontozahlungen

Der oder die Mieter:in zahlen im Voraus einen bestimmten Betrag an Nebenkosten an den Vermieter. Hierzu muss der Vermieter aber zwingend einmal im Jahr eine Nebenkostenabrechnung erstellen. Nachforderungen und Rückerstattungen müssen binnen 30 Tagen erfolgen. Die Nebenkosten müssen nach einem speziellen Verteilschlüssel abgerechnet werden. Die Verrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten erfolgt nach einem speziellen Verteiler. Oft sind gerade bei dieser Form der Abrechnung Streitigkeiten vorprogrammiert. Zur Absicherung ist die Verwendung einer Vorlage zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung in der Schweiz sinnvoll, wie zum Beispiel diesem kostenfreien Nebenkosten-Tool in Excel.

Welche Anforderungen muss eine formal richtige Vorlage für eine Nebenkostenabrechnung in der Schweiz erfüllen?

Damit die Nebenkostenabrechnung in der Schweiz als formal richtig gilt, sollten bei einer verwendeten Vorlage folgende Mindestvoraussetzungen beachtet werden:

• Nennung des genauen Abrechnungszeitraums
• Zusammenfassung der Gesamtkosten
• Angabe und Erklärung des verwendeten Verteilschlüssels
• Anteilige Kosten der Mietpartei
• Die geleisteten Vorauszahlungen des Mietenden müssen in Abzug gebracht werden.
• Die genaue Summe der geforderten Nachzahlungen oder der erforderlichen Rückzahlungen

Diese Nebenkosten können Vermieter abrechnen

Die Massgabe laut Obligationenrecht erlaubt die Umlage aller Kosten, die sich aus dem Gebrauch der Mietsache ergeben. Das sind:

• Heizung und Warmwasseraufbereitung
• Kaltwasserbezug
• Hauswartkosten
• Treppenhausreinigung
• Allgemeinstrom (zum Beispiel Treppenhausbeleuchtung)
• Gartenpflege
• Kabel-TV-Gebühren

Jedoch dürfen die Kosten nur dann verrechnet werden, wenn sie auch explizit im Mietvertrag aufgeführt werden. Hierzu stellen viele Verbände, wie der Hauseigentümerverband Schweiz, Muster-Mietverträge zur Verfügung. Darin sind die häufigsten Nebenkosten bereits angegeben.

Gesetzliche Vorgaben zur Nebenkostenabrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten

Die Verordnung über die Miete und Pacht von Wohn- und Geschäftsräumen (VMWG) regelt, inwieweit Heiz- und Warmwasserkosten umlagefähig sind. So zählen laut Art. 5 Abs. 1 VMWG zu den Heizkosten nicht nur die Aufwendungen für den Brennstoff, sondern auch alle anderen Kosten, die direkt mit dem Betrieb der Heizungsanlage oder der zentralen Warmwasseraufbereitungsanlage zusammenhängen.

Das sind beispielsweise laut Art. 5, Abs 2 VMWG:

• Die Kosten für den Brennstoff- und Energieverbrauch
• Die entstandenen Stromkosten zum Betreiben des Brenners und der Heizungspumpe
• Die Reinigung der Heizanlage und des Kamins
• Die jährliche Wartung der Heizungsanlage und des Öltanks
• Eventuell auch das Entkalken der Warmwasseranlage, des Boilers und / oder der Warmwasserleitungen
• Die Verbrauchserfassung und der Abrechnungsservice zur Erstellung der verbrauchsabhängigen Heizkostenabrechnung ebenso wie den Unterhalt der erforderlichen Geräte
• Versicherungsgebühren, wenn sie sich ausschliesslich auf die Heizung und all den dazugehörigen Komponenten beziehen

Bei den Wartungs- und Verwaltungskosten kann der Vermieter, entweder die tatsächlichen angefallenen Kosten verrechnen, oder eine Pauschale, die laut Art. 4, Abs. 3 VMWG im Rahmen der üblichen Ansätze liegen muss. Die meisten Vermieter verwenden hierzu in ihrer Vorlage zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung in der Schweiz einen Ansatz von zwei bis zweieinhalb Prozent.

Nicht umgelegt werden können Reparatur- oder Instandhaltungskosten bei der Heizungsanlage (Art. 6 VMWG).

Der richtige Verteilschlüssel in der Vorlage zur Nebenkostenabrechnung

Alle Vermieter müssen bei der Nebenkostenabrechnung sämtliche Ausgaben und entstandenen Kosten genau benennen und die Berechnung hierzu aufschlüsseln und erklären. Damit die Mietenden die Abrechnung nachvollziehen können, müssen alle abgerechneten Positionen detailliert aufgeführt sein. Da die Mieter:innen ein Recht auf Dokumenteneinsicht haben, sollten alle Hauseigentümer die Rechnungen, die zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung herangezogen wurden, aufbewahren. Denn können die Kosten nicht belegt werden, muss der oder die Mieter:in sie gegebenenfalls auch nicht bezahlen.

Ein häufiger Streitpunkt ist in den meisten Fällen aber der zugrunde gelegte Verteilschlüssel (Umlageschlüssel). Dieser bestimmt, wie die anfallenden Nebenkosten auf die einzelnen Mietparteien verteilt werden.

Hierzu haben Vermieter vier Möglichkeiten:

• nach Verbrauch
• nach Wohnfläche
• nach Personenzahl
• nach Wohneinheit
• nach Stockwerk, z.B. für die Liftbenutzung

Der entsprechende Verteilschlüssel sollte für eine korrekte Berechnung der Nebenkostenabrechnung in der Schweiz bereits in der Vorlage einstellbar sein.

