Vorlage für eine richtige Nebenkostenabrechnung in der Schweiz

Mieter:innen zahlen in der Schweiz einen Mietzins an den Vermieter. Doch damit allein sind in der Regel die anfallenden Kosten auf Vermieterseite noch lange nicht gedeckt. Nicht alle Kosten, die dem Vermieter entstehen, dürfen auf Mieter:innen umgelegt werden. Die Grundgebühren für Wasser und Abwasser sowie Verwaltungskosten sind nicht umlagefähig. Heiz- und Nebenkosten sind nur dann umlagefähig, wenn sie im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart wurden.

Meist erfolgt die Nebenkostenabrechnung in der Schweiz über Akontozahlungen – monatliche Vorauszahlungen des Mieters an den Vermieter. Am Ende der Abrechnungsperiode muss zudem verpflichtend eine Nebenkostenabrechnung erstellt werden und eine Verrechnung der geleisteten mit den tatsächlich entstandenen Kosten erfolgen.

Achtung: Eine Nebenkostenabrechnung ist nur dann verpflichtend, wenn Akontozahlungen vereinbart wurden. Bei einer Pauschale ist keine jährliche Abrechnung nötig. Falls im Mietvertrag keine Nebenkosten vereinbart wurden, gelte diese als im Mietzins inbegriffen. 

Nicht selten kommt es gerade hierbei zu Fehlern. Denn oft wissen die Vermieter nicht genau, welche Nebenkosten sie eigentlich abrechnen dürfen.

Was sind eigentlich Nebenkosten? Nebenkosten sind Kosten, die mit der Verwendung einer Mietwohnung oder einem Mietshaus entstehen. Dazu gehören unter anderem die Kosten für den Hauswart, Allgemeinstrom für das Treppenhaus oder die Waschküche, Warmwasser- und Heizkosten, Schneeräumung, Gartenpflege, Gebühren für Kehricht, TV-Gebühren und Abwasser.

Mindestens einmal im Jahr müssen Vermieter hierüber eine Nebenkostenabrechnung erstellen, wenn Akontozahlungen vereinbart wurden. Damit keine Fehler entstehen, empfiehlt es sich, eine Vorlage für die Nebenkostenabrechnung in der Schweiz zu verwenden. Denn gerade Vermieter von kleineren Immobilien, die diese selbst verwalten, können hier schnell überfordert sein.

Was ist der Unterschied zwischen zulässigen und unzulässigen Nebenkosten?

Die Begriffe zulässige und unzulässige Nebenkosten werden meist in einem Atemzug verwendet. Zu den zulässigen Nebenkosten gehören alle laufenden Kosten einer Mietwohnung, die vom Vermieter auf den oder die Mieter:in in einer jährlichen Abrechnung umgelegt werden dürfen.

Typische zulässige Nebenkosten sind die Kosten für Abwasser, Wasserversorgung, Heizung, Strassenreinigung, Gebäudereinigung, Kaminfeger, Kosten für einen Hauswart oder die Gebühren für einen Antennen- und/oder Kabelanschluss. Keine zulässigen Nebenkosten, bis auf wenige Ausnahmen, sind Verwaltungs- und Instandhaltungskosten. Die Nebenkosten sind laut Art. 257a OR und Art. 4 VMWG das Entgelt für die Leistungen des Vermieters oder eines Dritten, die mit dem Gebrauch einer Immobilie oder eines Grundstücks zusammenhängen. Die Nebenkosten müssen gemäss Mietvertrag abgerechnet werden. Verbrauchsabhängige Nebenkosten (z. B. Heizung, Warmwasser) müssen nach Verbrauch berechnet werden, wenn Zähler vorhanden sind. Verbrauchsunabhängige Kosten (z. B. Reinigung) können nach einem fairen Verteilschlüssel umgelegt werden.

Wie werden zulässige Nebenkosten in der Schweiz abgerechnet?

Laut Mietrecht kann der Vermieter entscheiden, welche der zulässigen  Kosten gemäss Mietercht auch auf die Mieter:innen wirklich umlegen möchte. Diese Kosten müssen zwingend im Mietvertrag erwähnt werden. Die Verteilung muss einem klar definierten Verteilschlüssel folgen.

