Nebenkostenabrechnung in der Schweiz: Vorlage + Checkliste (2025)

Was sind eigentlich Nebenkosten? Das sind Kosten, die mit der Verwendung einer Mietwohnung oder einem Mietshaus entstehen.

Mieter:innen zahlen in der Schweiz einen Mietzins an den Vermieter. Doch damit allein sind in der Regel die anfallenden Kosten auf Vermieterseite noch lange nicht gedeckt. Nicht alle Kosten, die dem Vermieter entstehen, dürfen auf Mieter:innen umgelegt werden. Die Grundgebühren für Wasser und Abwasser sowie Verwaltungskosten sind nicht umlagefähig. Heiz- und Nebenkosten sind nur dann umlagefähig, wenn sie im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart wurden.

Meist erfolgt die Nebenkostenabrechnung in der Schweiz über Akontozahlungen – monatliche Vorauszahlungen des Mieters an den Vermieter. Am Ende der Abrechnungsperiode muss zudem verpflichtend eine Nebenkostenabrechnung erstellt werden und eine Verrechnung der geleisteten mit den tatsächlich entstandenen Kosten erfolgen.

Achtung: Eine Nebenkostenabrechnung ist nur dann verpflichtend, wenn Akontozahlungen vereinbart wurden. Bei einer Pauschale ist keine jährliche Abrechnung nötig. Falls im Mietvertrag keine Nebenkosten vereinbart wurden, gelte diese als im Mietzins inbegriffen.

Nicht selten kommt es gerade hierbei zu Fehlern. Denn oft wissen die Vermieter nicht genau, welche Nebenkosten sie eigentlich abrechnen dürfen.

Was sind eigentlich Nebenkosten? Nebenkosten sind Kosten, die mit der Verwendung einer Mietwohnung oder einem Mietshaus entstehen. Dazu gehören unter anderem die Kosten für den Hauswart, Allgemeinstrom für das Treppenhaus oder die Waschküche, Warmwasser- und Heizkosten, Schneeräumung, Gartenpflege, Gebühren für Kehricht, TV-Gebühren und Abwasser.

Mindestens einmal im Jahr müssen Vermieter hierüber eine Nebenkostenabrechnung erstellen, wenn Akontozahlungen vereinbart wurden. Damit keine Fehler entstehen, empfiehlt es sich, eine Vorlage für die Nebenkostenabrechnung in der Schweiz zu verwenden. Denn gerade Vermieter von kleineren Immobilien, die diese selbst verwalten, können hier schnell überfordert sein.

Was ist der Unterschied zwischen zulässigen und unzulässigen Nebenkosten?

Die Begriffe zulässige und unzulässige Nebenkosten werden meist in einem Atemzug verwendet. Zu den zulässigen Nebenkosten gehören alle laufenden Kosten einer Mietwohnung, die vom Vermieter auf den oder die Mieter:in in einer jährlichen Abrechnung umgelegt werden dürfen.

Typische zulässige Nebenkosten sind die Kosten für Abwasser, Wasserversorgung, Heizung, Strassenreinigung, Gebäudereinigung, Kaminfeger, Kosten für einen Hauswart oder die Gebühren für einen Antennen- und/oder Kabelanschluss. Keine zulässigen Nebenkosten, bis auf wenige Ausnahmen, sind Verwaltungs- und Instandhaltungskosten. Die Nebenkosten sind laut Art. 257a OR und Art. 4 VMWG das Entgelt für die Leistungen des Vermieters oder eines Dritten, die mit dem Gebrauch einer Immobilie oder eines Grundstücks zusammenhängen. Die Nebenkosten müssen gemäss Mietvertrag abgerechnet werden. Verbrauchsabhängige Nebenkosten (z. B. Heizung, Warmwasser) müssen nach Verbrauch berechnet werden, wenn Zähler vorhanden sind. Verbrauchsunabhängige Kosten (z. B. Reinigung) können nach einem fairen Verteilschlüssel umgelegt werden.

Konkrete Beispiele für zulässige Nebenkosten helfen dabei, Klarheit zu schaffen.
Ergänzend ist es hilfreich zu wissen, welche Nebenkosten Mieter:innen tatsächlich tragen müssen.

Wie werden zulässige Nebenkosten in der Schweiz abgerechnet?