Übrigens: Legt ein Vermieter keinen Verteilschlüssel fest, muss die Wohnfläche zur Erstellung der Nebenkosten herangezogen werden.

Verteilschlüssel nach Verbrauch

Es gibt verbrauchsabhängige und verbrauchsunabhängige Nebenkosten. Zu den verbrauchsabhängigen Nebenkosten zählen beispielsweise Heizkosten und die Kosten für Warmwasser. Dabei rechnen die Vermieter pro Wohneinheit genau das ab, was die jeweilige Mietpartei verbraucht hat. Dies funktioniert aber nur, wenn in den Wohnungen entsprechende Zähler installiert sind, mit denen der genaue Verbrauch belegt werden kann. Seit dem Inkrafttreten des Energiegesetzes am 1. Januar 1999 sind Vermieter verpflichtet, die Heiz- und Warmwasserkosten in allen danach errichteten Neubauten und nach umfassenden Sanierungsmaßnahmen verbrauchsabhängig zu erheben. Jedoch gilt diese Regelung erst bei Immobilien mit 4 Wohneinheiten und mehr.

Zu verbrauchsunabhängigen Nebenkosten gehört der Gemeinschaftsstrom im Treppenhaus oder vor der Eingangstür. Für diese muss der Vermieter einen der folgenden Verteilschlüssel wählen.

Aufteilung nach Wohnfläche

Dafür setzt der Vermieter die Gesamtwohnfläche sämtlicher Mietwohnungen an, auf die die Nebenkosten verteilt werden. Dabei sind große Wohnungen in der Regel im Nachteil. Denn bei der Umlage der Kosten nach diesem Verteilschlüssel gilt: Je größer die Wohnung, desto höher sind auch die anteilig zu zahlenden Nebenkosten. Demnach ist eine Wohnung mit 100 Quadratmeter Wohnfläche bei einer Gesamtwohnfläche von 1’000 Quadratmetern mit einem Anteil von 100/1000 (10%) an den Nebenkosten beteiligt. Mit anderen Worten: Der Anteil der Mietwohnung an der Gesamtfläche entspricht 10 Prozent der Nebenkosten. In der Regel wird in der Schweiz oftmals bei älteren Wohnliegenschaften, für die die Pflicht zur verbrauchsabhängigen Erhebung der Heiz- und Warmwasserkosten nicht gilt, eine Nebenkostenabrechnung auf Basis dieses Verteilschlüssels erstellt. Leerstehende Wohnungen müssen genauso berücksichtigt werden, wobei in diesem Fall der Eigentümer die Nebenkosten anteilsmässig tragen muss.

Verteilschlüssel nach Anzahl der Personen

Hier werden die Gesamtkosten durch alle im Haus lebenden Personen dividiert und unter Berücksichtigung der Personenzahl in den jeweiligen Wohnungen aufgeteilt. Somit zahlt eine vierköpfige Familie bei einer derartigen Verteilung der Nebenkosten einen viermal höheren Betrag als ein Single-Haushalt.

Verteilschlüssel nach Wohneinheiten

Die einfachste Möglichkeit der Nebenkostenaufteilung ist die Umlage aller Kosten auf die Anzahl der Wohneinheiten. So zahlt in einem Mehrfamilienhaus mit 6 Wohnungen jede Partei 1/6 der Nebenkosten. Demnach zahlt jeder den gleichen Anteil.

Der Vorteil liegt eindeutig auf Vermieterseite. Denn dieser erspart sich damit die aufwendige Berechnung der Nebenkosten. Diese Form der Verteilung geht aber zulasten der Mietparteien, die versuchen, sparsam zu leben.

Verteilung der Heizkosten

Bezüglich der Heizkosten gilt in der Schweiz zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung folgende Regelung: Mindestens 50 und maximal 70 Prozent können verbrauchsabhängig berechnet werden. Die übrigen 30 bis 50 Prozent müssen verbrauchsunabhängig verteilt werden. Meist wird hier die Wohnfläche zugrunde gelegt. Bei älteren Immobilien muss generell ein Verbrauch von 70 Prozent berücksichtigt werden. Auch hierzu kann es sinnvoll sein, eine Vorlage zur richtigen Erstellung der Nebenkostenabrechnung in der Schweiz zu verwenden.

Warum es sinnvoll ist, zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung in der Schweiz eine Vorlage zu verwenden

Das Schreiben einer Nebenkostenabrechnung wird immer komplizierter. Nicht nur, dass gewisse Kosten nicht auf die Mietparteien umgelegt werden dürfen. Es muss den umlagefähigen Kosten auch immer ein korrekter Verteilschlüssel zugrunde gelegt werden. Damit die Mieter:innen eine nachvollziehbare und korrekte Abrechnung erhalten, sollte eine Vorlage für die Nebenkostenabrechnung verwendet werden. In den mittlerweile vielfältig verfügbaren Dokumenten können nicht nur die Verteilschlüssel zuverlässig eingetragen werden. Damit ist auch die Wahrung der gesetzlichen Vorgaben gewährleistet und ein mögliches Schlichtungsverfahren wird verhindert. Je nach Anbieter können die Vorlagen online, in einem Cloud Service gepflegt werden, oder es gibt eine Desktop-Variante. Egal, welche der Optionen gewählt wird, der zeitliche Aufwand lässt sich deutlich reduzieren.

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