Hierzu gibt es folgende Möglichkeiten:

• Alle Kosten sind bereits im Mietpreis inklusive.
• Nach Abrechnung (effektive Kosten – Akontozahlungen)
• Pauschalbeitrag
• Direktzahlungen an Dritte

Pauschalbeiträge

Die Pauschalbeiträge für Nebenkosten müssen dem mutmasslichen Aufwand entsprechen und müssen auf Anfrage auch belegt werden können. 

Akontozahlungen

Der oder die Mieter:in zahlen im Voraus einen bestimmten Betrag an Nebenkosten an den Vermieter. Hierzu muss der Vermieter aber zwingend einmal im Jahr eine Nebenkostenabrechnung erstellen.  Die Nebenkosten müssen nach einem speziellen Verteilschlüssel abgerechnet werden. Die Verrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten erfolgt in der Regel nach Verbrauch. Oft sind gerade bei dieser Form der Abrechnung Streitigkeiten vorprogrammiert. Zur Absicherung ist die Verwendung einer Vorlage zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung in der Schweiz sinnvoll, wie zum Beispiel diesem kostenfreien Nebenkosten-Tool in Excel.

Welche Anforderungen muss eine formal richtige Vorlage für eine Nebenkostenabrechnung in der Schweiz erfüllen?

Damit die Nebenkostenabrechnung in der Schweiz als richtig gilt, sollten bei einer verwendeten Vorlage folgende Mindestvoraussetzungen beachtet werden:

• Nennung des genauen Abrechnungszeitraums
• Zusammenfassung der Gesamtkosten
• Angabe und Erklärung des verwendeten Verteilschlüssels
• Anteilige Kosten der Mietpartei
• Die geleisteten Vorauszahlungen des Mietenden müssen in Abzug gebracht werden.
• Die genaue Summe der geforderten Nachzahlungen oder der erforderlichen Rückzahlungen

Diese Nebenkosten können Vermieter abrechnen

Die Massgabe laut Obligationenrecht erlaubt die Umlage aller Kosten, die sich aus dem Gebrauch der Mietsache ergeben. Das sind:

• Heizung und Warmwasseraufbereitung
• Kaltwasserbezug
• Hauswartkosten
• Treppenhausreinigung
• Allgemeinstrom (zum Beispiel Treppenhausbeleuchtung)
• Gartenpflege
• Kabel-TV-Gebühren

Nicht alle Nebenkosten dürfen auf Mieter:innen umgelegt werden. Grundgebühren für Wasser, Abwasser sowie Verwaltungs- und Instandhaltungskosten sind nicht umlagefähig. Laut Art. 257a OR dürfen nur ausdrücklich im Mietvertrag vereinbarte Betriebskosten an Mieter:innen weitergegeben werden.

Hierzu stellen viele Verbände, wie der Hauseigentümerverband Schweiz, Muster-Mietverträge zur Verfügung. Darin sind die häufigsten Nebenkosten bereits angegeben.

Gesetzliche Vorgaben zur Nebenkostenabrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten

Die Verordnung über die Miete und Pacht von Wohn- und Geschäftsräumen (VMWG) regelt, inwieweit Heiz- und Warmwasserkosten umlagefähig sind. So zählen laut Art. 5 Abs. 1 VMWG zu den Heizkosten nicht nur die Aufwendungen für den Brennstoff, sondern auch alle anderen Kosten, die direkt mit dem Betrieb der Heizungsanlage oder der zentralen Warmwasseraufbereitungsanlage zusammenhängen.

Das sind beispielsweise laut Art. 5, Abs 2 VMWG:

• Die Kosten für den Brennstoff- und Energieverbrauch
• Die entstandenen Stromkosten zum Betreiben des Brenners und der Heizungspumpe
• Die Reinigung der Heizanlage und des Kamins
• Die jährliche Wartung der Heizungsanlage und des Öltanks
• Eventuell auch das Entkalken der Warmwasseranlage, des Boilers und / oder der Warmwasserleitungen
• Die Verbrauchserfassung und der Abrechnungsservice zur Erstellung der verbrauchsabhängigen Heizkostenabrechnung ebenso wie das Service Abo der erforderlichen Geräte

Bei den Wartungs- und Verwaltungskosten kann der Vermieter, entweder die tatsächlichen angefallenen Kosten verrechnen, oder eine Pauschale, die laut Art. 4, Abs. 3 VMWG im Rahmen der üblichen Ansätze liegen muss. Die meisten Vermieter verwenden hierzu in ihrer Vorlage zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung in der Schweiz einen Ansatz von ca. 3 Prozent.