Laut Mietrecht kann der Vermieter entscheiden, welche der zulässigen Kosten gemäss Mietrecht auch auf die Mieter:innen wirklich umlegen möchte. Diese Kosten müssen zwingend im Mietvertrag erwähnt werden. Die Verteilung muss einem klar definierten Verteilschlüssel folgen.

Hierzu gibt es folgende Möglichkeiten:

• Alle Kosten sind bereits im Mietpreis inklusive.
  
  
• Nach Abrechnung (effektive Kosten – Akontozahlungen)
  
  
• Pauschalbeitrag
  
  
• Direktzahlungen an Dritte
  

Pauschalbeiträge

Die Pauschalbeiträge für Nebenkosten müssen dem mutmasslichen Aufwand entsprechen und müssen auf Anfrage auch belegt werden können.

Akontozahlungen

Der oder die Mieter:in zahlt im Voraus einen bestimmten Betrag an Nebenkosten an den Vermieter. Hierzu muss der Vermieter aber zwingend einmal im Jahr eine Nebenkostenabrechnung erstellen. Die Nebenkosten müssen nach einem speziellen Verteilschlüssel abgerechnet werden. Die Verrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten erfolgt in der Regel nach Verbrauch. Oft sind gerade bei dieser Form der Abrechnung Streitigkeiten vorprogrammiert. Zur Absicherung ist die Verwendung einer Vorlage zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung in der Schweiz sinnvoll, wie zum Beispiel diesem kostenfreien Nebenkosten-Tool in Excel.

Schritt-für-Schritt Checkliste zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung

Schritt 1: Abrechnungszeitraum und Kostenpositionen überprüfen und anwenden

Bevor man mit der Erstellung der Nebenkostenabrechnung beginnt, ist es wichtig, den Abrechnungszeitraum genau zu kennen und zu verstehen. Der Zeitraum ist oft im Mietvertrag festgelegt. Oftmals ist der 30.06. oder der 31.12. der Abrechnungsstichtag. Manchmal kann es jedoch von diesem Standard abweichen, insbesondere wenn der Mietvertrag während des Jahres begonnen hat.

• Prüfen Sie den Mietvertrag genau auf die abzurechnenden Kosten und weiteren Vereinbarungen.
  
  
• Notieren Sie den Stichtag der Abrechnung.
  
  
• Prüfen Sie auch, welche Kostenpositionen im Mietvertrag aufgeführt sind, da diese die Berechnung der Nebenkosten beeinflussen.
  
  
• Stellen Sie sicher, dass alle Kostenpositionen, die zur Abrechnung gebraucht werden sollen, im Mietvertrag korrekt aufgeführt sind.
  
  

Unser kostenloses Nebenkosten-Tool kann Ihnen helfen, diese Informationen effizient zu verwalten und zu prüfen, um sicherzustellen, dass Sie alle Anforderungen erfüllen. Mit automatisierten Erinnerungen und praktischen Vorlagen werden Fehler vermieden und die Genauigkeit der Abrechnungen sichergestellt.

Schritt 2: Einhaltung gesetzlicher Fristen

In der Schweiz gibt es keine gesetzlich festgelegte Frist für die Erstellung und Vorlage der Nebenkostenabrechnung. In der Praxis wird jedoch empfohlen, die Abrechnung innerhalb von 12 Monaten nach Ablauf der Abrechnungsperiode vorzulegen, um Transparenz zu gewährleisten. Wird die Abrechnung stark verzögert, kann sich der Mieter unter Umständen auf Verwirkung oder Rechtsmissbrauch berufen.

Während viele Kosten innerhalb eines Jahres abgerechnet werden, unterliegen Nachforderungen des Vermieters der gesetzlichen Verjährungsfrist von 5 Jahren (Art. 128 OR). Dennoch sollte die Abrechnung so zeitnah wie möglich erfolgen, um Streitigkeiten zu vermeiden.

Mehr zum Thema: Wer zahlt die Nebenkosten beim Auszug des Mieters?

Schritt 3: Belege und Rechnungen sortieren und verbuchen

Eine korrekte und übersichtliche Abrechnung der Nebenkosten ist unerlässlich, um den Mietern und Mieterinnen Transparenz zu bieten und potenzielle Konflikte zu vermeiden. Dazu gehört eine Gesamtkostenaufstellung und eine Einzelabrechnung für die Mieter. Die Belege und Buchungen sollten digital abgelegt werden, dies hilft bei Anfragen zur Abrechnung. Softwareprodukte wie Fairwalter erstellen die Abrechnung gemäss den Buchungen automatisch und speichern die Belege digital.