Nicht umgelegt werden können Reparatur- oder Instandhaltungskosten bei der Heizungsanlage (Art. 6 VMWG).

Der richtige Verteilschlüssel in der Vorlage zur Nebenkostenabrechnung

Alle Vermieter müssen bei der Nebenkostenabrechnung sämtliche Ausgaben und entstandenen Kosten genau benennen und die Berechnung hierzu aufschlüsseln und erklären. Damit die Mietenden die Abrechnung nachvollziehen können, müssen alle abgerechneten Positionen detailliert aufgeführt sein. Da die Mieter:innen ein Recht auf Dokumenteneinsicht haben, sollten alle Hauseigentümer die Rechnungen, die zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung herangezogen wurden, aufbewahren. Denn können die Kosten nicht belegt werden, muss der oder die Mieter:in sie gegebenenfalls auch nicht bezahlen.

Ein häufiger Streitpunkt ist in den meisten Fällen aber der zugrunde gelegte Verteilschlüssel (Umlageschlüssel). Dieser bestimmt, wie die anfallenden Nebenkosten auf die einzelnen Mietparteien verteilt werden.

Hierzu haben Vermieter vier Möglichkeiten:

• nach Verbrauch
• nach Wohnfläche
• nach Stockwerk, z.B. für die Liftbenutzung

Der entsprechende Verteilschlüssel sollte für eine korrekte Berechnung der Nebenkostenabrechnung in der Schweiz bereits in der Vorlage einstellbar sein.

Verteilschlüssel nach Verbrauch

Bei den Nebenkosten wird zwischen verbrauchsabhängigen und verbrauchsunabhängigen Kosten unterschieden. Die Art der Abrechnung richtet sich nach der Art der Kosten und den gesetzlichen Vorgaben.

Verbrauchsabhängige Nebenkosten

Zu den verbrauchsabhängigen Nebenkosten zählen insbesondere Heiz- und Warmwasserkosten. Diese sollten idealerweise nach dem tatsächlichen Verbrauch der einzelnen Mietparteien abgerechnet werden. Damit dies möglich ist, müssen entsprechende Messgeräte in den Wohnungen installiert sein, die den individuellen Verbrauch erfassen.

Gemäß den gesetzlichen Bestimmungen zur verbrauchsabhängigen Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung (VHKA) sollen Energiekosten möglichst verursachergerecht verteilt werden. In vielen Kantonen besteht daher eine Pflicht zur verbrauchsabhängigen Abrechnung für Neubauten ab einer bestimmten Anzahl von Wohneinheiten, meist ab fünf Einheiten. Auch bei umfassenden Sanierungen kann eine Nachrüstung mit Messgeräten vorgeschrieben sein.

Die genaue Umsetzung dieser Vorschriften obliegt den kantonalen Behörden, weshalb es wichtig ist, sich über die lokalen Bestimmungen zu informieren.

Verbrauchsunabhängige Nebenkosten

Zu den verbrauchsunabhängigen Nebenkosten gehören Kosten, die nicht direkt vom individuellen Verbrauch abhängen. Typische Beispiele sind:

• Gemeinschaftsstrom (z. B. Treppenhaus- oder Außenbeleuchtung)
• Gebäudereinigung
• Hauswartungskosten
• Gartenpflege
• Entsorgungsgebühren

Für diese Kosten muss der Vermieter einen nachvollziehbaren und sachgerechten Verteilschlüssel wählen. Übliche Methoden sind:

• Verteilung nach Wohnfläche (größere Wohnungen zahlen mehr)
• Verteilung nach Anzahl der Zimmer
• Verteilung nach Anzahl der Personen im Haushalt

Der gewählte Verteilschlüssel sollte im Mietvertrag klar festgelegt sein, um Transparenz für alle Mietparteien zu gewährleisten.

Zusammenfassung

• Heiz- und Warmwasserkosten sollten verbrauchsabhängig abgerechnet werden, wenn entsprechende Zähler vorhanden sind.
• In vielen Kantonen besteht eine gesetzliche Pflicht zur verbrauchsabhängigen Abrechnung, insbesondere für Neubauten oder sanierte Gebäude mit mehreren Wohneinheiten.
• Verbrauchsunabhängige Nebenkosten werden nach einem festen Verteilschlüssel verteilt, der im Mietvertrag geregelt sein muss.

Eine korrekte und transparente Nebenkostenabrechnung schafft Vertrauen zwischen Vermieter:innen und Mieter:innen und sorgt für eine faire Kostenverteilung innerhalb eines Mietobjekts.

Aufteilung nach Wohnfläche

Dafür setzt der Vermieter die Gesamtwohnfläche sämtlicher Mietwohnungen an, auf die die Nebenkosten verteilt werden. Dabei sind große Wohnungen in der Regel im Nachteil. Denn bei der Umlage der Kosten nach diesem Verteilschlüssel gilt: Je größer die Wohnung, desto höher sind auch die anteilig zu zahlenden Nebenkosten. Demnach ist eine Wohnung mit 100 Quadratmeter Wohnfläche bei einer Gesamtwohnfläche von 1’000 Quadratmetern mit einem Anteil von 100/1000 (10%) an den Nebenkosten beteiligt. Mit anderen Worten: Der Anteil der Mietwohnung an der Gesamtfläche entspricht 10 Prozent der Nebenkosten. In der Regel wird in der Schweiz oftmals bei älteren Wohnliegenschaften, für die die Pflicht zur verbrauchsabhängigen Erhebung der Heiz- und Warmwasserkosten nicht gilt, eine Nebenkostenabrechnung auf Basis dieses Verteilschlüssels erstellt. Leerstehende Wohnungen müssen genauso berücksichtigt werden, wobei in diesem Fall der Eigentümer die Nebenkosten anteilsmässig tragen muss.

Verteilung der Heizkosten

Bezüglich der Heizkosten gilt in der Schweiz zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung folgende Regelung: Mindestens 50 und maximal 70 Prozent können verbrauchsabhängig berechnet werden. Die übrigen 30 bis 50 Prozent müssen verbrauchsunabhängig verteilt werden. Meist wird hier die Wohnfläche zugrunde gelegt. Auch hierzu kann es sinnvoll sein, eine Vorlage zur richtigen Erstellung der Nebenkostenabrechnung in der Schweiz zu verwenden oder eine professionelle Immobiliensoftware einzusetzen.

Warum es sinnvoll ist, zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung in der Schweiz eine Vorlage zu verwenden

Das Schreiben einer Nebenkostenabrechnung wird immer komplizierter. Nicht nur, dass gewisse Kosten nicht auf die Mietparteien umgelegt werden dürfen. Es muss den umlagefähigen Kosten auch immer ein korrekter Verteilschlüssel zugrunde gelegt werden. Damit die Mieter:innen eine nachvollziehbare und korrekte Abrechnung erhalten, sollte eine Vorlage für die Nebenkostenabrechnung verwendet werden. In den mittlerweile vielfältig verfügbaren Dokumenten können nicht nur die Verteilschlüssel zuverlässig eingetragen werden. Damit ist auch die Wahrung der gesetzlichen Vorgaben gewährleistet und ein mögliches Schlichtungsverfahren wird verhindert. Je nach Anbieter können die Vorlagen online, in einem Cloud Service gepflegt werden, oder es gibt eine Desktop-Variante. Egal, welche der Optionen gewählt wird, der zeitliche Aufwand lässt sich deutlich reduzieren.

So ist die Fairwalter AG aus der Schweiz ein Pionier in Bezug auf die Automatisierung der Nebenkostenabrechnung online. Dank ihrer Software können Sie als Vermieter Ihre Buchhaltung verknüpfen, was zu einer einwandfreien Erfassung aller Belege und Kosten führt. Sie sparen dadurch den Aufwand Stammdaten, Verteilschlüssel und weitere Daten für die Nebenkostenabrechnung jedes Jahr neu zu erfassen. Fairwalter bietet eine kostenlose Excel-Vorlage sowie eine internetbasierte Software an, die 14 Tage gratis getestet werden kann.