• Prüfen Sie alle Rechnungen und stellen Sie sicher, dass diese gemäss Vertrag und Mietrecht abgerechnet werden dürfen.
  
  
• Buchen Sie diese Kosten ordnungsgemäss in Ihre Immobiliensoftware ein. Dabei ist es wichtig, dass die Verbuchung den im Mietvertrag festgelegten Kostenpositionen entspricht und die richtigen Konten verwendet werden. Ein aussagekräftiger Buchungstext hilft für eine gute Übersicht.
  
  
• Vergleichen Sie die Gesamtkosten und die einzelnen Einzelabrechnungen an die Mieter:innen und validieren Sie diese zum Beispiel mit dem Vorjahr.

Schritt 4: Übersenden der Nebenkostenabrechnung an den oder die Mieter:in

Nachdem alle Nebenkosten korrekt erfasst und verbucht wurden, ist es an der Zeit, die Nebenkostenabrechnung an den oder die Mieter:in zu versenden. Dies ist ein entscheidender Schritt, der sorgfältig und professionell durchgeführt werden muss, um eine klare Kommunikation zu gewährleisten und Missverständnisse zu vermeiden.

• Stellen Sie sicher, dass die Nebenkostenabrechnung klar und verständlich ist. Sie sollte alle Kostenpositionen, die Beträge, den Abrechnungszeitraum, die Verteilschlüssel und den Gesamtbetrag, der vom Mieter beziehungsweise von der Mieterin zu zahlen ist, deutlich ausweisen.
  
  
• In der Schweiz gibt es keine gesetzliche Frist für die Zustellung der Nebenkostenabrechnung. In der Praxis wird jedoch empfohlen, die Abrechnung innerhalb von 12 Monaten nach Ende der Abrechnungsperiode zu erstellen, um Transparenz zu gewährleisten. Eine übermässig verspätete Abrechnung kann dazu führen, dass der Mieter die Zahlung verweigert oder sich auf Verwirkung beruft. Nachforderungen des Vermieters unterliegen einer gesetzlichen Verjährungsfrist von 5 Jahren (Art. 128 OR).
  
  Schritt 5: Zahlungseingang sicherstellen

Sobald die Nebenkostenabrechnung an den Mieter beziehungsweise die Mieterin versendet wurde, ist der nächste Schritt die Überwachung und Sicherstellung des Zahlungseingangs. Die Einhaltung dieses Prozesses ist wichtig, um die Finanzen des Eigentümers oder der Eigentümerin zu sichern und eine reibungslose Beziehung zum Mieter beziehungsweise zur Mieterin zu gewährleisten.

• Überprüfen Sie regelmässig, ob die Zahlungen der Mieter:innen eingegangen sind.
  
  
• Im Falle von verspäteten oder fehlenden Zahlungen sollten Sie den Mieter oder die Mieterin schriftlich mahnen und an die Zahlung der Nebenkosten erinnern.
  
  
• Wenn die Zahlung auch nach mehreren Mahnungen nicht eingegangen ist, sollten Sie rechtliche Schritte in Betracht ziehen (z. B. Art. 257f OR).

Schritt 6: Akontozahlungen an tatsächliche Aufwände anpassen

Ein weiterer wichtiger Schritt in der Verwaltung der Nebenkostenabrechnung ist die Anpassung der Akontozahlungen. Diese regelmässigen, meist monatlichen Zahlungen werden als Vorauszahlung auf die Nebenkosten geleistet.

• Vergleichen Sie die Akontozahlungen mit den tatsächlichen Nebenkosten des abgelaufenen Jahres. Stellen Sie sicher, dass sie ein genaues Bild der anfallenden Kosten widerspiegeln.
  
  
• Falls erforderlich, passen Sie die Höhe der Akontozahlungen an, um sie mit den tatsächlichen Kosten in Einklang zu bringen. Beachten Sie hierfür die gesetzlichen Bestimmungen.
  
  
• Es ist wichtig, die Gründe für die Anpassung zu erläutern, um Verständnis und Akzeptanz bei den Mietern zu fördern.

Welche Anforderungen muss eine formal richtige Vorlage für eine Nebenkostenabrechnung in der Schweiz erfüllen?

Damit die Nebenkostenabrechnung in der Schweiz als richtig gilt, sollten bei einer verwendeten Vorlage folgende Mindestvoraussetzungen beachtet werden:

• Nennung des genauen Abrechnungszeitraums
  
  
• Zusammenfassung der Gesamtkosten
  
  
• Angabe und Erklärung des verwendeten Verteilschlüssels
  
  
• Anteilige Kosten der Mietpartei
  
  
• Die geleisteten Vorauszahlungen des Mietenden müssen in Abzug gebracht werden
  
  
• Die genaue Summe der geforderten Nachzahlungen oder der erforderlichen Rückzahlungen

Diese Nebenkosten können Vermieter abrechnen

Die Massgabe laut Obligationenrecht erlaubt die Umlage aller Kosten, die sich aus dem Gebrauch der Mietsache ergeben. Das sind:

• Heizung und Warmwasseraufbereitung
  
  
• Kaltwasserbezug
  
  
• Hauswartkosten
  
  
• Treppenhausreinigung
  
  
• Allgemeinstrom (zum Beispiel Treppenhausbeleuchtung)
  
  
• Gartenpflege
  
  
• Kabel-TV-Gebühren

Nicht alle Nebenkosten dürfen auf Mieter:innen umgelegt werden. Grundgebühren für Wasser, Abwasser sowie Verwaltungs- und Instandhaltungskosten sind nicht umlagefähig. Laut Art. 257a OR dürfen nur ausdrücklich im Mietvertrag vereinbarte Betriebskosten an Mieter:innen weitergegeben werden.

Hierzu stellen viele Verbände, wie der Hauseigentümerverband Schweiz, Muster-Mietverträge zur Verfügung. Darin sind die häufigsten Nebenkosten bereits angegeben. Ausserdem lohnt es sich, stehts alle Immobilienkosten im Überblick zu behalten - dazu zählen beispielsweise auch die Unterhalt & Nebenkosten.

Gesetzliche Vorgaben zur Nebenkostenabrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten

Die Verordnung über die Miete und Pacht von Wohn- und Geschäftsräumen (VMWG) regelt, inwieweit Heiz- und Warmwasserkosten umlagefähig sind. So zählen laut Art. 5 Abs. 1 VMWG zu den Heizkosten nicht nur die Aufwendungen für den Brennstoff, sondern auch alle anderen Kosten, die direkt mit dem Betrieb der Heizungsanlage oder der zentralen Warmwasseraufbereitungsanlage zusammenhängen.

Das sind beispielsweise laut Art. 5, Abs. 2 VMWG:

• Die Kosten für den Brennstoff- und Energieverbrauch
  
  
• Die entstandenen Stromkosten zum Betreiben des Brenners und der Heizungspumpe
  
  
• Die Reinigung der Heizanlage und des Kamins
  
  
• Die jährliche Wartung der Heizungsanlage und des Öltanks
  
  
• Eventuell auch das Entkalken der Warmwasseranlage, des Boilers und/oder der Warmwasserleitungen
  
  
• Die Verbrauchserfassung und der Abrechnungsservice zur Erstellung der verbrauchsabhängigen Heizkostenabrechnung ebenso wie das Service-Abo der erforderlichen Geräte

Bei den Wartungs- und Verwaltungskosten kann der Vermieter entweder die tatsächlichen angefallenen Kosten verrechnen oder eine Pauschale, die laut Art. 4 Abs. 3 VMWG im Rahmen der üblichen Ansätze liegen muss. Die meisten Vermieter verwenden hierzu in ihrer Vorlage zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung in der Schweiz einen Ansatz von ca. 3 Prozent.

Nicht umgelegt werden können Reparatur- oder Instandhaltungskosten bei der Heizungsanlage (Art. 6 VMWG).

Der richtige Verteilschlüssel in der Vorlage zur Nebenkostenabrechnung

Alle Vermieter müssen bei der Nebenkostenabrechnung sämtliche Ausgaben und entstandenen Kosten genau benennen und die Berechnung hierzu aufschlüsseln und erklären. Damit die Mietenden die Abrechnung nachvollziehen können, müssen alle abgerechneten Positionen detailliert aufgeführt sein. Da die Mieter:innen ein Recht auf Dokumenteneinsicht haben, sollten alle Hauseigentümer die Rechnungen, die zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung herangezogen wurden, aufbewahren. Denn können die Kosten nicht belegt werden, muss der oder die Mieter:in sie gegebenenfalls auch nicht bezahlen.

Ein häufiger Streitpunkt ist in den meisten Fällen aber der zugrunde gelegte Verteilschlüssel (Umlageschlüssel). Dieser bestimmt, wie die anfallenden Nebenkosten auf die einzelnen Mietparteien verteilt werden.

Hierzu haben Vermieter vier Möglichkeiten:

• nach Verbrauch
  
  
• nach Wohnfläche
  
  
• nach Stockwerk, z. B. für die Liftbenutzung

Der entsprechende Verteilschlüssel sollte für eine korrekte Berechnung der Nebenkostenabrechnung in der Schweiz bereits in der Vorlage einstellbar sein.

Verteilschlüssel nach Verbrauch

Bei den Nebenkosten wird zwischen verbrauchsabhängigen und verbrauchsunabhängigen Kosten unterschieden. Die Art der Abrechnung richtet sich nach der Art der Kosten und den gesetzlichen Vorgaben.

Verbrauchsabhängige Nebenkosten

Zu den verbrauchsabhängigen Nebenkosten zählen insbesondere Heiz- und Warmwasserkosten. Diese sollten idealerweise nach dem tatsächlichen Verbrauch der einzelnen Mietparteien abgerechnet werden. Damit dies möglich ist, müssen entsprechende Messgeräte in den Wohnungen installiert sein, die den individuellen Verbrauch erfassen.

Gemäß den gesetzlichen Bestimmungen zur verbrauchsabhängigen Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung (VHKA) sollen Energiekosten möglichst verursachergerecht verteilt werden. In vielen Kantonen besteht daher eine Pflicht zur verbrauchsabhängigen Abrechnung für Neubauten ab einer bestimmten Anzahl von Wohneinheiten, meist ab fünf Einheiten. Auch bei umfassenden Sanierungen kann eine Nachrüstung mit Messgeräten vorgeschrieben sein.

Die genaue Umsetzung dieser Vorschriften obliegt den kantonalen Behörden, weshalb es wichtig ist, sich über die lokalen Bestimmungen zu informieren.

Verbrauchsunabhängige Nebenkosten

Zu den verbrauchsunabhängigen Nebenkosten gehören Kosten, die nicht direkt vom individuellen Verbrauch abhängen. Typische Beispiele sind:

• Gemeinschaftsstrom (z. B. Treppenhaus- oder Außenbeleuchtung)
  
  
• Gebäudereinigung
  
  
• Hauswartungskosten
  
  
• Gartenpflege
  
  
• Entsorgungsgebühren
  
  

Für diese Kosten muss der Vermieter einen nachvollziehbaren und sachgerechten Verteilschlüssel wählen. Übliche Methoden sind:

• Verteilung nach Wohnfläche (größere Wohnungen zahlen mehr)
  
  
• Verteilung nach Anzahl der Zimmer
  
  
• Verteilung nach Anzahl der Personen im Haushalt
  
  

Der gewählte Verteilschlüssel sollte im Mietvertrag klar festgelegt sein, um Transparenz für alle Mietparteien zu gewährleisten.

Zusammenfassung

• Heiz- und Warmwasserkosten sollten verbrauchsabhängig abgerechnet werden, wenn entsprechende Zähler vorhanden sind.
  
  
• In vielen Kantonen besteht eine gesetzliche Pflicht zur verbrauchsabhängigen Abrechnung, insbesondere für Neubauten oder sanierte Gebäude mit mehreren Wohneinheiten.
  
  
• Verbrauchsunabhängige Nebenkosten werden nach einem festen Verteilschlüssel verteilt, der im Mietvertrag geregelt sein muss.

Eine korrekte und transparente Nebenkostenabrechnung schafft Vertrauen zwischen Vermieter:innen und Mieter:innen und sorgt für eine faire Kostenverteilung innerhalb eines Mietobjekts.

Aufteilung nach Wohnfläche

Dafür setzt der Vermieter die Gesamtwohnfläche sämtlicher Mietwohnungen an, auf die die Nebenkosten verteilt werden. Dabei sind große Wohnungen in der Regel im Nachteil. Denn bei der Umlage der Kosten nach diesem Verteilschlüssel gilt: Je größer die Wohnung, desto höher sind auch die anteilig zu zahlenden Nebenkosten. Demnach ist eine Wohnung mit 100 Quadratmeter Wohnfläche bei einer Gesamtwohnfläche von 1’000 Quadratmetern mit einem Anteil von 100/1000 (10 %) an den Nebenkosten beteiligt. Mit anderen Worten: Der Anteil der Mietwohnung an der Gesamtfläche entspricht 10 Prozent der Nebenkosten. In der Regel wird in der Schweiz oftmals bei älteren Wohnliegenschaften, für die die Pflicht zur verbrauchsabhängigen Erhebung der Heiz- und Warmwasserkosten nicht gilt, eine Nebenkostenabrechnung auf Basis dieses Verteilschlüssels erstellt. Leerstehende Wohnungen müssen genauso berücksichtigt werden, wobei in diesem Fall der Eigentümer die Nebenkosten anteilsmässig tragen muss.

Verteilung der Heizkosten

Bezüglich der Heizkosten gilt in der Schweiz zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung folgende Regelung: Mindestens 50 und maximal 70 Prozent können verbrauchsabhängig berechnet werden. Die übrigen 30 bis 50 Prozent müssen verbrauchsunabhängig verteilt werden. Meist wird hier die Wohnfläche zugrunde gelegt. Auch hierzu kann es sinnvoll sein, eine Vorlage zur richtigen Erstellung der Nebenkostenabrechnung in der Schweiz zu verwenden oder eine professionelle Immobiliensoftware einzusetzen.

Welche Fristen sind bezüglich der Nebenkostenabrechnung einzuhalten?

Die Einhaltung von Fristen ist ein entscheidender Faktor bei der Nebenkostenabrechnung. Fragen wie "Wer zahlt Nebenkosten beim Auszug des Mieters?" werden in der Schweiz ganz klar gesetzlich geregelt und sind sowohl für Vermieter:innen als auch für Mieter:innen relevant. 

Abrechnungsperiode und Übermittlungsfrist

Für gewöhnlich müssen Sie die Nebenkostenabrechnung innerhalb eines Jahres nach Ende der Abrechnungsperiode an die Mieter:innen übermitteln. Wird diese Frist nicht eingehalten, können Vermieter:innen unter Umständen ihre Ansprüche auf Nachzahlungen verlieren.

Einspruchsfrist für Mieter:innen

Nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung haben Mieter:innen 30 Tage Zeit, um Einspruch gegen die Abrechnung einzulegen. Ist diese Frist abgelaufen, gilt die Abrechnung automatisch als akzeptiert.

Fristen bei Mietvertragsänderungen

Möchte der oder die Vermieter:in neue Nebenkosten einführen oder bestehende ändern, muss er oder sie dies schriftlich ankündigen und begründen. Mieter:innen haben dann 30 Tage Zeit, um bei der Schlichtungsbehörde des Wohnbezirks Einspruch einzulegen, sollten sie die Änderungen nicht akzeptieren.

Frist für die Rückerstattung von Guthaben

Falls die Nebenkostenabrechnung ein Guthaben für die Mieter:innen ausweist, müssen Sie dieses in der Regel innerhalb von 30 Tagen zurückerstatten.

Die Einhaltung dieser Fristen ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern trägt auch zu einem reibungslosen und fairen Mietverhältnis bei. Mit der Unterstützung von Fairwalter können Sie diese Fristen problemlos verwalten und einhalten, sodass sowohl Vermieter:innen als auch Mieter:innen stets den Überblick behalten.

Der oder die Mieter:in zahlt die entstandenen Kosten nicht, was tun?

Das Nichtbezahlen der Nebenkostenabrechnung ist ein ernst zu nehmendes Problem, welches rechtliche Konsequenzen für die betroffenen Mieter:innen haben kann. In der Schweiz gelten hierfür klare gesetzliche Regelungen.

• Genehmigung der Nebenkostenabrechnung:
  Wenn der oder die Mieter:in innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung keinen schriftlichen Einspruch einlegt, wird die Abrechnung als genehmigt betrachtet. Sollten Mieter:innen innerhalb dieser Frist Einsicht in die Belege verlangen, beginnt die 30-tägige Frist erst, nachdem alle Belege eingesehen wurden.
  
  
• Zahlungsfristen:
  Nachdem die Nebenkostenabrechnung als genehmigt gilt, hat der oder die Mieter:in 30 Tage Zeit, um etwaige Nachzahlungen zu leisten. Gleiches gilt für Rückzahlungen seitens des Vermieters oder der Vermieterin an den oder die Mieter:in.
  
  
• Zahlungsverzug und Kündigungsandrohung:
  Sollte der oder die Mieter:in in Zahlungsverzug geraten, kann der bzw. die Vermieter:in nach Ablauf der 30-tägigen Frist eine weitere Zahlungsfrist setzen. Diese muss jedoch die Androhung einer Kündigung beinhalten. Die Frist beträgt in der Regel mindestens 10 Tage und bei Wohn- und Geschäftsräumen mindestens 30 Tage.
  
  
• Kündigung des Mietverhältnisses:
  Erfolgt auch innerhalb der neu gesetzten Frist keine Zahlung, kann der oder die Vermieter:in das Mietverhältnis fristlos kündigen. Bei Wohn- und Geschäftsräumen beträgt die Kündigungsfrist mindestens 30 Tage zum Monatsende.

Die Verwaltung von Fristen und die Übersicht über Zahlungen kann für Vermieter:innen komplex sein. Fairwalter ermöglicht es jedoch, all diese Prozesse zu vereinfachen. Mit der integrierten Software und hilfreichen Checklisten zur Nebenkostenabrechnung können Sie nicht nur Mietverträge einfach erstellen, sondern auch Fristen und Zahlungsverzüge übersichtlich verwalten.

Ein Sonderfall: Was passiert mit der Nebenkostenabrechnung nach Tod eines Mieters?

Warum es sinnvoll ist, zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung in der Schweiz eine Vorlage zu verwenden

Das Schreiben einer Nebenkostenabrechnung wird immer komplizierter. Nicht nur, dass gewisse Kosten nicht auf die Mietparteien umgelegt werden dürfen. Es muss den umlagefähigen Kosten auch immer ein korrekter Verteilschlüssel zugrunde gelegt werden. Damit die Mieter:innen eine nachvollziehbare und korrekte Abrechnung erhalten, sollte eine Vorlage für die Nebenkostenabrechnung verwendet werden. In den mittlerweile vielfältig verfügbaren Dokumenten können nicht nur die Verteilschlüssel zuverlässig eingetragen werden. Damit ist auch die Wahrung der gesetzlichen Vorgaben gewährleistet und ein mögliches Schlichtungsverfahren wird verhindert. Je nach Anbieter können die Vorlagen online, in einem Cloud-Service gepflegt werden, oder es gibt eine Desktop-Variante. Egal, welche der Optionen gewählt wird, der zeitliche Aufwand lässt sich deutlich reduzieren.

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Mehr dazu: Sind Excel-Vorlagen zur Nebenkostenabrechnung geeignet?

Wie Fairwalter bei der Nebenkostenabrechnung hilft

Die Nebenkostenabrechnung ist für viele Immobilienverwalter:innen und Vermieter:innen eine der komplexesten und zeitintensivsten Aufgaben des Jahres. Fairwalter erleichtert diesen Prozess durch eine Reihe von leistungsstarken Funktionen:

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• Anbindung an weitere Tools
  
  

Ergänzende Inhalte:

• Nebenkosten effizient verwalten: So behalten Sie den Überblick
  
  
• „So einfach wird die Nebenkostenabrechnung mit Fairwalter“ 
  

Fazit

Die korrekte Erstellung und Prüfung der Nebenkostenabrechnung sind wesentliche Bestandteile jedes Mietverhältnisses in der Schweiz. Dies ist nicht nur für die finanzielle Planung von Mieter:innen und Vermieter:innen wichtig, sondern auch gesetzlich vorgeschrieben. Hinsichtlich der steigenden Energiepreise und der zunehmenden Komplexität der Nebenkosten ist es umso nötiger, diesen Prozess transparent und verständlich zu gestalten.

Fairwalter unterstützt Sie in diesem Bereich ganzheitlich. Mit unserer Software gestalten Sie die jährliche Nebenkostenabrechnung so effizient wie nie zuvor. Von der Erstellung des Mietvertrags mit klar definierten Nebenkosten bis zur automatisierten Verbuchung der relevanten Rechnungen im Kreditorenmodul – alle Schritte werden vereinfacht und optimiert. Weiterhin unterstützt Sie Fairwalter auch im Falle von Zahlungsverzügen und bietet eine klare Übersicht über Fristen und anfallende Kosten. Unsere frei zugänglichen Checklisten, etwa zur Nebenkostenabrechnung, können Ihnen eine weitere Stütze sein.

So bleibt die Nebenkostenabrechnung kein Hexenwerk, sondern wird zu einem transparenten und fairen Prozess für alle Beteiligten.